Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2020 году

• Новости
• Подтверждающие документы

Изменились сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов

12 февраля Марина Басович Налоговый журналист, опыт работы более 10 лет

Приказом Росархива от 20.12.19 № 236 утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. В частности, приказом установлено, что счета-фактуры придется хранить 5 лет вместо 4-х.

А книги учета доходов и расходов при УСН нужно будет хранить всего 5 лет (а не постоянно, как сейчас). Новые правила начнут действовать с 18 февраля. С этой же даты утратит силу действующий перечень документов, утв.

приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

Помимо прочего, комментируемым приказом изменен срок хранения расчетно-платежных и платежных ведомостей. Напомним, что сейчас срок хранения этих документов при наличии лицевых счетов составляет 5 лет, при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

Срок хранения «50/75 лет» означает следующее:

• документы, созданные до 1 января 2003 года, нужно хранить 75 лет;
• документы, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Как уже было сказано выше, организации и ИП, применяющие УСН, должны будут хранить КУДиР на протяжении 5 лет, а не постоянно (п.318 Перечня). Срок хранения счетов-фактур увеличится с четырех до пяти лет (п. 317 Перечня).

Обратите внимание: юридически значимые электронные документы можно хранить не распечатывая (см. «Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры»). 

Бесплатно обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Реестры сведений о доходах физических лиц можно будет хранить всего 5 лет вместо 75 лет (п. 313 Перечня). Но при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) придется хранить 50/75 лет (п. 311 Перечня).

Также в новом Перечне появились сроки хранения следующих документов:

• годовых и квартальных расчетов по страховым взносам — 50/75 лет (п. 308 Перечня);
• справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций, справки о состоянии расчетов с бюджетом — 5 лет (п. 305 Перечня).
• карточек индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов — 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет; п. 309 Перечня).

Кроме этого, скорректированы сроки хранения некоторых кадровых документов:

• график отпусков нужно будет хранить не 1 год, как сейчас, а в течение 3-х лет (п. 453 Перечня);
• документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года вместо 5-ти лет (п. 434 Перечня);
• документы об отпусках и командировках в общем случае нужно будет хранить 5 лет, как и ранее. Но, если сотрудники заняты на вредных или опасных работах, то срок хранения составит 50/75 лет (п. 434 Перечня).

Обсудить на форуме (3) В закладки Распечатать Поделиться34 823

34 823

Обсудить на форуме (3) В закладки Распечатать Поделиться34 823

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/news/2020/2/15428

Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году: таблица

Бухгалтерские документы нужно хранить на протяжении длительного времени, а уничтожать разрешается только в соответствии со строгой процедурой. Сегодня разберемся со сроком хранения бухгалтерских документов в организации и составим таблицу сроков, актуальную для 2020 года.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Основная причина заключается в том, что документы могут понадобиться (и понадобятся) организации после того, как они выполнили своё непосредственное предназначение. Например, накладная на поставку какого-то сырья.

Предприятие приняло это сырьё по накладной, оприходовало и уже пустило в производство.

Если организация подлежит обязательному аудиту, то при нём будет проверяться не только годовая отчётность, но и все первичные документы. Их также будут запрашивать при любых других проверках, плановых и внеплановых. Не говоря уж о том, что эти документы могут понадобиться самой организации при возникновении спорных ситуаций с поставщиками, недостачах и т.д.

Законы, регламентирующие хранение

Сроки хранения бухгалтерских документов диктуют два основных закона:

• ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте»;
• Перечень, утверждённый Приказом Минкультуры №558.

Часто в них прописаны разные сроки хранения для одного и того же типа документа. Это вызывает недоумение у сотрудников – какое же предписание тогда соблюдать?

Все очень просто – соблюдайте больший срок. Например, ФЗ-402 устанавливает, что всю первичную бухгалтерскую документацию надо хранить минимум 5 лет, а приказ может устанавливать меньшие сроки для отдельных документов.

Тогда все равно храним 5 лет, чтобы не противоречить федеральному закону «О бухгалтерском учёте». И наоборот, если в перечне значится более продолжительный срок, тогда храним документ столько, сколько предписывает перечень.

К слову, хранить документы можно и в электронном виде – в специальных электронных архивах, облачных системах хранения, системах типа «клиент-банк» и др. Главное, чтобы, когда у вас запросят этот документ, вы сумели предоставить его в сохранном и читаемом виде.

Что касается бумажного вида, то тут можно пойти двумя путями:

1. Хранить в своих зданиях, выделив помещение под архив.
2. Заключить договор со специальной архивной организацией и передавать документы на хранение туда.

Законом это разрешается, и компании не будет грозить наказание, если она передаст документы на хранение другой фирме, которая на этом специализируется.

Сроки хранения различных документов

Ниже приведена таблица с перечнем типовых архивных документов с указанием сроков хранения на 2020 год. Важно понимать один момент – срок отсчитывается не с даты составления/подписания документа, а с даты его последнего использования.

Например, накладная была составлена в августе и, казалось бы, больше не применялась. Однако факт поставки учитывался при составлении бухгалтерской отчётности, и формально там задействована эта накладная.

Поэтому срок её хранения начнёт отсчитываться с 1 января года, следующего за отчётным.

Наименование документа
Срок хранения согласно перечню, утверждённому приказу №558

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключён договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия, если иное не указано в других статьях перечня
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет. Если нет лицевых счетов – не менее 75 лет
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учёта рабочего времени	Не менее 5 лет. Если речь идёт о опасных, тяжёлых, вредных условиях труда – не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская отчётность	Постоянно, т.е. на протяжении всего существования организации
Учётная политика, план счётов, формы первичных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счётов	Не менее 5 лет
Карточки учёта основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчётность в ФСС годовая	Постоянно
Отчётность в ФСС квартальная	В течение 5 лет
Отчётность в ПФР	Не менее 5 лет. Если нет лицевых счётов и ведомостей начисления заработной платы, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчётность в статистику: — годовая; -полугодовая и квартальная; — единовременная; — месячная	— постоянно — 5 лет или постоянно, если нет годовых; — постоянно, если нет годовых; — год, либо постоянно, если нет другой отчётности.
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

В конце статьи также приложен полный детальный перечень сроков хранения с учётом всех нюансов. Если вы сомневаетесь, сколько хранить тот или иной документ, или подозреваете, что есть условия, продлевающие его хранение, лучше сверьтесь с документом ниже.

Чтобы не запутаться с таким обширным перечнем, можно вести номенклатуру дел – это специальный документ, который фиксирует все дела, заводимые в организации, собирает их в однотипные группы, а также устанавливает сроки хранения. Скачать бланк номенклатуры и образец её заполнения можно в конце статьи.

Нужно отметить, что ведение подобного документа не является обязательным – лишь бы организация соблюдала те сроки хранения, которые установлены по закону. В остальном же номенклатура нужна только большим предприятиям со сложной и разветвлённой структурой документооборота. Небольшие организации обходятся и без неё.

Как уничтожать документы

Уничтожение документов, само собой, тоже должно документироваться и состоит из нескольких этапов:

1. Экспертная оценка документов организации и выделение тех, которые уже не подлежат хранению.
2. Составление типового акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
3. Непосредственное уничтожение или передача на повторную переработку.

Экспертную оценку проводит комиссия, постоянно действующая в организации. В её состав могут входить представители разных структурных подразделений – главное, чтобы они могли адекватно определить ценность документа и знали, сколько он должен храниться по закону. Если в штате компании предусмотрены должности архивистов, эта работа ложится на их плечи.

После проведения оценки комиссия составляет акт. Данный документ не имеет строго установленной законом формы, отсюда и некоторые разночтения. Где-то его называют «акт о выделении документов к уничтожению», где-то – «акт об уничтожении документов». Образец можно скачать в конце статьи, но это лишь примерный вариант, который можно изменять.

Разница вот в чём. Если компания сама занимается уничтожением своих архивных документов, то уместнее будет после перечня документов, подлежащих уничтожению, добавить надпись типа «Документы уничтожены путём пропуска через шредер» и назвать документ «Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению».

А если компания сама этим не занимается, то правильнее будет назвать «Акт о выделении документов, не подлежащих хранению», а в конце писать что-то наподобие «Документы сданы на переработку по такой-то накладной».

Но формально это один и тот же документ, поэтому не надо составлять и тот, и другой – выберите, который подходит вашей организации и принципам работы с документами.

В конце статьи приложены бланки и образцы для обоих вариантов.

Ответственность за нарушение правил хранения

Наказание за несоблюдение упомянутых выше правил устанавливается статьями нескольких законов и кодексов. Первое – это 120 статья Налогового кодекса РФ, которая устанавливает понятие грубого нарушения правил учёта расходов и доходов объектов налогообложения, а именно:

«Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета (…)»

Если такое случится однократно, взыщут 10 000 рублей. Если нарушение повторялось в течение нескольких налоговых периодов, штраф вырастет до 30 тыс. рублей.

Если в результате нарушения была занижена база для исчисления страховых взносов и/или налогов, то штраф будет взыскиваться в размере 20% от суммы недоплаченного налога, но не менее 40 тыс.

руб.

Также предусмотрена уголовная ответственность за уничтожение, повреждение или сокрытие документов, подлежащих хранению. То есть если будет доказано, что компания нарочно уничтожила документы, руководствуясь корыстной заинтересованностью. Ответственность может быть следующей:

• штраф 200 тысяч рублей;
• штраф до 18 заработных плат осуждённого;
• до 480 часов обязательных работ;
• до 2 лет исправительных работ;
• до 1 года принудительных работ;
• арест на срок до 4 месяцев;
• лишение свободы на срок до года.

Исключительные случаи освобождения от ответственности

Иногда организация не виновна в том, что документы оказались утрачены или повреждены. Однако это нужно ещё доказать. Рассмотрим несколько типовых случаев:

1. Пожар. В таком случае нужно, чтобы пожарный инспектор провёл расследование и подтвердил, что не было поджога или нарушений правил пожарной безопасности. Едва ли удастся избежать штрафа, если выяснится, что в здании проводка давно требовала замены и не было пожарной сигнализации.
2. Потоп, наводнение, другие стихийные бедствия. Нужно взять справку от МЧС или Гидрометеоцентра, подтверждающую, что в регионе действительно были экстремальные погодные условия. И никто не отменял вопроса о том, сделала ли организация все возможное для предотвращения такого ЧП. То есть если здание, отведённое под архив, находилось в ветхом состоянии, то ему могло нанести урон даже несерьёзное погодное ненастье. В таком случае организацию с высокой вероятностью оштрафуют.
3. Кража третьими лицами. Здесь тоже обстоятельства решают все. Если организация заявляет о факте кражи только тогда, когда к ней нагрянула проверка и обнаружилась нехватка документов, то это выглядит как минимум подозрительно. А вот если компания при проведении проверки может заранее предоставить документы, подтверждающие, что энное время назад был обнаружен факт кражи и проведено соответствующее расследование, то наверняка к ней не будут применять наказание.

Бланки документов

Типовые образцы документов:

Источник: https://vesbiz.ru/buxuchet/sroki-hraneniya-buhgalterskih-dokumentov.html

Сроки хранения документов поменяются. Таблица с новыми сроками для бухгалтера и кадровика

Действующие сроки хранения документов в 2019 году скачать таблицу бесплатно

Новые сроки хранения документов для бухгалтера и кадровика скачать таблицу бесплатно

Что изменилось в сроках хранения бухгалтерских документов

Чиновники решили пересмотреть сроки, в которые компании должны хранить документы.

В итоге Росархив опубликовал проект, в котором перечислены документы по учету и отчетности, налогообложению, учету основных средств, статотчетности, а также кадровые бумаги и новые сроки их хранения.

Изменения по срокам документов, с котороыми бухгалтеру приходится работать каждый день, приведем в таблице.

Таблица. Как изменятся сроки хранения бухгалтерских документов

Вид документа	Как было	Как будет
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов	5 лет	6 лет. Исключение – налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно хранят 75 л.
Счета-фактуры	4 года	5 лет
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней	5 лет	6 лет
Реестры сведений о доходах физических лиц	75 лет	5 лет
Образцы подписей материально ответственных лиц	До минования надобности, но не менее 5 лет	5 лет после смены материально ответственного лица

Отметим, что ФНС в списке опасных документов особое внимание уделила первичке. Проверьте в Школе, вся ли ваша первичка соответствует «Последним требованиям ФНС к первичным документам». Сверьте сроки хранения, место хранения и время, когда вы обязаны сдать документы в архив.

Источник: https://www.glavbukh.ru/news/29918-hranit-buhgalterskie-dokumenty-pridetsya-dolshe/

Главный Редактор

Источник: http://bhnews.ru/sroki-hraneniya-dokumentov-pomenyayutsya-tablitsa-s-novymi-srokami-dlya-buhgaltera-i-kadrovika/

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации изменили: где познакомиться с их перечнем на 2020 год

Появилась важная информация, касающаяся сроков хранения ряда типовых бумаг. Конкретно речь идёт о приказе Росархива, фигурирующем в реестре под номером 236 (датируется 12.12.2019).

Он утверждает перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления, а также организаций.

Дополнительно в нем содержатся сроки хранения бумаг.

Все желающие смогли познакомиться с вышеупомянутым документом 7 февраля текущего года (именно тогда он и был опубликован). Он начинает работать сегодня, 18 февраля текущего года. Журналисты разбирались, какие корректировки введены и где можно познакомиться с полным перечнем типовых управленческих архивных документов.

Где опубликован перечень бухгалтерских документов с новыми сроками хранения?

Познакомиться с полным перечнем типовых архивных документов и обновленными сроками их хранения можно, обратившись за помощью к госсистеме правовой информации, введя в поисковую строку номер документа.

Важно обратить внимание на то, что ранее действующий приказ, сформированный Минкультуры страны, утратил свою силу. В вышеупомянутый перечень включены бумаги, созданные в процессе деятельности организации (во внимание не принимается их организационно-правовая форма, а также формы собственности при осуществлении управленческие функций, относящихся к однотипным).

В перечне также можно познакомиться со сроками хранения. Чтобы знакомиться с ним было удобно, уполномоченные лица произвели перечисление всех видов бумаг в алфавитном порядке.

Какие корректировки в сроки хранения ввели в 2020 году?

Теперь некоторые документы необходимо хранить дольше. Речь идёт о следующих бумагах, относящихся к кадровым:

• график отпусков;
• книги, журналы, базы данных отпусков, карточки учета.

В первом случае документы необходимо хранить 3 года (ранее – год), во втором – 5 лет (до внедрения нововведений бумаги хранили 3 года).

Дополнительно стоит обратить внимание на то, что для некоторых документов теперь предусмотрен уменьшённый срок хранения. Речь идет о следующих бумагах:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда;
• книгах, журналах регистрации и инструктажей, а также базах данных, в которых содержится информация про несчастные случаи на производстве, учет аварий.

В первом случае документы теперь нужно хранить на протяжении 3 лет (ранее – 5), во втором – 5 лет вместо постоянного хранения. Для бумаг из третьего пункта этот период уменьшается до 45 лет (вместо постоянного хранения).

Источник: https://pronedra.ru/sroki-xraneniya-buxgalterskix-dokumentov-v-organizacii-izmenili-gde-poznakomitsya-s-ix-perechnem-na-2020-god-451602.html

Срок годности документов — Эльба

Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы:

• налоговые;
• бухгалтерские;
• кадровые.

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления.

Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет.

Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года.

Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах.

Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Бухгалтерские документы

В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Минкультуры России от 25.08.

2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.

Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Минкультуры № 558.

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Минкультуры № 558).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полныйсокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда, а 1 год хранятся графики отпусков, например.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Что делать, если документы живут дольше фирмы

При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.

Статья актуальна на 10.06.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/141

Хранение бухгалтерских документов. Сроки хранения

22.09.2014«Главбух»

Какие документы хранить обязательно

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно. К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе. А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.

Срок хранения бухгалтерских докуменгтов

Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет. Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет.

Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы »Клиент-Банк»).

Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, статье 29 Закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Вот ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения первички.

Вид документов	Срок хранения	Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)	Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали

Источник: http://taxpravo.ru/analitika/statya-355631-hranenie_buhgalterskih_dokumentov_sroki_hraneniya