Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы в 2020 году

Существуют определенные правила хранения и последующей ликвидации официальных бумаг, относящихся к категории кассовых документов. Бухгалтерским законодательством четко регламентируются сроки, порядок и условия хранения документов, удостоверяющих совершение операций (транзакций) с наличностью.

Хозяйствующие субъекты должны строго придерживаться установленных правил, так как несоблюдение предъявляемых требований может привести к наложению штрафных санкций.

Как долго следует хранить кассовые бумаги? Какими принципами и нормами нужно при этом руководствоваться?

Каков порядок уничтожения кассовой документации? Все эти вопросы необходимо рассмотреть более подробно.

Сколько лет хранятся в организации по закону?

Надо отметить, что требования налогового законодательства ощутимо расходятся с нормами Закона «О бухучете» при определении обязательных сроков хранения кассовой документации на отечественных предприятиях.

Рекомендуем также прочитать о порядке внесения исправлений в кассовые документы.

Налоговые сроки

Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.

Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).

Аналогичный срок хранения регламентируется этим законом  (НК РФ) в отношении документов, фиксирующих доходы/затраты хозяйствующего субъекта.

Бухгалтерский аспект

Бухгалтерское законодательство строго предписывает хранение хозяйствующим субъектом финансовой (бухгалтерской) отчетности на протяжении минимум пяти лет, отсчитываемых с момента завершения соответствующего отчетного года.

Данная норма содержится в Законе РФ «О бухучете», зарегистрированном 06.12.2011 под номером 402-ФЗ.

Этот же нормативно-правовой акт вменяет хозяйствующему субъекту в обязанность создание адекватных кондиций для обеспечения сохранности финансовой документации на протяжении всего срока её хранения.

Кроме того, субъект предпринимательства вправе самостоятельно создавать архивы за пределами места реализации своей хозяйственной деятельности с целью хранения важных документов, если это необходимо для обеспечения их целостности/сохранности.

Требования Минкультуры

Требованиями Министерства культуры РФ регламентируется период хранения кассовых бумаг, также составляющий 5 (пять) лет. Правило утверждается приказом этого министерства, зарегистрированным 25.08.2010 под номером 558.

Зарплатная документация

• Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.
• Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.
• Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.

Судебные разбирательства

Если какие-либо кассовые документы хозяйствующего субъекта фигурируют в продолжающихся судебных разбирательствах или спорах, данные бумаги надлежит тщательно сохранять до вынесения судом окончательного вердикта.

Порядок и правила

1. Руководитель хозяйствующего субъекта отвечает за организацию и осуществление процедуры хранения всей кассовой документации.
2. Именно он определяет подходящие места (зоны) для обеспечения сохранности финансовых бумаг, а также устанавливает порядок такого хранения на протяжении регламентированного периода в соответствии с требованиями актуального законодательства.
3. Процедура хранения может выполняться как с использованием архивных мощностей самой организации, так и силами сторонних подрядчиков, специализирующихся в данной сфере и предоставляющих надлежащий сервис на платной (договорной) основе.
4. Основные правила хранения кассовых бумаг:

• Ежедневная сшивка документов (по каждому дню).
• Подбор сшиваемых бумаг по возрастанию нумерации соответствующих счетов бухучета.
• Нумерация всех листов, составляющих конкретный сшив.
• Формирование надлежащей описи при передаче сшива непосредственно в архив. Указываются количество листов и наименование самого сшива.

Порядок уничтожения

Когда у кассовых бумаг завершается регламентированный срок хранения, они ликвидируются хозяйствующим субъектом.

Данная процедура осуществляется на предприятии согласно установленному порядку:

• Подтверждение факта истечения срока, регламентированного для хранения бумаг.
• Проверка фактического наличия бумаг, утративших на данный момент свою актуальность и подлежащих уничтожению.
• Формирование и работа экспертной комиссии предприятия, уполномоченной проверить реальную ценность кассовых бумаг. Её состав определяется руководителем хозяйствующего субъекта. Итоги деятельности такой комиссии оформляются составлением соответствующего протокола (протокола заседания).
• Составление акта ликвидации кассовых бумаг, утверждаемого руководителем организации.
• Бумаги, указанные в ликвидационном акте, фактически уничтожаются. Данный факт подтверждается составлением отдельного документа.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/hranenie-kassovyh-dokumentah.html

Сроки и порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

Все документы организации можно условно разделить на две группы: налоговые документы (документы, необходимые для исчисления налогов и страховых взносов) и бухгалтерские документы (в том числе кадровые), они составляют весь документооборот организации. Хранение, а также своевременное уничтожение документов – актуальная задача для многих руководителей и бухгалтеров. Чаще всего особое внимание уделяется требованиям законодательства о порядке и сроках хранения документации.

Эти вопросы мы раскроем в статье.

Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, по архивному делу устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

1. Чем регулируются сроки хранения документов

2. Срок хранения налоговых документов

НК установлен предельный 4 (четырехлетний) срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов и взносов (ст.

23 НК РФ) Данный срок относится и к документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранные юридические лица, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ. При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков – не более 10 (десяти)  лет.

3. Срок хранения бухгалтерских документов

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный 5 (пятилетний) срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности.

Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

4. Сроки хранения кадровых документов

Источник: https://firmmaker.ru/stat/nalogovye/srok-hran-buhnalog

Сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов.

Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.

• Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.
• Первичные учетные документы
• Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:

• кассовых книг;
• банковских документов;
• актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
• накладных и авансовых отчетов;
• переписки;
• путевых листов и журналов их учета;
• документов о получении зарплаты и выплате пособий;
• инвентаризационных описей о движимом имуществе.

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

А вот документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.

Учетная политика и договоры

Срок хранения документов учетной политики отсчитывается от года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те средства, которые помогают воспроизводить электронные документы и проверяют электронную подпись.

Регистры бухучета хранятся не менее пяти лет после отчетного года. При этом условием пятилетнего срока хранения названо проведение проверки или ревизии.

Бухотчетность

Годовая бухотчетность и аудиторское заключение по ней хранятся постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год. Однако если нет годовой отчетности, то квартальная хранится постоянно.

Документы для расчета налогов и взносов

Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного основного срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года. Это касается:

• документов налогоплательщиков и налоговых агентов, которые необходимы для расчета, удержания и уплаты налогов;
• счетов-фактур;
• книг покупок и продаж (здесь срок рассчитывается с даты последней записи);
• таможенных деклараций в части уплаты НДС, заявления о ввозе товаров, БСО;
• документов об уплате авансовых платежей акцизов.

А вот для взносов сроки больше. Так, документы, которые необходимы для их исчисления и уплаты, должны храниться шесть лет.

Для участников региональных инвестиционных проектов установлены свои сроки.

И конечно, если речь идет о расходах, которые растянуты на несколько лет (оплата обучения, перенос убытков и т.д.), то документы нужно хранить в течение всего периода их списания.

Налоговая отчетность и отчетность по взносам

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Однако если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то срок хранения этих документов увеличивается до 75 лет.

В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам.

Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.

Источник: https://kadis.org/novosti/novosti-prava/bukhgalteru/skolko-nuzhno-khranit-bukhgalterskie-i-nalogovye-dokumenty

Новые сроки хранения документов с 18 февраля 2020 года

ГЛАВНАЯ / Новости России Зоя Жаркова , Опубликовано 17 Фев 2020, 12:21

Дата 18 февраля добавила работы госорганам, бюджетникам и коммерческим организациям, так как именно с этой даты изменятся сроки хранения кадровых документов. Росархив изменил сроки, в течение которых работодатели должны хранить кадровые документы — для некоторых из них срок хранения увеличился, а для некоторых, наоборот, уменьшился.

Приказ  Росархива от 20.12.2019 № 236 начнет действовать с 18 февраля 2020 года. Прежний документ, устанавливающий такие сроки, был утвержден Министерством культуры. Этот приказ отменен, поскольку функции утверждения подобного перечня перешли к Росархиву.

Какие сроки хранения документов с 18 февраля 2020 года

Росархив изменил сроки хранения документов в 2020 году (приказ от 20.12.2019 №236). Изменения начнут действовать с 18 февраля 2020 года.

Некоторые документы нужно будет хранить дольше, чем сейчас. Другие, наоборот, меньше. Например, график отпусков потребуется хранить в организации три года вместо одного, а документы о дисциплинарных взысканиях – три года вместо пяти.

Кроме нового перечня типовых управленческих архивных документов, сроки определяет Налоговый кодекс, Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также некоторые другие законы.

Первичные документы и отчетность хранят в течение сроков, которые указаны в правилах архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Учетную политику следует хранить в течение пяти лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Для отдельных видов кадровых документов чиновники установили специальный срок хранения. В частности:

уведомления, предупреждения работников нужно хранить 3 года (п. 436 перечня);
заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии по новым правилам хранятся один год (п. 451 перечня);

журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) работодатели теперь должны хранить минимум 45 лет (пп. «а» п. 423 перечня).

Для некоторых кадровых документов срок хранения теперь зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство. В перечень таких документов вошли:

трудовые договоры (п. 435 перечня);
документы о приеме, переводе, увольнении работников (пп. «а» п. 434 перечня);

личные карточки работников (п. 444 перечня).

Чиновники разделили сроки хранения так:

Источник: https://ftimes.ru/313846-novye-sroki-xraneniya-dokumentov-s-18-fevralya-2020-goda.html

Сроки хранения документов поменяются. Таблица с новыми сроками для бухгалтера и кадровика

Действующие сроки хранения документов в 2019 году скачать таблицу бесплатно

Новые сроки хранения документов для бухгалтера и кадровика скачать таблицу бесплатно

Что изменилось в сроках хранения бухгалтерских документов

Чиновники решили пересмотреть сроки, в которые компании должны хранить документы.

В итоге Росархив опубликовал проект, в котором перечислены документы по учету и отчетности, налогообложению, учету основных средств, статотчетности, а также кадровые бумаги и новые сроки их хранения.

Изменения по срокам документов, с котороыми бухгалтеру приходится работать каждый день, приведем в таблице.

Таблица. Как изменятся сроки хранения бухгалтерских документов

Вид документа	Как было	Как будет
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов	5 лет	6 лет. Исключение – налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно хранят 75 л.
Счета-фактуры	4 года	5 лет
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней	5 лет	6 лет
Реестры сведений о доходах физических лиц	75 лет	5 лет
Образцы подписей материально ответственных лиц	До минования надобности, но не менее 5 лет	5 лет после смены материально ответственного лица

Отметим, что ФНС в списке опасных документов особое внимание уделила первичке. Проверьте в Школе, вся ли ваша первичка соответствует «Последним требованиям ФНС к первичным документам». Сверьте сроки хранения, место хранения и время, когда вы обязаны сдать документы в архив.

Источник: https://www.glavbukh.ru/news/29918-hranit-buhgalterskie-dokumenty-pridetsya-dolshe/

Главный Редактор

Источник: http://bhnews.ru/sroki-hraneniya-dokumentov-pomenyayutsya-tablitsa-s-novymi-srokami-dlya-buhgaltera-i-kadrovika/

Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году: таблица

Бухгалтерские документы нужно хранить на протяжении длительного времени, а уничтожать разрешается только в соответствии со строгой процедурой. Сегодня разберемся со сроком хранения бухгалтерских документов в организации и составим таблицу сроков, актуальную для 2020 года.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Основная причина заключается в том, что документы могут понадобиться (и понадобятся) организации после того, как они выполнили своё непосредственное предназначение. Например, накладная на поставку какого-то сырья.

Предприятие приняло это сырьё по накладной, оприходовало и уже пустило в производство.

Если организация подлежит обязательному аудиту, то при нём будет проверяться не только годовая отчётность, но и все первичные документы. Их также будут запрашивать при любых других проверках, плановых и внеплановых. Не говоря уж о том, что эти документы могут понадобиться самой организации при возникновении спорных ситуаций с поставщиками, недостачах и т.д.

Законы, регламентирующие хранение

Сроки хранения бухгалтерских документов диктуют два основных закона:

• ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте»;
• Перечень, утверждённый Приказом Минкультуры №558.

Часто в них прописаны разные сроки хранения для одного и того же типа документа. Это вызывает недоумение у сотрудников – какое же предписание тогда соблюдать?

Все очень просто – соблюдайте больший срок. Например, ФЗ-402 устанавливает, что всю первичную бухгалтерскую документацию надо хранить минимум 5 лет, а приказ может устанавливать меньшие сроки для отдельных документов.

Тогда все равно храним 5 лет, чтобы не противоречить федеральному закону «О бухгалтерском учёте». И наоборот, если в перечне значится более продолжительный срок, тогда храним документ столько, сколько предписывает перечень.

К слову, хранить документы можно и в электронном виде – в специальных электронных архивах, облачных системах хранения, системах типа «клиент-банк» и др. Главное, чтобы, когда у вас запросят этот документ, вы сумели предоставить его в сохранном и читаемом виде.

Что касается бумажного вида, то тут можно пойти двумя путями:

1. Хранить в своих зданиях, выделив помещение под архив.
2. Заключить договор со специальной архивной организацией и передавать документы на хранение туда.

Законом это разрешается, и компании не будет грозить наказание, если она передаст документы на хранение другой фирме, которая на этом специализируется.

Сроки хранения различных документов

Ниже приведена таблица с перечнем типовых архивных документов с указанием сроков хранения на 2020 год. Важно понимать один момент – срок отсчитывается не с даты составления/подписания документа, а с даты его последнего использования.

Например, накладная была составлена в августе и, казалось бы, больше не применялась. Однако факт поставки учитывался при составлении бухгалтерской отчётности, и формально там задействована эта накладная.

Поэтому срок её хранения начнёт отсчитываться с 1 января года, следующего за отчётным.

Наименование документа
Срок хранения согласно перечню, утверждённому приказу №558

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключён договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия, если иное не указано в других статьях перечня
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет. Если нет лицевых счетов – не менее 75 лет
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учёта рабочего времени	Не менее 5 лет. Если речь идёт о опасных, тяжёлых, вредных условиях труда – не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская отчётность	Постоянно, т.е. на протяжении всего существования организации
Учётная политика, план счётов, формы первичных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счётов	Не менее 5 лет
Карточки учёта основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчётность в ФСС годовая	Постоянно
Отчётность в ФСС квартальная	В течение 5 лет
Отчётность в ПФР	Не менее 5 лет. Если нет лицевых счётов и ведомостей начисления заработной платы, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчётность в статистику: — годовая; -полугодовая и квартальная; — единовременная; — месячная	— постоянно — 5 лет или постоянно, если нет годовых; — постоянно, если нет годовых; — год, либо постоянно, если нет другой отчётности.
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

В конце статьи также приложен полный детальный перечень сроков хранения с учётом всех нюансов. Если вы сомневаетесь, сколько хранить тот или иной документ, или подозреваете, что есть условия, продлевающие его хранение, лучше сверьтесь с документом ниже.

Чтобы не запутаться с таким обширным перечнем, можно вести номенклатуру дел – это специальный документ, который фиксирует все дела, заводимые в организации, собирает их в однотипные группы, а также устанавливает сроки хранения. Скачать бланк номенклатуры и образец её заполнения можно в конце статьи.

Нужно отметить, что ведение подобного документа не является обязательным – лишь бы организация соблюдала те сроки хранения, которые установлены по закону. В остальном же номенклатура нужна только большим предприятиям со сложной и разветвлённой структурой документооборота. Небольшие организации обходятся и без неё.

Как уничтожать документы

Уничтожение документов, само собой, тоже должно документироваться и состоит из нескольких этапов:

1. Экспертная оценка документов организации и выделение тех, которые уже не подлежат хранению.
2. Составление типового акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
3. Непосредственное уничтожение или передача на повторную переработку.

Экспертную оценку проводит комиссия, постоянно действующая в организации. В её состав могут входить представители разных структурных подразделений – главное, чтобы они могли адекватно определить ценность документа и знали, сколько он должен храниться по закону. Если в штате компании предусмотрены должности архивистов, эта работа ложится на их плечи.

После проведения оценки комиссия составляет акт. Данный документ не имеет строго установленной законом формы, отсюда и некоторые разночтения. Где-то его называют «акт о выделении документов к уничтожению», где-то – «акт об уничтожении документов». Образец можно скачать в конце статьи, но это лишь примерный вариант, который можно изменять.

Разница вот в чём. Если компания сама занимается уничтожением своих архивных документов, то уместнее будет после перечня документов, подлежащих уничтожению, добавить надпись типа «Документы уничтожены путём пропуска через шредер» и назвать документ «Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению».

А если компания сама этим не занимается, то правильнее будет назвать «Акт о выделении документов, не подлежащих хранению», а в конце писать что-то наподобие «Документы сданы на переработку по такой-то накладной».

Но формально это один и тот же документ, поэтому не надо составлять и тот, и другой – выберите, который подходит вашей организации и принципам работы с документами.

В конце статьи приложены бланки и образцы для обоих вариантов.

Ответственность за нарушение правил хранения

Наказание за несоблюдение упомянутых выше правил устанавливается статьями нескольких законов и кодексов. Первое – это 120 статья Налогового кодекса РФ, которая устанавливает понятие грубого нарушения правил учёта расходов и доходов объектов налогообложения, а именно:

«Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета (…)»

Если такое случится однократно, взыщут 10 000 рублей. Если нарушение повторялось в течение нескольких налоговых периодов, штраф вырастет до 30 тыс. рублей.

Если в результате нарушения была занижена база для исчисления страховых взносов и/или налогов, то штраф будет взыскиваться в размере 20% от суммы недоплаченного налога, но не менее 40 тыс.

руб.

Также предусмотрена уголовная ответственность за уничтожение, повреждение или сокрытие документов, подлежащих хранению. То есть если будет доказано, что компания нарочно уничтожила документы, руководствуясь корыстной заинтересованностью. Ответственность может быть следующей:

• штраф 200 тысяч рублей;
• штраф до 18 заработных плат осуждённого;
• до 480 часов обязательных работ;
• до 2 лет исправительных работ;
• до 1 года принудительных работ;
• арест на срок до 4 месяцев;
• лишение свободы на срок до года.

Исключительные случаи освобождения от ответственности

Иногда организация не виновна в том, что документы оказались утрачены или повреждены. Однако это нужно ещё доказать. Рассмотрим несколько типовых случаев:

1. Пожар. В таком случае нужно, чтобы пожарный инспектор провёл расследование и подтвердил, что не было поджога или нарушений правил пожарной безопасности. Едва ли удастся избежать штрафа, если выяснится, что в здании проводка давно требовала замены и не было пожарной сигнализации.
2. Потоп, наводнение, другие стихийные бедствия. Нужно взять справку от МЧС или Гидрометеоцентра, подтверждающую, что в регионе действительно были экстремальные погодные условия. И никто не отменял вопроса о том, сделала ли организация все возможное для предотвращения такого ЧП. То есть если здание, отведённое под архив, находилось в ветхом состоянии, то ему могло нанести урон даже несерьёзное погодное ненастье. В таком случае организацию с высокой вероятностью оштрафуют.
3. Кража третьими лицами. Здесь тоже обстоятельства решают все. Если организация заявляет о факте кражи только тогда, когда к ней нагрянула проверка и обнаружилась нехватка документов, то это выглядит как минимум подозрительно. А вот если компания при проведении проверки может заранее предоставить документы, подтверждающие, что энное время назад был обнаружен факт кражи и проведено соответствующее расследование, то наверняка к ней не будут применять наказание.

Бланки документов

Типовые образцы документов:

Источник: https://vesbiz.ru/buxuchet/sroki-hraneniya-buhgalterskih-dokumentov.html

Дайджест по налогам № 14. Про учет расходов для ИП и новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Вышло важное решение КС РФ для ИП. Изменились сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов с 18 февраля 2020 года.

Проблема все та же: ИП на ОСНО и на УСН при расчете страховых взносов за себя имеет право уменьшить доходы на расходы. К такому выводу неоднократно приходил Конституционный Суд РФ, например, в Постановлении от 30.11.2016 № 27-П. Мы неоднократно в своих публикациях останавливались на этой злободневной теме, например:

В начале 2020 года КС РФ подтвердил единообразие в отношении учета расходов при определении ИП размера страховых взносов как при ОСНО, так и при УСН с объектом «доходы минус расходы».

Комментарий: предпринимателям рекомендуем не бояться и отстаивать свою точку зрения в суде. В Определении КС РФ от 30.01.

2020 № 10-О отмечено, что у КС РФ нет оснований рассматривать жалобу налогоплательщика, поскольку она уже высказана ранее.

 Нижестоящие суды обязаны рассматривать подобного рода вопросы с одним только решением: расходам быть при формировании налоговой базы по страховым взносам ИП за себя. Почему налоговая не подчиняется решениям высшего суда — вот в чем вопрос.

С 18 февраля 2020 года — новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Изменения: новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов вступают в силу с 18.02.2020 года. Но фактически их надо применять с начала 2020 года. Изменений много.

Обращаем внимание на некоторые:

Вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

• Счета-фактуры надо хранить 5 лет вместо 4 лет, как было раньше.
• Реестры сведений о доходах физлиц теперь надо хранить 5 лет вместо прежних 75 лет.
• Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и штрафов и о состоянии расчетов с бюджетом — 5 лет.
• Срок хранения деклараций для организаций и предпринимателей — 5 лет, за исключением деклараций предпринимателей по 2002 г. включительно — хранятся 75 лет (ранее сроки хранения деклараций были разными).
• ИП хранят декларации 4 года, не считая года их составления.
• Годовые и квартальные документы по расчетам по страховым взносам — введена норма хранения 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.
• Упрощенцы должны теперь хранить КУДиР не постоянно, а 5 лет.

Ответственность: отсутствие документов — грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения, за что предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1754

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации изменили: где познакомиться с их перечнем на 2020 год

Появилась важная информация, касающаяся сроков хранения ряда типовых бумаг. Конкретно речь идёт о приказе Росархива, фигурирующем в реестре под номером 236 (датируется 12.12.2019).

Он утверждает перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления, а также организаций.

Дополнительно в нем содержатся сроки хранения бумаг.

Все желающие смогли познакомиться с вышеупомянутым документом 7 февраля текущего года (именно тогда он и был опубликован). Он начинает работать сегодня, 18 февраля текущего года. Журналисты разбирались, какие корректировки введены и где можно познакомиться с полным перечнем типовых управленческих архивных документов.

Где опубликован перечень бухгалтерских документов с новыми сроками хранения?

Познакомиться с полным перечнем типовых архивных документов и обновленными сроками их хранения можно, обратившись за помощью к госсистеме правовой информации, введя в поисковую строку номер документа.

Важно обратить внимание на то, что ранее действующий приказ, сформированный Минкультуры страны, утратил свою силу. В вышеупомянутый перечень включены бумаги, созданные в процессе деятельности организации (во внимание не принимается их организационно-правовая форма, а также формы собственности при осуществлении управленческие функций, относящихся к однотипным).

В перечне также можно познакомиться со сроками хранения. Чтобы знакомиться с ним было удобно, уполномоченные лица произвели перечисление всех видов бумаг в алфавитном порядке.

Какие корректировки в сроки хранения ввели в 2020 году?

Теперь некоторые документы необходимо хранить дольше. Речь идёт о следующих бумагах, относящихся к кадровым:

• график отпусков;
• книги, журналы, базы данных отпусков, карточки учета.

В первом случае документы необходимо хранить 3 года (ранее – год), во втором – 5 лет (до внедрения нововведений бумаги хранили 3 года).

Дополнительно стоит обратить внимание на то, что для некоторых документов теперь предусмотрен уменьшённый срок хранения. Речь идет о следующих бумагах:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда;
• книгах, журналах регистрации и инструктажей, а также базах данных, в которых содержится информация про несчастные случаи на производстве, учет аварий.

В первом случае документы теперь нужно хранить на протяжении 3 лет (ранее – 5), во втором – 5 лет вместо постоянного хранения. Для бумаг из третьего пункта этот период уменьшается до 45 лет (вместо постоянного хранения).

Источник: https://pronedra.ru/sroki-xraneniya-buxgalterskix-dokumentov-v-organizacii-izmenili-gde-poznakomitsya-s-ix-perechnem-na-2020-god-451602.html

Сроки Хранения Бухгалтерских Документов В 2020 Году Большая Таблица

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Сроки Хранения Бухгалтерских Документов В 2020 Году Большая Таблица». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Любой документ, как-либо связанный с деятельностью предприятия, подлежит ответственному хранению. Просто так уничтожать важные бумаги нельзя. На основе имеющейся первичной документации создается бухгалтерская отчетность.

Она подлежит аудиту. Отчетность и бумаги, на основании которых она оформлялась, могут затребовать при проведении налоговой проверки. Существуют определенные сроки, в течение которых нужно хранить бумаги.

Они устанавливаются соответствующими законами РФ.

Какие документы подлежат хранению?

• Регистрационная документация.
• Бумаги, подтверждающие право на имущество предприятия.
• Протоколы об организованных собраниях учредителей.
• Бумаги о выпуске акций.
• Положения о подразделениях компании.
• Перечни аффилированных лиц.
• Заключения экспертов касательно какой-либо деятельности компании.

Порядок хранения документации

• Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
• Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
• Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
• Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
• Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
• Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
• Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
• Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием.

Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет.

Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

  Договор Ст. 93 П.4. Фз № 44 В Березке 2020 Г.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения (части первая и вторая п.215 Инструкции по делопроизводству).

В результате деятельности организации создаются документы, имеющие различное значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи.

После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свою важность. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет.

Третий вид документов — это те, которые содержат ценную информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

Может ли организация уничтожить документы ликвидированного филиала без соблюдения условия «после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», так как налоговая проверка ликвидированного филиала и самой организации не проводилась на протяжении многих лет, а количество накопившихся документов огромно и нет возможности их дальнейшего хранения?

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении будет проблематично.

При любой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

Зачем хранить

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии могут выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Смена руководителя

Документацию нужно хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передачи на хранение во вновь созданный субъект.

Иногда в этих документах содержатся противоречивые требования. Например, приказ Минкультуры предписывает хранить налоговую первичку в течение пяти лет (ст. 362, 382 Перечня). Но если речь идет о формулярах по страховым взносам, то НК РФ устанавливает срок на год больше (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). В этом случае следует ориентироваться на больший срок.

Сроки хранения документов в организации в 2020 году: таблица

Отсчет срока хранения для большинства документов начинается с 1 января после отчетного года. Например, товарная накладная составлена 20 сентября 2020 года. Срок хранения отсчитывается с 1 января 2020 года.

Некоторые документы ведутся на протяжении нескольких лет, например, всевозможные журналы. Отсчет срока по ним начинается с 1 января года, следующего за завершением ведения документа.

Например, журнал проведения инструктажей велся с 1 января 2020 года по 30 июня 2020 года. Срок начинаем отсчитывать с 1 января 2020 года.

Истек срок хранения документа: что делать

В работе любой организации образуется большое количество документов. Некоторые из них уничтожать нельзя. Для каких-то документов правила и сроки хранения определяет сама компания. А для некоторых действуют жесткие законодательные требования. Предлагаем скачать таблицу со сроками хранения документов в организации в 2020 году.

Одна из ошибок — неверный подход к расчету периода хранения. Срок отсчитывают не от момента создания документа, а от следующего года с даты его последнего использования. К примеру, если последняя запись в книге доходов и расходов сделана 1 января 2020 года, отсчет срока хранения следует начать только с 2020 года.

После истечения положенного срока архивированные документы уничтожают. Для этого назначают комиссию, которая определяет ценность бумаг с истекшим сроком и то, нет ли оснований для продления, после чего актируют перечень за подписью директора предприятия и членов комиссии.

От чего зависит срок хранения бухгалтерских документов

То же самое касается учета безнадежной дебиторки. Ее не всегда удается списать в год возникновения. Контрагент может скрываться, а его компанию долго не исключают из госреестра. В этих случаях срок хранения связанных с этими отношениями документов начинают отсчитывать после окончательного списания дебиторской задолженности.

До того, как организация будет ликвидирована, необходимо сохранять описи бумаг, которые выставлены организацией на аукционы или торги при приобретении земель или недвижимости, но в целом весь документальный набор должен передаваться в архивы при закрытии компании.

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты. Вид Сколько хранить Основание Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры 4 года по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности) Пп.

Сроки хранения документов

Так, статья 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные бумаги, регистры бухучета, финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Трехлетний период проверки, установленный для большинства предприятий, ведет обратный отсчет с даты принятия решения о ней. Так, если решение об изучении деклараций по НДС было принято в декабре 2020 г., а проверка началась в 2020, то проверяются все квартальные налоговые отчеты, начиная с 4-го квартала 2014 г.

• предоставивших уточненную декларацию, когда инспекторы могут запросить документы, превышающие трехлетний период;
• работающих в режиме соглашения о разделе продукции с иностранными организациями — документы могут быть запрошены за любой период действия этого режима;
• исключенных из государственного реестра особой экономической зоны — бухгалтерские и налоговые документы могут быть затребованы за любой период;
• являющихся участниками регионального инвестиционного проекта, когда происходит анализ бухгалтерских документов за последние 5 лет.

  Пенсия кто проживал в чернобыльской зоне

За какой период налоговая может провести проверку

При камеральной форме она охватывает отчетный период, за который была сдана декларация (или расчет авансовых платежей), и не более. Срок может быть от месяца до года, в зависимости от вида налога и принятой системы налогообложения. Если организация сдала квартальную декларацию по налогу, то проверяется только этот квартал.

Все документы по дебиторской задолженности хранятся 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным. Если речь об убытке, то документы хранятся в течение всего периода учета. Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г.

№ 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание возможно только при представлении «первички», доказывающей убытки.

Покупка амортизируемого имущества обязывает хранить документы 4 года после окончания отчетного периода, в котором прошло списание этого имущества с баланса организации.

Шаг 3. В зависимости от объема работы выбирается способ уничтожения. Если документов не очень много, достаточно пропустить их через шредер либо сжечь. Если архивы для утилизации большие, проще воспользоваться услугами специализированной организации.

К Как уничтожить старые документы

Срок хранения кадровой документации начинается с дня создания. В некоторых случаях важно учесть срок действия документа – например, график отпусков был составлен в 2020 году, и был актуальным весь 2020-й. Срок хранения графика в архиве начнется с даты окончания его действия.

Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке.

А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, должен каждый.

В передаточный акт включите все виды документов, не только бухучета, но и кадровую документацию, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

Образец акта об уничтожении бухгалтерской документации

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Но некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся.

Разберемся, зачем вообще сохранять бланки, отчеты и регистры, а также что делать, если сроки хранения по закону и по перечню не соответствуют.

Источник: https://legcons.ru/nalogovye-voprosy/sroki-hraneniya-buhgalterskih-dokumentov-v-2019-godu-bolshaya-tablitsa