Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знать

Главная / Кадры / Командировка сотрудников

Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знать

Для установления связей и взаимодействия хозяйствующий субъект может направлять своих сотрудников, принятых по трудовым контрактам, в служебные поездки.

В большинстве случаев, командировка является частью обязанностей работника, поэтому на вопрос, можно ли отказаться ему от командировки, существует ответ — нет.

Однако существует перечень категорий работников, у которых есть данное право. Всегда …

Читать далее » Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знать

При планировании служебной поездки устанавливаются ожидаемые сроки и длительность командировки сотрудника, исходя из объема работы, которую необходимо осуществить. Однако на месте работник, уже в ходе выполнения полученного от руководства задания, может столкнуться с тем, что указанного периода ему не хватит. В этой ситуации администрация субъекта бизнеса должна составить приказ о …

Читать далее » Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знать

Для выполнения служебных поручений компания имеет право отправлять оформленных у нее работников в командировку. Во время нее за ними сохраняется место труда, средний заработок и компенсируются расходы, в том числе осуществляется выплата суточных. Имеющиеся законодательные акты определяют, что суточные при командировках в 2018 году продолжают существовать, как и в предыдущих …

Читать далее » Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знать

Каждый хозяйствующий субъект осуществляет свою деятельность путем взаимодействия с другими организациями и предпринимателями.

Которые могут находиться на значительном территориальном удалении от его места.

Для установления контактов с ними органы управления организацией могут направлять работающих в фирме в поездки за пределы города. Командировка в выходной день также относится к такому случаю. …

Читать далее » Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знать

Осуществляя свой бизнес, хозяйствующий субъект в целях его расширения и поиска новых клиентов, заключает различные контракты за рубежом. Поэтому руководству компании приходится либо ехать самим, либо отправлять определенных должностных лиц в служебные поездки за границу. При этом нужно помнить суточные при загранкомандировках в 2018 году – нормы и учет имеют …

Читать далее » Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знать

Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки.

Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

Кого нельзя направить в командировку В обычной ситуации, …

Читать далее »

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/komandirovka-sotrudnikov

Процедура оформления командировки сотруднику компании в 2020 году

Вопрос, как оформить командировку сотруднику в 2020 году, актуален для многих организаций. Чтобы человек отправился в деловую поездку, оформляются специальные документы.

Лучше процедуру пройти сразу, чтобы потом не пришлось решать возникшие проблемы. Также стоит подробнее разобраться, как именно проходит служебная поездка, а также рассмотреть сопутствующие моменты.

Оформление для работника служебных командировок является важным процессом, поэтому необходимо детально его изучить.

Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знать

Изменения в законе

Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знатьВ 2020 году изменились командировочные выплаты – это первое, на что работодатель должен обратить внимание. Существует конкретный лимит, с которого ничего не удерживается. Сейчас он составляет для поездок по Российской Федерации – 700 рублей, а для путешествий за рубежом – 2 500 рублей. Речь идёт о суточных выплатах, а не средствах за всю поездку.

Нет никаких ограничений по поводу того, какую сумму может начислить организация своему работнику. Поэтому командировки сотрудника могут оплачиваться по-разному, и это зависит от возможностей компании и расчета необходимого количества средств. Однако следует понимать, что если будет превышен установленный лимит, то тогда с разницы придётся платить страховой взнос.

Отметим, что оформление командировки в 2020 году происходит значительно проще, так как теперь нужно меньше документов. По обновленным правилам нет необходимости составлять служебное задание и специальное удостоверение для служебной поездки. Однако до сих пор некоторыми компаниями оформляется один из этих документов или оба, потому как не все учитывают произошедшие изменения.

Об однодневной поездке

Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знатьНапомним, что за командировку в 2020 году будет считаться и поездка в другое подразделение компании. Она, как правило, занимает меньше одного дня. Для оформления используется стандартная схема, но есть одно важное отличие. Компания может заявить, что не оплачиваем суточные в данной ситуации. И на это организация имеет полное право.

Бывает и такое, что подобная поездка выпадает на выходной день. В этом случае начальству требуется согласовывать данный вопрос с работником.

Важно! Он может согласиться пожертвовать отдыхом, но за это потребует оплату в двойном размере. Либо за день могут начислить обычную зарплату, но взамен дать выходной тогда, когда человеку будет удобно.

Некоторым людям будет комфортнее поехать в другую компанию, точнее, подразделение, на своём автомобиле. Граждане по разным причинам не хотят использовать рабочую машину или иной транспорт для передвижения.

Подобная возможность существует, но для оформления командировок необходимо будет вносить сведения об автомобиле человека, его регистрационный номер, марку.

Также нужно указать, что используется личное транспортное средство, и для подобного следует отдельно издать разрешение.

Важно определить расходы, которые понесёт работник при передвижении на своей машине. В соответствии с законодательством, человек должен представить записку с подробным описанием затрат, которые касаются непосредственно поездки. Необходимо приложить квитанции, например, за стоянку или заправку машины. После этого компания будет обязана возместить убытки.

От налоговых служб можно услышать требование по поводу того, что необходимо оформить путевой лист. Потому как эта официальная бумага наглядно показывает ситуацию. Но составлять его не обязательно, достаточно будет докладной записки.

Зарубежная поездка

Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знатьОформление командировок заграницу, на самом деле, почти не отличается от тех случаев, когда путешествие происходит исключительно по родной стране. Однако увеличится количество документов и расходов, касающихся поездки.

Потратить деньги придётся на:

  1. Транспорт, который необходим для поездки.
  2. Аренду жилища, как правило, гостиницы.
  3. Суточные взносы.
  4. Средства, потраченные на получение визы и заграничного паспорта.
  5. Различные государственные сборы, которые предусмотрены странами.

Опять же, чтобы организация могла выдать деньги и потом ни к чему не придралась, сотрудник должен сохранять все документы, подтверждающие трату средств. К ним относятся билеты, расписки, квитанции, чеки. Их нужно будет предъявить в течение трёх дней после возвращения.

Что касается документов, то установлен определённый перечень. О нём обязательно нужно знать тем, кто интересуется, как правильно оформить командировку. Если хотя бы одной официальной бумаги не будет, то это может повлечь за собой проблемы. Ведь человека попросту могут не пропустить в страну.

Список официальных бумаг:

  1. Приказ о направлении в поездку по службе. Именно он является основным документом, который подтверждает факт командировки. К нему нужно приложить служебную записку по поводу нужды отправить человека за рубеж по делу.
  2. Может потребоваться оформлять служебную записку по поводу использования личного транспорта. Обязательно отдельно должно быть разрешение. Данный документ не нужен, если человек не будет использовать свой автомобиль.
  3. Проездные документы, которые докажут срок и время путешествия.
  4. Чеки, которые подтвердят, что человек арендовал жильё.
  5. Работник должен составить отчёт по поводу своих растрат, связанных с поездкой. Обязательно необходимо приложить чеки.

Компания может дополнительно в свой перечень включить такие бумаги, как командировочное удостоверение и служебное задание. Как уже говорилось, нынешний порядок оформления для работника командировки не требует этих документов. Однако если организация их просит, то тогда нужно будет составлять.

Важно всё делать строго по инструкции, чтобы потом человек или компания не столкнулись с проблемами.

Однако если сотрудник из одной командировки не привезёт чеки, то тогда возникнут проблемы с погашением расходов, так как их будет сложно доказать.

Именно поэтому нужно внимательно относиться ко всем мелочам, и тогда командирующей компании, как и самому работнику, не придётся решать возникшие трудности.

О поездке в период отпуска

Нынешнее законодательство предполагает, что сотрудник старше 18 лет может быть вызван из отпуска для служебного задания. Однако сделано это может быть только с согласия человека, и одного желания работодателя будет недостаточно. Обязательно нужно придерживаться определённой схемы действий, чтобы данный процесс являлся законным.

Что делать:

  1. Нужно непременно направить человеку образец уведомления, в котором указана причина, по которой отозвали с отдыха.
  2. Если сотрудник согласится, то тогда нужно издать приказ по поводу отзыва из отпуска. Также следует указать причины и приложить такие официальные бумаги, как согласие работника и служебная записка.
  3. После этого нужно по обычной схеме отправить в командировку.

Человека можно заверить, что те дни, которые не удалось потратить на законный отпуск, сохранятся за ним. Поэтому можно не переживать, что не удастся отдохнуть. Человек имеет право использовать их в этом году либо присоединить к отпуску в следующем, в зависимости от желания.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/sotrudniku-kak-oformit.html

Как оформить командировку работнику, сотруднику в 2019, 2020 году

Очень многие предприятия отправляют сотрудников в деловые поездки. Этого требует специфика их деятельности. Поговорим о том, как правильно документально оформить командировку, что для этого нужно. Приведем понятную пошаговую инструкцию.

Изменения законодательства в сфере оформления командировок

Начиная с 2014 года российское законодательство в области регулирования оформления командировок было существенно изменено:

  • Теперь именно налоговые органы занимаются всеми операциями по начислению и выплате суточных.
  • Страховые взносы начисляются на ту сумму, которая превышает установленный лимит суточных.
  • Все суммы командировочных выплат предприятие должно фиксировать в локальных документах и коллективных договорах.
  • Страховые взносы на травматизм больше не принимаются во внимание при начислении суточных.

Важно

Статья 217 российского Налогового кодекса гласит, что суточные для командировок по территории России составляют 700 рублей. За границу — 2500 рублей.

Если работодатель превысил данный лимит, а это не запрещено, он обязан уплатить налоги и страховые взносы с суммы, превышающей установленный законом размер.

Чаще всего изменения в локальные документы, регламентирующие размеры суточных на предприятии, работодатели вносят в начале года.

Читайте также:  Вынужденный прогул - что это такое по тк рф, оплата, по вине работодателя, работника, определение периода

Кого нельзя отправлять в командировку

Любой наниматель имеет право отправить своего сотрудника в командировку. При этом важно, чтобы работник трудился в фирме официально на одной должности. Данное правило не касается курьеров, дальнобойщиков, а также всех, кто работает по гражданско-правовому соглашению.

Нельзя отправлять в деловые поездки:

  • Беременных.
  • Несовершеннолетних (исключением являются спортсмены и артисты).
  • Учащихся сотрудников, студентов-заочников.

Кроме того, всегда нужно спрашивать разрешение на отправку в командировку у сотрудников:

  • Имеющих детей до 3 лет.
  • Являющихся одинокими отцами-матерями с детьми до 5 лет.
  • Ухаживающих за родственниками, нуждающимися в опеке по медицинским показаниям.
  • Имеющих детей-инвалидов.

Какие документы нужны для оформления командировок по стране

Оформление командировки подразумевает заполнение и подписание документов как перед деловой поездкой, так и после ее окончания.

Мы уже писали, что начинается все с составления приказа на командировку по форме Т-9. Документ содержит:

  • Паспортные сведения сотрудника.
  • Его табельный номер.
  • Указание цеха, отдела, то есть конкретного места постоянной работы.
  • Должность.
  • Цели поездки.
  • Сроки командировки.
  • Место выполнения служебного задания.
  • Сумму аванса и так далее.

То есть приказ содержит все самые важные данные о предстоящей командировке сотрудника.

Важно

Сейчас, согласно законодательству, оформление командировочного удостоверения и служебной записки на командировку неактуальны. Их могут составить на предприятии, но по личной инициативе, посчитав полезными документами.

Авансовый отчет по-прежнему необходим. Это второй документ, которым, согласно законам и нормативным актам, оформляется любая командировки. Есть унифицированная форма АО-1, которую в течение трех рабочих дней после возвращения из деловой поездки обязан заполнить каждый командированный.

Пошаговая инструкция оформления командировок по России

Чтобы правильно оформить поездку сотрудника в деловую командировку, работодателю нужно придерживаться следующей инструкции:

  1. Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знатьОбозначить задачи и цели командировки. Зачем именно сотрудник едет в другой населенный пункт, что он там должен сделать. Соответственно, определяются маршрут командировки и ее сроки.
  2. Оформляется приказ о командировке по форме Т-9.
  3. День отправки сотрудника в поездку отмечается в специальном журнале учета.
  4. Ведется табель учета рабочего времени, в котором в строке с фамилией командированного проставляется буква «К». Если командировка захватывает выходной день, в нем проставляется обозначение «РВ», то есть «рабочий выходной», который оплачивается в двойном размере.
  5. Приехавший сотрудник составляет авансовый отчет по форме АО-1, отчитываясь обо всех расходах и прилагая оправдательные документы. Важно помнить, что на подачу авансового отчета у вернувшегося работника есть всего три рабочих дня.
  6. Если в компании есть служба безопасности, то сначала именно она проверяет авансовый отчет сотрудника.
  7. Затем все расчеты проводит бухгалтерия. Если работодатель признает затраты сотрудника в командировке целесообразными, они будут компенсированы в полном объеме.

Служебная записка, как мы уже писали в отдельной статье, потребуется, если сотрудник ездил в деловую поездку на личном автомобиле. Данный документ предоставляется в вольной форме. Важно не забывать сохранять все чеки АЗС, чтобы фирма потом компенсировала затраты на топливо.

Что делать, если командированный не выполнил служебное задание

Бывает так, что цель командировки не была достигнута. Съездил сотрудник, потратил средства предприятия, а вернулся с нулевым результатом. Возникает спорный вопрос — компенсировать ли работнику расходы на такую поездку. Бухгалтерия говорит: «Да» — ведь затраты можно подтвердить документально, есть чеки и квитанции.

А вот работодатели сомневаются. Их поддерживают налоговики, считающие, что нет нужды оплачивать нерезультативные командировки. Например, цель поездки была сформулирована так: «Подписать договор с поставщиками или заказчиками». Сотрудник едет, старается, ведет переговоры, но вторая сторона выдвигает свои условия и договор не подписывает.

Работодатель может отказаться оплатить такую командировку и его поддержит налоговая, которая не видит оснований уменьшать базу расчет налога на прибыль. Однако, сотрудник может отправиться в суд, чтобы доказать — результат поездки от него не зависел, все решила принимающая сторона. А затраты реально были, есть все подтверждающие документы.

Важно

В подавляющем большинстве случаев суд встает на сторону командированного, обязав работодателя компенсировать ему все расходы на деловую поездку.

Как оформить командировку за границу

Командировкам в другие страны мы тоже посвятили отдельную статью, так что останавливаться подробно на данном моменте не будем. Отметим лишь самые важные особенности, которые должен помнить каждый работодатель:

  • Добавляется необходимость оформить заграничный паспорт и визу, затраты обычно берет на себя работодатель.
  • Нужно выяснить, предоставляет ли принимающая сторона жилье.
  • При расчете аванса и суточных учитываются актуальные курсы валют страны, куда отправляется сотрудник.
  • Если командированный провел за границей более 183 дней подряд, то ставка НДФЛ повышается для него, как и для остальных налоговых нерезидентов России, с 13% до 30%.

Другие нюансы оформления командировок

Выделим еще два важных нюанса оформления командировок:

  1. В поездку едет сразу группа сотрудников. В таком случае в приказе Т-9 нужно прописать все их данные, перечислить работников, которые едут вместе. В остальном особых отличий нет, понятно, что суточные выплачиваются каждому командированному, а расходы на проезд и проживание пропорционально увеличиваются. Авансовый отчет может составить руководитель группы командированных, а может каждый сотрудник отдельно.
  2. Краткая поездка. Например, сотрудник отправился в другой город, но не ночевал там. Затраты на дорогу в таком случае будут компенсированы, но суточные не выплачиваются, не идет речь о компенсации расходов на проживание.

Заключение 

Командировка сотрудника в 2020 году: все что нужно знатьОформление командировок — процесс с одной стороны рутинный, с другой — достаточно сложный. Нужно сделать все правильно, чтобы не было спорных моментов между работодателем и сотрудником, который отправляется в деловую поездку.

Обязательных по закону документов всего два — приказ о командировке и авансовый отчет, их формы унифицированы. Однако на предприятии могут оформлять дополнительные документы, согласно принятому положению о командировках.

Источник: https://finach.ru/kak-pravilno-oformit-komandirovku/

Как оформить командировку в 2020 году: изменения, особенности

Интересы и связи компании могут распространяться на значительную территорию, которая выходит за рамки города или региона. С целью осуществления деятельность руководство компании может направлять своих сотрудников в служебные поездки. Для финансирования и решения других организационных вопросов необходимо правильно оформить документы для командировки.

Кого нельзя отправлять в деловую поездку

  • Служебная командировка является часть исполнения работником его трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
  • Поэтому администрации нет необходимости перед направлением сотрудника в поездку запрашивать согласие на нее.
  • Тем не менее у некоторых категорий работников нормами права предусмотрены определенные гарантии.
  • Согласно им, чтобы такого работника отправить в служебную поездку нужно предварительно запросить у него согласие в письменном виде:
  • Сотрудницы, имеющие малолетних детей в возрасте до трех лет. Сюда же включаются единственные родители, у которых есть ребенок до трех лет.
  • Сотрудники компании, имеющие ребёнка с группой инвалидности.
  • Сотрудники фирмы, признаваемые одинокими родителями, если их детям не исполнилось еще пяти лет.
  • Сотрудники предприятия, которые осуществляют присмотр за больными и престарелыми родными.
  • Сотрудниками, которым установлена группа инвалидности, если в командировке нарушается программа восстановления их здоровья

Важно! Получить согласия для этих категорий недостаточно, необходимо уведомить таких работников, что они имеют право отказаться от поездки. Поэтому рекомендуется объединять согласие и уведомление сразу в одном документе.

Также положения нормативных актов устанавливают несколько категорий сотрудников, направление в командировку которых запрещено:

  • Сотрудница в положении.
  • Работники, которые не достигли возраста совершеннолетия. Но если этот работник работает на творческих профессиях или спортсменом, то данный запрет на них не распространяется.
  • Если сотрудник привлечен и работает в организации на основании ученического договора.

Спорная ситуация возникает с работниками при направлении их в командировку, когда у них установлено внутреннее совместительство. Прямого запрета на их направление в служебную поездку не предусматривается.

Однако вопросы возникают, как оформлять по второй профессии в компании отсутствие работника, направленного в командировку.

Нормы запрещают не оплачивать данные период по второй профессии и оформлять отпуск за свой счет. Самым оптимальным вариантом здесь является оформление дополнительного оплачиваемого отпуска.

Изменения в 2019 году

  1. Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.
  2. Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.

  3. Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.
  4. По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.

  5. Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.

С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.

Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.

Как оформить командировку сотрудника в 2019 году

Шаг 1. Оформление распоряжения руководителя о направлении в командировку

Для этого кадровая служба подготавливает приказ на командировку, которые потом подписывается руководителем фирмы.

Могут использоваться унифицированные формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные как раз для таких случаев. Или оформляться приказ может в свободной форме на фирменном бланке с включением в него всех необходимых реквизитов.

Если сотрудник направляется в командировку на своем личном транспорте, то данный момент необходимо отразить в приказе на командировку.

Внимание! Основанием для издания приказа является служебная записка. Если оформляется служебное задание, то оно также может быть указано в качестве основания.

После подписания и регистрации приказа, его содержание должно быть доведено до сведения работника под роспись.

Шаг 2. Выдача средств работнику для финансирования командировки

Действующие правила устанавливают обязанность работодатель оплатить работнику все расходы на предстоящую служебную поездку (суточные, транспортные расходы, расходы на проживание и т.д.).

Читайте также:  Как проверить судимость человека через интернет по имени и фамилии в 2020 году

Поэтому на основании приказа о направлении в командировку работник или его непосредственный начальник просчитывают сумму денежных средств, которая должна быть выплачена сотруднику перед его отправлением.

Предварительный расчет командировочных расходов лучше всего также оформлять в виде служебной записки. Качестве утверждения данной суммы, руководитель проставляет свою визу.

Выдача денег может производиться либо наличными из кассы, либо путем перечисления на расчетный счет (карточку) работника.

Внимание! Если поездка является заграничной деньги должны выдаваться на расходования средства территории России в рублях, на территории иностранного государства – в иностранной валюте.

  • Если внутренними нормативными актами организации предусматривается оформление командировочных удостоверений, то на основании изданного приказа кадровый работник должен выписать работнику, направляемому в служебную поездку, этот документ.
  • В этом бланке проставляются штампы о прибытии и выбытии работника.
  • В организации может предусматриваться обязанность ведения журнала учета командированных работников.
  • В нем отражаются личные данные работника, наименование города и название предприятия, куда направляется данный человек, дни отъезда и приезда сотрудника в командировку.

В настоящее время этот документ не является обязательным для оформления.Его могут применять компании для внутреннего документооборота.

Шаг 4. Составление авансового отчета

Как только работник возвращается из служебной поездки он должен представить в течение трех дней авансовый отчет. Для данного документа установлена форма АО-1.

  1. Вместе с этим документом работником может составляться отчет по командировке, если данная обязанность закреплена нормами предприятия.
  2. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся у сотрудника компании документы по командировке.
  3. Ими могут быть:
  • Документы, подтверждающие расходы на проживание работника – документы гостиницы, в которой работник останавливался, договор найма жилого помещения и т.д.
  • Документы, подтверждающие проезд работника к месту командирования и обратно.
  • Документы, подтверждающие расходы на транспорт – такси, метро, троллейбусы, а автобусы, электрички и т.д.
  • Служебная записка с чеками для подтверждения расходов на топливо при использовании транспорта работника.
  • Служебная записка на расходы, на которые работник не может представить подтверждающие документы.
  • Иные подтверждающие документы, например, чеки на услуги связи и т.д.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они есть)

По закону, администрация имеет право взыскать эти денежные средства с работника, если он отказывается добровольно погашать долг, только в течение 1 месяца с окончания периода добровольного возврата. Если это не сделать, то получить средства можно будет только через суд.

Внимание! Работник может согласиться на добровольное удержание путем оформления заявления. А основании этого документа составляется распоряжение. Но таким способом допускается удерживать не больше 20% от начисленного заработка за период.

При направлении работника в поездку его расходы планируются. Однако всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и для осуществления обязанностей потребуется больше средств, чем было выдано.

После возвращения из поездки работник производит оформление авансового отчета, к которому прикрепляет все документы. Если излишние траты были обоснованы, то перерасход денежных средств покрывается путем выдачи наличных денег из кассы либо перечислением на карту.

Для правильного принятия решения необходимо определить соответствие расходов следующим критериям:

  • Расходы были произведены по неотложным причинам;
  • Все расходы имеют подтверждающие документы, которые составлены верно;
  • Авансовый отчет оформлен правильно.

Излишне истраченные суммы должны быть выданы работнику в течение 3-х дней с момента предоставления отчета.

Внимание! Если этого не сделать, то работник имеет право обратиться в контролирующие органы, и ему придется выплатить не только сам долг, но еще и проценты за использование чужих денежных средств.

Если фирма не может сразу покрыть весь долг, то нужно составить график погашения, который подписывается обеими сторонами отношений.

Памятка: какие документы нужны для командировки

Все документы можно разделить на основные, которые требуется безоговорочно оформлять для каждой поездки, и дополнительные, какие составляются по желанию. Дополнительные документы оформляются в том случае, если их использование закреплено во внутренних актах организации.

Основные документы

  • Приказ на командировку — это главный документ, в котором закрепляется вся основная информация по поездке: даты, цели и т. д. Для этого может использоваться стандартный бланк Т-9, либо фирменный бланк компании;
  • Авансовый отчет — при помощи этого документа работник подтвердить произведенные в поездке расходы. Для него используется стандартная форма АО-1, в которой обязательно прикрепляются подтверждающие документы.

Дополнительные документы

  • Командировочное удостоверение — используется для подтверждения маршрута поездки путем проставления печатей принимающих организаций. Может на одном бланке совмещаться со служебным заданием и авансовым отчетом.
  • Служебное задание – содержит указания руководства на поездку. Обычно применяется бланк формы Т-10а.
  • Отчет об исполнении задания — на этом бланке работник пишет письменный отчет об исполнении полученного задания.
  • Журнал учета сотрудников, которые направляются в командировки;
  • Служебная записка — обычно оформляется работником для выражения просьбы о компенсации расходов, связанных с личным автомобилем.

Особенности командировки в выходной день

Руководство должно согласовать такой шаг с работником. У него необходимо получить согласие на работы в выходной день, а также требуется зафиксировать этот шаг в приказе на командировку.

Также в приказе рекомендуется закрепить режим работы сотрудника в командировке в выходной день. Это может потребоваться для решения спорных ситуаций при расчете оплаты труда за этот период.

Например, работник выезжает в командировку в воскресенье вечером, чтобы в понедельник утром приступить к работе.

Если в приказе указать точное время начала поездки (например, с 20-00 воскресенья), то оплате будут подлежать только эти часы.

Важно! Если же в приказе будет просто указано, что работник выезжает в командировку в этот день, то оплачиваться придется весь день целиком, независимо от фактически выработки.

Кроме этого нельзя забывать, что по закону дни выходных необходимо оплачивать в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного выходного.

Можно продлить или перенести командировку?

В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.

Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.

Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.

Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.

  • На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.
  • Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.
  • Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.

Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.

В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.

Если сотрудник едет на личном транспорте

Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.

В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:

  • Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
  • Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
  • Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.

Оформление путевого листа является желательным (но не строго обязательным), поскольку при помощи данного документа можно будет подтвердить факт использования машины и расход топлива на поездку.

При возвращении из поездки работнику должна быть выдана компенсация, которая предусматривается в ТК РФ. Сумма выплаты определяется работодателем самостоятельно.

Источник: https://infportal.ru/kadry/kak-otpravit-sotrudnika-v-komandirovku.html

Оформление командировок сотрудников в 2020 году пошаговая инструкция, статьи ТК РФ

С точки зрения закона, командировочная поездка является обычным исполнением трудовых обязательств и поручений работодателя сотрудником, направленным на другое предприятие вне основного места работы. Поездка оплачивается за счет фирмы. Сотрудник может быть направлен на принимающую фирму в пределах России или за границу.

В любом случае, служебные поездки должны оформляться в соответствии с требованиями трудового законодательства, чтобы гарантировать подчиненному соблюдение его прав, и чтобы наниматель мог снизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму командировочных выплат.

Давайте рассмотрим, как осуществляется оформление командировок сотрудников.

Грамотное оформление командировок сотрудников

Процедура оформления служебных поездок имеет некоторые особенности.

Сотрудник, перед тем как отправиться в командировку, должен ознакомиться с приказом о направлении его в другую местность и получить аванс для покупки проездного билета и компенсации своих расходов, связанных с поездкой.

Поскольку, если подчиненный будет направлен в командировку без соответствующего постановления и должного оформления документов, он не сможет гарантировать себе зарплату и возмещение командировочных затрат по возвращении на постоянное место работы.

Прежде чем оформлять документы для поездки в командировку, работодатель обязан убедиться в том, что сотрудник может быть направлен в поездку без его согласия, иначе сперва придется заручиться его письменным согласием.

Трудовой кодекс предписывает руководителям оформлять командировочные поездки сотрудников в следующем порядке:

  1. В первую очередь нужно оповестить работника о предстоящей поездке.
  2. Нужно удостовериться, что выбранный для исполнения поручения сотрудник не принадлежит к числу подчиненных, которых направлять в командировку запрещено.
  3. Также, если работник относится к особой категории служащих, нужно заручиться его письменным согласием на поездку.
  4. Если предполагается, что днем отъезда будет выходной, письменное согласие берется с любого работника, вне зависимости от факта его принадлежности к гражданам, которые пользуются особой социальной защитой.
  5. Если работник просит не направлять его в командировку и приводит веские доводы, нужно изучить ситуацию и решить, принимать ли причины его отказа за уважительные основания для направления в служебную поездку другого работника.
  6. Необходимо оформить служебное задание для сотрудника, в котором говорилось бы о месте прибытия, дате начала и окончания командировке, целях поездки, поставленных задачах.
  7. Затем нужно издать приказ о направлении работника. Первый экземпляр приказа подписывается сотрудником и остается у нанимателя. Второй выдается на руки подчиненному.
  8. Работодатель также оформляет работнику командировочное удостоверение в качестве подтверждения того, что в оговоренные сроки он будет находиться в поездке по служебным делам (на сегодняшний день оформление данного документа не является обязательным).
Читайте также:  Непрофильные активы в 2020 году

статью ⇒ “Командировка за счет принимающей стороны в 2020”.

Оформление командировок сотрудников: особенности

Оформление командировок сотрудников имеет свои особенности, несмотря на то, что направление в поездку считается обычным исполнением трудовых обязательств, но не по основному месту работы:

  • работника разрешается направить сразу в несколько зарубежных государств в рамках одной поездки, рассчитав суточные на основании стоимости проезда, питания, жилья и услуг связи в каждой отдельной стране;
  • работник, заболевший или получивший травму в период пребывания в служебной командировке, должен получить помимо суточных и оплату больничного листа по приезду на предприятие (для этого он должен оформить больничный лист);
  • если сотрудник направляется в командировку за рубеж, командировочное удостоверение ему не выдается;
  • если работа подчиненного имеет разъездной характер, каждая поездка не оформляется как командировка;
  • какой бы по продолжительности не была командировка, за сотрудником сохраняется его должность, оклад и рабочее место;
  • документальное оформление командировочной поездки возможно только после официального трудоустройства и подписания трудового договора.

статью ⇒ “Можно ли отказаться от командировки”.

Оформление командировок сотрудников при поездке за границу

Основное отличие между оформлением областной и заграничной поездки – выплата суточных. При командировании в пределах России суточные составят 700 рублей, а при поездке за рубеж – 2500 рублей.

Наниматель обязан возместить работнику все затраты, которые тот понес на этапе оформления командировки, нахождения в пути и в период самой поездки:

  1. Если у работника нет оформленного заграничного паспорта, руководитель оплачивает его получение.
  2. Если направление в командировку предполагает въезд в визовые страны, стоимость оформления виз также сотруднику компенсируется. Оплачиваются и дополнительные расходы – на страховку, например.
  3. Покупка проездных билетов на поезд или самолет также оплачивается из средств работодателя, тоже касается и аэродромных сборов, доплат за провоз багажа. В период поездки сотрудник должен собирать квитанции и чеки на оплату всех проездных билетов на автобусы, такси, поезда.
  4. Аренда жилого помещения или оплата гостиничного номера тоже компенсируется работодателем.
  5. По договоренности с нанимателем сотруднику могут быть возмещены и иные затраты, например, услуги телефонной связи, интернет.
ст. 166 ТК РФ Определение командировки
ст. 116 ТК РФ О праве работодателя на направление работников в любые служебные поездки в пределах России и за рубеж

Типичные ошибки

Ошибка: Работодатель поручил бухгалтеру выплатить командированному сотруднику аванс в качестве компенсации расходов, связанных с поездкой за границу, в рублях.

Комментарий: Суточные должны начисляться работнику в валюте той страны, в которую он был направлен. Неиспользованные деньги также возвращаются сотрудником в кассу предприятия в валюте.

Ошибка: Работодатель направил работника в командировку в выходной день, не попросив предоставить письменное согласие.

Комментарий: Любая работа в выходной день, включая командировку и нахождение в пути, требует предварительного согласия сотрудника.

Ответы на распространенные вопросы про оформление командировок сотрудников

Вопрос №1: Может ли работник отказаться от поездки в командировку, если о возможных служебных поездках не было сказано в трудовом договоре при приеме на работу?

Ответ: Командировка – обычная трудовая деятельности, только не по основному месту работы. А потому отказаться от поездки может только работник, принадлежащий к особым категориям сотрудников, или имеющий уважительные причины для отказа.

Вопрос №2: Как отразиться на работодателе выплата суточных командированному сотруднику сверх положенной нормы?

Ответ: Работодатель вправе самостоятельно определять размер суточных к выплате, но при превышении установленных законом сумм (700 рублей в сутки для поездок по России и 2500 рублей в сутки при поездке за рубеж) придется удерживать НДФЛ.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://rabotniky.com/oformlenie-komandirovok-sotrudnikov/

Командировка 2020: что нужно знать работнику

Разберемся, что такое служебная командировка, а также определим ключевые моменты направления работников в такие поездки.

Что такое командировка 2019

Основной нормативно-правовой акт, регламентирующий трудовые отношения работодателя и подчиненного в части направления сотрудников в служебные поездки, — это глава 24 Трудового кодекса РФ.

В соответствии с ее нормами, служебная командировка — это официальное (документально подтвержденное) направление работника организации для исполнения возложенного на него служебного задания за пределами территории работодателя.

То есть служебная командировка (определение в 166 ст. ТК РФ) имеет следующие признаки:

  1. Работодатель издает соответствующий приказ, в котором указаны сроки поездки, задание или цель выезда.
  2. Место назначения СК находится за пределами местности, в которой находится организация или основное место работы гражданина.
  3. Перед выездом работник получает денежный аванс на осуществление командировочных расходов.
  4. По окончании СК сотрудник отчитывается о выполнении служебного задания, а также составляет авансовый отчет о произведенных расходах.

ВАЖНО! Если гражданин принят на работу в городе Москве (головной офис), но основное место его работы по трудовому договору указано г. Санкт-Петербург (филиал), в такой ситуации территорией работодателя признается город Санкт-Петербург.

Отметим, что служебной командировкой нельзя считать:

  • выезды работников, которые находятся постоянно в пути в соответствии с трудовым договором;
  • выезды сотрудников, должности которых носят разъездной характер, то есть разъездной характер работы и командировка несовместимы;
  • выезды граждан, с которыми организация не заключила никаких трудовых соглашений и прочих договоров.

Виды служебных командировок

Нормативно закреплено два вида командировок: на территории России и за ее пределами. Однако, допустима следующая классификация:

  • краткосрочная или длительная командировка;
  • одиночная или групповая поездка;
  • внеплановые или запланированные выезды.

Кого можно командировать

Работодатель вправе оформить направление в командировку любому гражданину, с которым заключены официальные трудовые отношения, например трудовое соглашение, договор гражданско-правового характера и прочее.

Кого нельзя отправить в командировку:

  • беременную женщину (ч.1 ст. 259 ТК РФ);
  • несовершеннолетнего трудящегося гражданина (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ), но есть исключения для некоторых видов профессий;
  • работника-инвалида, если это нарушает программу его реабилитации (ст. 224 Трудового кодекса РФ, ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181 «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
  • сотрудника, трудящегося по ученическому договору (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ). Исключение, если поездка связана с ученичеством;

Источник: https://how2get.ru/job/rabochij-protsess/komandirovka-chto-nuzhno-znat-rabotniku/

Положение о командировках в 2020 году: правила составления и образец документа

В нашем блоге мы много пишем об организации командировок и их оформлении. Все правила, которым нужно следовать при планировании деловых поездок, следует прописывать в специальном документе. Он называется «Положением о командировках», и сегодня мы поговорим о правилах его составления.

Поездка в другой город для выполнения служебного задания работодателя связана с дополнительными расходами для сотрудника. Эти расходы должны быть должным образом задокументированы. При этом, размер суточных может влиять на расчет налоговой базы – существуют лимиты компенсаций, при превышении которых возникает необходимость уплаты НДФЛ. 

Компании могут сами устанавливать размер суточных и определять многие другие параметры. Все эти важные данные должны быть прописаны в Положении о командировках. Также этот документ определяет порядок оформления поездок.  

Положение о командировках составляется в произвольной форме и должно содержать такую информацию:

  • прописанный порядок направления сотрудников в поездки;
  • список документов, которые нужны для оформления командировки;
  • что нужно делать в ситуациях, не описанных в соответствующих нормах и законах – например, нужно ли выходить на работу в день прибытия из поездки;
  • процесс компенсации расходов на дорогу и проживание;
  • величина выплачиваемых суточных.

Помимо этого, в положении о командировках нужно перечислить случаи, когда сотрудник может отказаться от командировки. Например, нельзя отправлять в поездки беременных сотрудниц.

Когда положение о командировках не применяется

Не любая поездка, связанная с работой может быть признана командировкой. Соответственно и Положение применяется не всегда. 

Признать поездку командировкой можно при выполнении нескольких критериев:

  • сотруднику нужно покинуть место постоянного проживания для выполнения служебного задания работодателя в другом городе;
  • в течение определенного времени работнику придется трудиться не в том населенном пункте, где расположено основное место работы;
  • сотрудник работает на основании трудового договора или договора ГПХ.

То есть, если работа конкретного сотрудника носит разъездной характер, или поездку ему нужно совершить в личных целях, это не будет командировкой.

Что еще нужно знать

Положение о командировках и приказ о положении о командировках могут иметь довольно гибкий формат. В частности, компания может прописать в документах дифференцированный по определенному признаку размер суточных: руководители организации могут получать компенсации большего размера, чем рядовые сотрудники.

Образец Положения о командировках

Мы подготовили образец документа, который можно использовать для организации командировок в компании. Образец Положения о командировках

Источник: https://b2b.onetwotrip.com/blog/business-trip/polozhenie-o-komandirovkah-v-2019-godu-pravila-sostavleniya-i-obrazets-dokumenta/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector