Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Больничным листом называется бумага, которая является свидетельством наступления у гражданина, работающего в какой-либо организации, временной нетрудоспособности. Выдается данный документ организацией, имеющей государственную аккредитацию, и лицензию на осуществления деятельности, и в частности выдачу искомой формы.

Для работника искомый больничный лист в принципе имеет серьезную значимость, а именно он:

  • дает лицу право отсутствовать на работе в период действия бланка;
  • подтверждает, что человек имеет уважительную причину для внезапного отдыха, не вписывающегося в рамки ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • обеспечивает получение больным работником пособия ввиду временной нетрудоспособности, призванного компенсировать отсутствие лица на работе.

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Форма больничного листа установлена на государственном уровне

Нужно также упомянуть, что искомый лист – не просто клочок бумаги, составленный доктором в произвольном стиле. Нет, это специальная форма, имеющая номер 347-н, состав и вид которой утверждены Минздравом России.

Поскольку бланк имеет официальное происхождение, соответственно для него также разработаны и:

  • правила оформления;
  • правила выдачи.

Помните, что для получения временного освобождения от работы, вы не имеете права отправиться в любую медицинскую организацию, и получить листок нетрудоспособности голубого цвета. Нет, больничный дать может далеко не каждая медицинская организация, и не каждый врач.

Так, даже если сама больница обладает лицензией для отправки вас на больничный, работающие в ней врачи скорой помощи, специалисты приемного отделения и работники станций, осуществляющих переливание крови, не могут по закону давать вам отгул.

В их силах лишь предоставить справку, которая подтвердит, что такого-то числа вы были в указанном учреждении.

Общие правила хранения документов

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Каковы общие правила хранения документов?

Правила, касающиеся документооборота организаций, утверждены Министерством культуры в 2010 году посредством Приказа №558.

В частности, оговариваются этим документом также и интересующие нас сроки хранения больничного листа. Так, они составляют пять лет с момента передачи документа от работника в кадровый отдел организации.

  • Использование обозначенных данным приказом сроков осуществляется лишь в том случае, при котором для конкретных документов не производится установление иных сроков сохранности согласно их более высокой степени значимости, или, по-другому, рангу.
  • На больничном как правильно написать вы можете узнать в специальной статье.
  • Кроме того, ограничения по срокам, в течение которых должны храниться больничные листы на предприятии, также оговариваются:
  • Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности;
  • Налоговым кодексом нашей страны.

Нормативно-правовые акты в области бухучета

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Оформить листок нетрудоспособности можно как в бумажном, так и в электронном виде

В положениях относительно бухгалтерского учета обозначаются перечни документов, подлежащих хранению в течение пятилетнего срока. К ним относятся бумаги следующих категорий:

  • первичные;
  • отчетная бухгалтерия;
  • учетные регистры.

К первой из перечисленных в списке групп можно отнести и бланк, выдающийся в медицинском учреждении в качестве подтверждения того, что сотрудник организации болен, и имеет официальное право на отдых и выплату денежного пособия.

Налоговый кодекс

Бланки голубого цвета, выдающиеся больным, являются документами, на основе которых производится определение величины страховых взносов, выплата которых осуществляется организацией-работодателем согласно программе социального страхования.

Искомые взносы и все, что связано с ними, регулируются Налоговым Кодексом нашей страны, который также предписывает определенные сроки хранения документов. В данном случае названа длительность, равная 6 годам.

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Интересная информация

Как хранить электронные больничные листы

Начиная с 2017 года, в любом субъекте нашей страны заболевший гражданин может предъявить работодателю не только больничный лист на бумажном носителе, но также и в электронном виде.

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Чтобы не хранить больничные в бумажном виде, подключитесь к электронной системе ЕИИС «Соцстрах»

Виртуальная версия бланка не является копией, подтвердить которую можно посредством предоставления бумажного документа. Отнюдь, это его полный аналог, и никаких подтверждений для доказательства его юридической силы не требуется.

  • Чтобы организация могла оформить бланк в электронном виде, необходимо, чтобы и организация-работодатель, и медицинское учреждение, ведущее лечение больного работника, были подключены к системе ЕИИС «Соцстрах».
  • Именно в ней медицинская организация может оформить выписку лица с больничного.
  • И в ней же работодатель осуществит впоследствии внесение данных, которые нужны, чтобы сотрудник впоследствии получил положенное ему пособие.

Хранить данный листок и делать его распечатки самостоятельно организации нет ни смысла, ни надобности, так как в случае выдачи электронного листка нетрудоспособности, за проведение этих процедур отвечает система «Соцстрах». Потому данный вопрос в отношении организаций-работодателей законом не регулируется.

Как оформить больничный лист

Итак, мы получили полное представление относительно вопроса о длительности хранения больничного листа на предприятии. Однако, знание сроков – далеко не все, что должны держать в голове руководители фирм, и работники кадровых отделов. Также в обязательном порядке следует иметь представление и о том, как именно составлять и правильно оформлять данный документ.

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Если лицо, представляющее организацию, допустит ошибку при заполнении документа, оно может исправить положение путем указания верной информации на обороте бумаги

Существуют правила, которые являются общими при заполнении данного бланка как для врача, первым вносящего сведения, так и для работодателя, который вписывает в бланк данные уже после того, как он будет передан ему работником. Они будут таковыми:

  • буквы должны вписываться четко в каждую ячейку, при этом никоим образом не соприкасаться с границами клетки, и тем паче не пересекать их;
  • внесение данных в бланк возможно как в печатном виде, так и в письменном, во втором случае используется гелевая ручка, с чернилами черного оттенка;
  • вписывание сведений производится заглавными буквами и печатным шрифтом.

Существует также и правило, которое общим не является. Оно гласит, что лицу нельзя, допускать ошибок при записывании информации в листок, так как в этом случае документ считается недействительным. Если данные все же были как-то искажены, производится замена испорченной бумаги на дубликат.

Работодателю такие требования не предъявляются. Он может исправить ошибку, и притом никоим образом не менять сам документ. В случае допущения помарки, описки или прочих неосторожностей, верные сведения указываются на оборотной стороне листа, заверяются подписью заполняющего бланк специалиста и письменным указанием «исправлению верить». Далее рядом ставится штамп печати.

Какие сведения должен внести в документ лечащий врач больного сотрудника организации

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Какие правила заполнения больничного листа существуют

Как мы уже сказали, заполнять один и тот же бланк с отрывными частями будут два представителя различных юридических лиц, а именно:

  • лечащий врач лица;
  • сотрудник бухгалтерского или кадрового отдела (в зависимости от того, кто из них принимает документ).

Давайте кратко рассмотрим, какие пометки выставляет на листке представитель больницы, прежде чем отдать его гражданину, получавшему лечение.

1. Пометка о том, к какой категории относится данная бумага:

  • первичной (свежий бланк, не имеющий дубликатов);
  • вторичной (дубликат испорченного бланка).

2. Далее в обязательном порядке указываются реквизиты организации, а именно:

  • краткое наименование медицинской организации;
  • адрес местонахождения фирмы;
  • ОГРН.

3. Вносится дата выдачи документа.

4. Указываются данные о пациенте, а именно:

  • ФИО;
  • дата появления на свет;
  • место работы, по которому он получает больничный (относится ли оно к основным, или он трудится там по совместительству);
  • наименование организации, в которой трудится лицо;
  • при условии, что гражданин оформляет документ не для себя, а чтобы ухаживать за больным родственником, нужно указать данные искомого лица, а также степень его родства;
  • указывается период нетрудоспособности лица;
  • если получение больничного осуществляет беременная женщина или лицо с инвалидностью, об этом также нужно упомянуть;
  • в конце ставятся подпись, фамилия и инициалы врача.

После того, как гражданин болеющий забирает документ из больницы, он должен отнести его работодателю, который наравне с врачом отвечает за дополнение искомого документа. Как именно работодатель будет вносить сведения в листок, и какие данные ему для этого понадобятся, мы расскажем далее в представленной ниже инструкции.

Шаг № 1 – вносим сведения об организации, в которой трудится гражданин

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Вначале указываем наименование организации

Итак, в отмеченное на листке поле необходимо внести наименование организации-работодателя. Лучше всего краткое, если таковое имеется. В случае, если его нет, и нужно внести полное, а оно не влезает в имеющееся количество клеточек, не следует писать вне их, просто остановитесь там, где они кончились. Между словами в обязательном порядке делается пропуск.

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Указываем статус места работы лица

Итак, далее укажите в бланке, на какой основе работает у вас гражданин:

  • трудится по совместительству;
  • работает на основной должности.

Такие отметки делать нужно, так как гражданин имеет право потребовать два бланка для предоставления по обоим местам трудоустройства.

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Данные о регистрационном номере фирмы в ФСС

Далее необходимо указать числовую последовательность, назначенную организации после того, как она была поставлена на учет в Фонде социального страхования. Номер организации служба присваивает самостоятельно, высылая соответствующее уведомление в ее адрес после того, как налоговая сообщает ей соответствующие сведения.

Вносим данные о коде подчиненности

С помощью кода подчиненности производится указание территориального местонахождения органов социального страхования, к которым относится организация. При условии, что у ФСС не имеется территориальных отделов, данный номер будет состоять из 4 цифр. Если речь идет все-таки об одном из отделений – из 5.

Шаг № 2 – вносим данные о сотруднике

  1. Теперь нам нужно указать сведения о гражданине, который получил больничный, и представил его работодателю для регистрации и учета.
  2. Укажите индивидуальный номер налогоплательщика, присвоенный работнику

Итак в первую очередь указываем ИНН сотрудника, принесшего на проверку больничный лист.

Его присваивают, когда лицо встает на учет в налоговую, то есть при первом его трудоустройстве на работу. Посмотреть ИНН можно в соответствующем свидетельстве или договоре на работу, заключенном с лицом ранее.

Укажите СНИЛС

Каждый работник организаций подлежит обязательному социальному страхованию. В знак свидетельства данного обстоятельства, лицу предоставляется СНИЛС – свидетельство с номером, данные о котором имеются у каждого работодателя. СНИЛС-то вам и нужно указать в первую очередь.

Шаг № 3 – указываем условия начисления пособия и акт формы Н1

Внесите код

В данную строчку вписывают закодированные сведения, касающиеся особых условий выплаты пособий. Проставлять их нужно лишь в том случае, если искомые условия действительно имеют место быть. Если же таковых имеется сразу несколько, нужно писать несколько кодировок.

  • Акт формы Н1
  • Заполнение данной строчки производится только в том случае, если сотрудник получил травму, ввиду которой сейчас уходит на больничный, непосредственно на производстве.

Графа заполняется только при аннулировании договора с работником. Аннулировать трудовой договор руководство вправе, если сотрудник не вышел на работу в положенный срок. Пособие по болезни ему при этом полагается. В поле ставят дату начала работы по трудовому договору.

Шаг № 4 – вносим данные о стаже лица

Дата начала работы, страховой стаж и не страховые периоды — строки, которые мы должны заполнить сейчас

Итак, в графу, выделенную на рисунке, нужно указать дату, с которой гражданин начал свой трудовой путь в данной организации. Затем вносится информация о времени, в течение которого лицо было застраховано, и отчисляло взносы в Фонд социального страхования. Чаще всего период, интересующий нас, совпадает с временем работы по трудовому договору.

На этом же этапе нужно указать нестраховые периоды, то есть периоды военной службы, пройденной с 2007 года, от ее начала до окончания.

Шаг № 5 – вносим данные, нужные для расчета пособий

  1. За какой период лицу положено пособие
  2. Итак, теперь нужно указать сведения, которые будут использоваться для расчета величины пособий для гражданина, компенсирующего ему его временную нетрудоспособность.

    К таким сведениям относятся:

  • период, во время которого гражданин болел;
  • величина среднего заработка лица;
  • величина среднего дневного заработка.
Читайте также:  Нулевая отчетность в пфр в 2020 году

После указывается, какое количество средств будет вручено гражданином за счет денег Фонда социального страхования, и какое будет уплачено работодателем.

Ниже указывают сумму итоговой величины получки гражданина.

Шаг 6 – завершаем заполнение документа

  • Завершаем заполнение бумаги
  • В конце концов заполнение документа завершается внесением в нужные графы:
  • ФИО руководителя организации и главного бухгалтера;
  • подписями вышеназванных лиц.

По итогу сбоку проставляется печать. Ура, мы заполнили наш бланк!

Несколько слов о больничном листе

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу.

В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении.

Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

Источник:

Сколько хранятся больничные листы в организации — Открой бизнес

Источник: https://stepnoeadm.ru/prochee/kak-rabotodatelyu-hranit-bolnichnye-listy.html

Подробная инструкция по заполнению больничного листа в 2020 году — Права Работника

Несмотря на то, что бумажный вариант листов нетрудоспособности еще не отменен, в связи с Федеральным законом No86-ФЗ принятым еще в 2017 году, и поправками к закону No225-ФЗ, с начала 2019 года все больше и больше компаний переходит на цифровое ведение больничных листов ( сокращенно — ЭЛН).

Нововведения в расчете компенсации в 2019-2020 годах

Нововведения коснулись всех, в независимости от того, используется бумажный или же цифровой носитель для оформления больничных листов.

С повышением в 2019 году МРОТ до 11 280 рублей вырос и уровень годового дохода сотрудника, что привело к увеличению размера максимальных выплат по больничному листу. Теперь выплаты составляют диапазон от 370 руб./день до 2 150 руб./день.

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

В настоящий момент работодатели имеют выбор: вести ЛН по-прежнему на бумаге или перейти на ЭЛН. Однако им надлежит информировать персонал о возможности выбора формы ведения больничного в 2020 году.

И в случаях когда, по техническим причинам компания не может использовать электронную форму ЛН, работодателю остается только рассчитывать на лояльность своих сотрудников и их готовность пока вести больничные по прежнему на бумаге.

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Разделение сумм выплат по ЭЛН

Благодаря цифровизации стало возможным сократить время обработки больничных листов и ускорить процесс оформление выплат. С введением ЭЛН отпала необходимость в ручном заполнении бумажных листов нетрудоспособности, а так же их хранении.

С начала 2019 г. более чем в пятидесяти регионах России реализована тестовая версия проекта ведения ЭЛН, помогающая перейти от зачетной схемы выплат к прямой. Данный проект предусматривает выплату пособия напрямую работнику полностью средствами ФСС.

Если заболел непосредственно сотрудник, то больничный в 2019-2020  г. будет оплачивается поэтапно:

  • Первые три дня болезни оплачиваются за счет компании работодателя, все последующие дни болезни, начиная с четвертого, оплачиваются средствами фондом соцстрахования.
  • Если заболели члены семьи сотрудника или случился несчастный случай на производстве, а так же в случаях профзаболеваний все выплаты по ЛН осуществляются полностью средствами ФСС за весь период нетрудоспособности.

Если компания работодатель отказывается от участия в программе по прямым выплатам, то она обязана в полном объеме выплатить пособие сотруднику. И уже потом возместить себе понесенные расходы из Фонда соцстрахования.

Преимущества перехода на ЭЛН

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Процесс внедрения электронной формы больничного листа в 2019-2020 годах, затрагивает всех участников информационного поля обмена данными и влечет за собой ряд фактических действий:

  1. Настройка оборудования, отладка ПО, обучение персонала и получение медучреждениями согласия на использование электронной формы больничного.
  2. Доступ к электронным сервисам, благодаря которым можно следить за этапами обработки ЭЛН, получают все участники данного процесса.

Использование электронной формы имеет ряд преимуществ: отпадает необходимость хранить бумажные копии больничных листков, а так же не нужно следить за соблюдением буквенного регистра или выбирать чернила нужного цвета при их ручном заполнении.

Системный калькулятор автоматически вычисляет суммы выплат, что позволяет избежать ошибок при самостоятельном расчете.

Кроме того, к плюсам использования цифровой формы так же можно отнести оперативность. Передача и обработка электронных документов гораздо быстрее чем их бумажных аналогов. Поэтому, за счет цифровой передачи данных, происходит сокращение сроков получения и обработки больничных сотрудниками ФСС.

Удобство использования ЭЛН состоит еще и в множестве способов их обработки. Доступ к ведению ЭНЛ возможен с помощью целого ряда сервисов. К примеру, через личный кабинет, а так же с помощью основных бухгалтерских программ или же через сайт госуслуг.

Информация по получению ЭЛН для сотрудника

При желании сотрудника получить электронную форму больничного в 2020 г., ему необходимо обратиться во все медицинские учреждения, где он намерен проходить лечение, с просьбой о ведении больничного в электронной форме. А так же предоставить свое согласие в письменной форме, подтверждающее переход на ЭЛН. Форма подобного согласия является стандартной и ее можно загрузить на сайте ФСС.

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

  • Как только больничный лист закрывается врачом, сотрудник проходящий лечение получает справку с указанием всей потребующейся в дальнейшем работодателю информации.
  • Не стоит бояться ситуации с порчей или потерей справки, так как она не влечет за собой утрату информации.
  • Зная сроки болезни, а так же использую ФИО сотрудника и его СНИЛС работодатель в любой момент, может получить всю необходимую ему информацию по больничному листу.

Сотруднику, находящемуся на больничном, доступна регистрация на сайте Фонда соцстрахования или на сайте Госуслуг, где он получает свой личный кабинет, через который он может проверить и выгрузить необходимые данные о больничном. Не имея возможности воспользоваться электронными ресурсами, сотрудник всегда может лично обратиться в ФСС и получить всю необходимую информацию по ЭЛН.

Информация по работе с ЭЛН для работодателя

  1. На плечи работодателей ложатся обязанности по настройке необходимого для работы ПО, а так же обучению уполномоченного персонала корректной обработке больничных в электронном виде.

  2. Отсутствие должного функционирования системы внутри компании не может являться аргументом в пользу отказа в ведении больничного листа сотрудника в электронной форме.

  3. Сотрудник имеет право на выбор формы ведения своего больничного листа.

Как установить систему и зарегистрироваться в ней

Руководителю, бухгалтеру или любому другому сотруднику, наделенному полномочиями, необходимо регламентировано ГОСТ Р 34.10-2012 установить ФСС-сертификаты. Для этого их нужно загрузить с сайта Фонда Соцстрахования. Кроме того предполагается, что внеся необходимые доработки, можно так же вести учет и обработку ЭЛН в 2019-2020 г. в основных бухгалтерских программах.

Система предполагает наличие виртуальной помощи работодателю. Сервис содействует работодателю в корректном оформлении электронного больничного листа и его отправке для проверки и дальнейшей оплаты.

Действия работодателя после регистрации

Так же как и в случае с бумажным носителем, работодателю нужно правильно обработать и передать ЭЛН далее на оплату.

Что бы найти ЭЛН в личном кабинете или бухгалтерской программе, он должен получить от сотрудника справку с информацией от медучреждения. Не имея справки из медучреждения работодатель все равно сможет найти нужный документ в системе, используя сроки болезни и личные данные сотрудника (ФИО и СНИЛС).

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Работодателю потребуется внести в систему данные о работнике. Причину по которой сотрудник нетрудоспособен, сроки болезни, трудовой стаж сотрудника и его средний заработок. Эти данные вынесены в раздел «Заполняется работодателем».

После заполнения всех граф программа сама рассчитает суммы пособия, необходимого для выплаты сотруднику. Общая сумма состоит из двух частей:

  1. Первая часть это сумма к выплате средствами работодателя;
  2. Вторая сумма – средствами ФСС.

Эту разбивку программа определяет сама в зависимости от конкретных данных, указанных работодателем при заполнении.

Когда вся информация внесена и ЭЛН полностью заполнен, электронный документ необходимо подписать. Для этого существует уникальная цифровая подпись. Далее вся информация передается в Фонд соцстрахования. Дублировать информацию в бумажном формате не обязательно.

Возникновение ошибок и их исправление

Несмотря на существенную оптимизацию процесса, он не лишён вероятности возникновения ошибок. В разделе «Сервисы» системы доступен Журнал ошибок. Он, в свою очередь, представляет собой таблицу, с указанием полного списка ошибок, возникших в ходе работы с ЭЛН. Наличие режима «Редактировать» в личном кабинете помогает вносить корректировки.

При внесении правок, система потребует указать причину исправлений и их обоснование. Для этого отведены отдельные поля. В конце редактирования все правки необходимо зафиксировать с помощью кнопки «Сохранить».

Таким образом переход на ЭЛН в 2019-2020 годах значительно упрощает процесс ведения больничных листов, делая его простым и доступным для всех участников. Что положительно сказывается на трудозатратах и оптимизирует рабочие процессы.

Источник: https://zlatschool38.ru/otbor-soiskatelej/podrobnaya-instruktsiya-po-zapolneniyu-bolnichnogo-lista-v-2020-godu.html

Сколько лет хранятся больничные листы в организацииСколько лет хранятся больничные листы в организации

К примеру, если вам предстоит лечение зубов. то нужно помнить, что врач-стоматолог оформляет больничные листы в отдельных случаях при наличии соответствующего решения органа исполнительной власти РФ в области здравоохранения.

Отдельные медицинские учреждения и вовсе не вправе выдавать листки временной нетрудоспособности. К таковым относятся, например, станции скорой помощи, переливания крови и т.д.

Не менее требовательно законодатель подходит и к порядку оформления рассматриваемого документа. Существует положение, подробно расписывающее в каких графах какая информация указывается, как вносить исправления и т.д.

Не менее строго законодатель подходит и к порядку хранения и учета бланков больничных.

Итак, согласно действующему законодательству, изготовление самих бланков больничных листов обеспечивает ФСС. Медицинские же организации, будь то больница в Иркутске или стоматология в Санкт-Петербурге.

получают бланки от регионального отделения Фонда по мере надобности. Для этого ими подается заявка установленной формы.

Упомянутый выше приказ не допускает хранить запас бланков, превышающий квартальный запас потребностей.

Необходимо понимать, что бланки больничных листов – это документ строгой отчетности, и отношение к ним особенное. Они хранятся в специальных опечатанных помещения, с надежными замками в специальных обитых железом шкафах. Их постоянно пересчитывают, и полученное количество сверяют с балансовым счетом.

Врачи получают бланки на основании приказа руководителя медицинской организации под отчет. Все листки прошиты за верхний левый угол, корешок которого остается после выдача пациенту больничного листа. Потом, когда доктор обратиться за новыми бланками, он должен будет сдать все корешки до единого.

При этом медицинское учреждение, будь то поликлиника или стоматология. обязано хранить их в течение трех лет. По истечении этого периода они уничтожаются, о чем в обязательном порядке составляется специальный акт.

Но как быть, если врач ошибся и «испортил» больничный лист? Закон допускает вносить в листок нетрудоспособности поправки и помарки, но только в установленном порядке и в определенном количестве.

Если исправить документ уж нельзя, он сдается уполномоченному лицу, о чем делается запись в специальной книге. В ней фиксируются данные обо всех испорченных, утерянных или похищенных бланках.

В конце года эта информация передается в территориальное отделение ФСС.

Сами же испорченные бланки помещаются в специальную папку, порядок оформления которой также строго регламентирован Приказом. Они хранятся там три года, после чего уничтожаются специально созданной комиссией. Это действо также обязательно сопровождается составлением акта.

Комментариев пока нет!

Читайте также:  Тарифная система оплаты труда - что это, элементы, что включает

Как долго хранить документы

Вид документов Срок хранения Норма законодательства
ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ И ОПЛАТЕ ТРУДА
Штатное расписание организации и изменения к нему Не менее 10 лет**
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) Не менее 75 лет
Правила внутреннего (служебного) распорядка организации Не менее 1 года после замены новыми
Положение об оплате труда и премировании работников Не менее 10 лет
Нормы выработки и расценок Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми
Должностные инструкции работников Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет
Коллективные договоры Не менее 10 лет**
Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) Не менее 75 лет
Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников Не менее 75 лет
Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета) Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица
Образцы подписей материально ответственных лиц Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет
  • Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе:
  • —о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении;
  • —аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.);
  • —изменении фамилии;
  • —поощрении и награждении;
  • —оплате труда, премировании и различных выплатах;
  • —всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;
  • —отпусках по уходу за ребенком;
  • —отпусках без сохранения заработной платы;
  • —длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
  • —командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;
Не менее 75 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда Не менее 75 лет
Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки) Не менее 5 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Переписка о выплате заработной платы Не менее 5 лет
Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи Не менее 5 лет
Листки нетрудоспособности Не менее 5 лет
Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет
Личные карточки работников (в том числе временных работников) Не менее 75 лет
Лицевые карточки (лицевые счета) работников Не менее 75 лет
Исполнительные листы работников (исполнительные документы) Не менее 5 лет
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет
Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 75 лет
Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 5 лет
Графики предоставления отпусков Не менее 1 года
Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников Не менее 5 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.) Не менее 3 лет

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

Журнал учета больничных листов

Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы.

Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов.

Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).

При составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:

На титульном листе или первой странице журнала:

  • наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
  • даты начала и окончания ведения журнала,
  • если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.

Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

  1. Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
  2. Дата предоставления листка нетрудоспособности,
  3. Фамилия, инициалы работника,
  4. Должность, наименование структурного подразделения работника,
  5. Номер больничного листа,
  6. Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
  7. Даты начала и окончания нетрудоспособности,
  8. Количество дней нетрудоспособности.

В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.

Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.

Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице.

На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии.

В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.

Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

Действия, если срок хранения истек

Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?

Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения

Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

Порядок уничтожения документов

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Порядок утилизации листов нетрудоспособности с истекшими сроками хранения будет следующим:

  1. Архивный работник подготавливает папки, которые уже пересекли рубеж своего обязательного хранения.
  2. Создается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Комиссия проверяет не только сроки хранения, чтобы убедиться, что они действительно истекли, но и содержимое папки, дабы не уничтожить бланки, которые еще могут понадобиться.
  3. Затем составляется акт, в который вносят сведения об уничтожаемых папках.
  4. Сам факт утилизации оформляется дополнительным документом и напрямую зависит от того каким именно образом данная процедура производится.

Обычно комиссия собирается один-два раза в год, но может и чаще.

Акты об утилизации хранятся постоянно в отдельной папке. В акте указывается номер папки, ее содержимое, даты ее хранения и срок уничтожения. Как поступить с бумагами, которые исчерпали свой срок хранения, решается внутри организации.

Например, их можно сдать на вторсырье для переработки или уничтожить через шредер. Если папки ушли на вторсырье, то к акту прикрепляется копия ТТН.

Если утилизация произведена иным способом, то пишется дополнительный акт о способе уничтожения, времени и месте.

Обеспечение сохранности больничных листов

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году

Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.

Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.

Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.

Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации.

Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер.

При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.

Как правильно хранить больничные листы в организации

  1. СЗВ-М на единственного учредителя сдавать не нужно
  2. Если компания не ведет хозяйственную деятельность, не имеет наемных работников, а с единственным учредителем, исполняющим обязанности руководителя, не заключен трудовой договор или ГПД, такая организация не обязана сдавать СЗВ-М.
  3. Реестр субъектов малого и среднего бизнеса уже появился

На сайте Налоговой службы появился раздел Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Теперь «малышам» не нужно специально подтверждать свой статус для получения преференций.

6-НДФЛ: опубликована очередная подборка ответов на насущные вопросы

Налоговая служба ответила на ряд вопросов, связанных с заполнением формы 6-НДФЛ. На некоторые из них налоговики уже отвечали ранее, но есть и несколько свежих разъяснений.

6-НДФЛ: как отразить выплату премий

Работодатель, выплачивающий своим работникам помимо зарплаты еще и премии, должен удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с премиальных сумм. Как правильно заполнить 6-НДФЛ по этим операциям, разъяснила Налоговая служба.

  • Больничный в 6-НДФЛ: новые разъяснения
  • Если пособие по временной нетрудоспособности начислено в одном отчетном периоде, а выплачено в другом, отражать такой переходящий больничный нужно в периоде выплаты.
  • Бухгалтер-кассир в отпуске: как передать его функции другому сотруднику
Читайте также:  Охрана труда при работе на высоте 2020

В случае, когда в компании временно отсутствует бухгалтер-кассир, его обязанности может исполнять другой работник бухгалтерии в порядке совмещения. Минтруд напомнил, как правильно это оформить.

Страховые взносы — 2017: новые формы отчетности уже разработаны

С 01.01.2017 года взносами на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование будет заниматься ФНС. В руках соцстраха останутся только взносы «на травматизм». В связи с этим налоговики и ФСС уже разработали новые формы расчетов.

Срок хранения больничных листов

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения больничных листов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты. Срок хранения больничных листов

Источник: https://laudit.ru/srok-hranenia-bolnicnyh-listov-na-predpriatii.html

Сколько хранятся больничные листы в организации

  • После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению.
  • После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению.
  • Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета.
  • Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.
  • Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования.
  • Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования.
  • Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда.
  • Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.
  • В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд.
  • Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда.

Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами.

Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

  1. ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
  2. Это быстро и БЕСПЛАТНО!
  3. Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя.
  4. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.
  • Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования.
  • В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности.
  • Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности.
  • На работодателя только возлагается обязанность расчета суммы пособия.

Но соответственно, так как больничные листы поступают, как и прежде, работодателю, то и хранение, и учет этих документов осуществляют работодатели.

Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику.

Срок хранения больничных листов в организации в 2020

И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен.

Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.

Сколько лет хранятся больничные листы в организации

И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.

Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале.

Срок хранения больничных листов на предприятии, в

Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся.

В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.

Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет.

Сроки хранения документов. Бухгалтерская неделя, № 20

А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы.

  • Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов.
  • Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).
  • В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности».
  • Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника.
  • Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.
  • Образец журнала учета больничных листов Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный.
  • Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.
  • Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице.

На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.

Сколько хранятся больничные листы – Сколько лет

Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности.

Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

  • Журнал учета больничных листов — бланк Законодатель не предусматривает введение единого образца журнала.
  • Таким образом, работодатель вправе самостоятельно определять удобную для него форму документа.
  • При этом законодательно определены некие требования к оформлению журнала: Законодатель не обязывает работодателей вести учет больничных листов, не устанавливает ответственность за отсутствие журнала.
  • Решение о ведении учетной документации принимается работодателем самостоятельно.

В данной ситуации документы будут подлежать учёту и контролю, срок их хранения на предприятии составит минимум 5 лет (согласно Приказа Минкультуры РФ №558 от года).

Поэтажный план и экспликация срок получения? Смотрите тут.

Какой срок хранения больничных листов в организации

Журнал учёта больничных листов представляет собой официальный документ, к которому выдвигается ряд обязательных требований. При ведении документации учётного типа нужно обратить внимание на такие нюансы: Неисполнение указанных требований влечёт за собой сложности.

Что грозит предприятию в случае утери больничных

При заполнении документа ручкой, необходимо использовать чёрную гелевую пасту. Согласно законодательным нормам, документы, не отвечающие правилам ведения, теряют юридическую силу, не могут быть использованы в судебных инстанциях и правоохранительных структурах как доказательная база.

Журнал регистрации больничных листов — образец

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа».

Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

Как хранить бланки листков нетрудоспособности / Будни

  1. Ознакомимся с примером.
  2. Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр.
  3. На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке.

  • Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.
  • Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия.
  • Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.
  • Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака.

При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Как оформить?

  • По общему правилу первичные документы должны храниться в организации не менее пяти лет.
  • Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, это относится, в том числе, и к документам об оплате листков нетрудоспособности.
  • Но согласно федеральному закону «О страховых взносах» плательщики таких взносов должны обеспечивать на протяжении шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

Документы

Больничные листки, как раз, и подтверждают правильность исчисления и уплаты таковых взносов.

  • Из чего можно сделать вывод о том, что работодатель должен обеспечивать хранение листков нетрудоспособности в течение шести лет.
  • Течение этого срока исчисляется с момента окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников.
  • Несмотря на то этот документ не отнесен к обязательным, Перечень типовых управленческих документов содержит упоминание и об этом журнале.
  • Срок хранения журнала, согласно Перечня, составляет пять лет.

В то же время, разумно предположить, что журнал учета больничных листков не может храниться в организации или у предпринимателя менее срока хранения самих больничных листков.

После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению.

Образец приказа

Поэтому целесообразно установить шестилетний срок хранения журнала учета.

  • Несколько слов о больничном листе Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии Есть ли противоречие Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу.
  • В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Дзен При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения.
  • Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от № 624н. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст.
  • 9 закона «О бухгалтерском учете» от № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности.

На видео о Сколько лет хранятся больничные листы в организации?

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
  1. Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
  2. ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
  3. Источники:
    http://law-03.ru/perechen-dokumentov-v-lichnom-dele-sotrudnika/

Источник: https://life-lawyer.ru/skolko-hranyatsya-bolnichnye-listy-v-organizatsii

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector