Учет расчетов с подотчетными лицами 2020

Основной задачей учета подотчетных сумму является обобщение информации о состоянии расчетов с работниками предприятия, получившими аванс на хозяйственные, командировочные или операционные расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Каждая компания в России наделена правом расплачиваться за товары и услуги, выплачивать зарплату служащим и авансовые суммы командировочным наличными деньгами. Но, для оплаты товароматериальных ценностей и командировок сотрудников все расчеты должны оформляться через счет учета подотчетных лиц – балансовый счет 71.

Расчеты с подотчетными лицами

Данный счет всегда находится под строгим контролем руководства любой компании. Чем крупнее компания, тем больший объем наличных расчетов может проходить именно здесь. Учет должен быть правильным, своевременным, прозрачным и соответствовать нормам и правилам бухучета и законов РФ.

К контролю целевого использования выданной работникам наличности в подотчет на предприятиях относятся серьезно. Каждая сумма, полученная работником, выдается ему с конкретным распоряжением руководства:

1. произвести расчет за какую-то определенную услугу;
2. купить канцтовары и конверты;
3. бензин и другие горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля;
4. купить билеты для поездки в командировку и оплатить гостиницу;
5. закупить офисную технику и т.д.

Работник, чтобы получить деньги в подотчет пишет заявление с указанием суммы и цел расходования. Круг подотчетных лиц должен быть четко очерчен приказом руководителя или управляющего фирмы. В данном перечне указываются сотрудники, которые могут получать в кассе наличные деньги, для выполнения какой-то определенной задачи.

В списке указывают все данные сотрудника, должность, цель и сумму денежных средств, больше которой ему не имеют права выдавать.

Командировочные могут получать любые сотрудники, если они получили приказ отправиться в командировку, либо на обучение для повышения квалификации от компании.

Такой договор заключается с руководителями компаний, их заместителями, начальниками отделов и служб, завхозами, кладовщиками, снабженцами, и т.д.

Работники, которые еще не достигли совершеннолетия, не могут работать на должностях, на которых предполагается нести материальную ответственность. И поэтому они также не могут быть подотчетными лицами.

После выполнения поставленной задачи сотрудник обязан отчитаться, о проделанной работе, и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех финансовых документов, подтверждающих полной или частичное расходование аванса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

Эффективная модель учета включает в себя несколько основных принципов, которыми руководствуются при совершении операций:

1. Наличные денежные средства должны выдаваться только определенным руководством предприятия сотрудникам. Запрещено выдавать деньги лицам, не работающим в компании.
2. Суммы, полученные работником не должны превышать лимит, утвержденный для него.
3. Прежде чем получить новую сумму в свое распоряжение, подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученной сумме.
4. Данные расчеты используются только в том случае, если другим способом нужных целей достичь невозможно, например, если из кассы разрешено выдать заработную плату наличными, то неправомерно ее выдавать через 71 счет.
5. Руководитель компании должен утверждать целесообразность совершенных расходных операций.
6. Учет должен производиться в полном объеме и своевременно, все сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно соблюдаться.
7. Главный бухгалтер организации должен контролировать целевое использование подотчетных сумм.

!  КБК по НДФЛ и пени за сотрудников в 2020 году

Выполнение всех правил совершения операций гарантирует создание правильной системы их учета.

Нормативная база учета сумм, выданных в подотчет

Нормативными документами, регламентирующими расчеты:

• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 №402-ФЗ,
• Положение о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
• План счетов бухучета организаций и инструкция по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
• Положения, приказы и регламенты самого предприятия

ФЗ о «Бухучете»

Несмотря на широкие возможности в расходовании своих средств, компании могут расходовать средства из выручки только на определенные цели (Указание № 3073-У от 07.10.2013г. п.2 Центрального Банка РФ). В том числе и на выдачу наличных денег в подотчет.

Источник: https://vesbiz.ru/buxuchet/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami.html

Учет расчетов с подотчетными лицами

Определение 1

Подотчетным лицом является штатный сотрудник компании, получивший авансом денежные средства из кассы предприятия. Обычно в подотчет выдаются наличные денежные средства для командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, для приобретения материалов и прочие нужды.

Выдаются денежные средства в подотчет по расходным кассовым ордерам, и расходоваться они могут исключительно по назначению. Подотчетные средства не относятся к доходам физических лиц — работников предприятия. Расходы подотчетного лица, которые были произведены в валюте, подлежат пересчету в рубли по курсу Центрального Банка РФ, зафиксированному на дату утверждения авансового отчета.

К внутриорганизационным документам, используемым в расчетах с подотчетными лицами, относятся:

• списки подотчетных лиц, утвержденные руководством компании,
• сметы на представительские расходы,
• приказы об утверждении смет,
• авансовые отчеты,
• журналы регистрации отчетов.

Помимо этого, при направлении работников в командировки, обязательно должны быть оформлены соответствующие приказы. Кассовые операции при расчетах с подотчетными лицами оформляются типовыми формами первичных документов. Выдача наличных денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Выдача наличных денег, связанная со служебными командировками, осуществляется в пределах тех сумм, которые причитаются командированным сотрудникам на эти цели.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или другими уполномоченными сотрудниками.

Кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющего личность получателя при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.

За полученные денежные средства подотчетным лицам необходимо отчитаться, составив авансовый отчет и приложив к нему оправдательные документы за приобретенный товар. К оправдательным документам в данном случае относятся:

• товарные чеки,
• кассовые чеки,
• проездные билеты.

Если приобретенный товар не оприходован на склад организации, то подотчетную сумму необходимо включить в совокупный годовой доход подотчетного сотрудника. Порядок выдачи подотчетных сумм и отчетности об их определяется приказом руководителя компании.

Сотрудникам, которые получили наличные деньги под отчет, необходимо не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, предоставить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных денежных средствах и произвести окончательный расчет.

Форма авансового отчета относится к унифицированным и представлена формой АО-1 «Авансовый отчет». Последующая выдача денег под отчет может производиться только при полном отчете конкретного подотчетного лица по авансам выданным ранее. Отчет проверяет бухгалтер.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет должен быть утвержден руководителем и затем принят к учету. Остаток неиспользованных денежных средств сдается в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Перерасход по авансовому отчету выдается по расходному кассовому ордеру подотчетному лицу. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные суммы в определенном порядке.

Внутриорганизационный контроль над совершением расчетов с подотчетными лицами

Внутриорганизационный контроль над совершением расчетов с подотчетными лицами включает в себя:

• утвержденный список сотрудников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств,
• утвержденный порядок подачи заявлений на выдачу денежных средств с указанием цели такой выдачи,
• соблюдение сотрудниками организации установленных сроков отчета по выданным суммам и сроков возврата остатка средств,
• отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам,
• соблюдение запрета на выдачу денежных средств работникам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам,
• ведение аналитического учета командировочных и представительских расходов,
• оформление необходимых подтверждающих документов к авансовым отчетам,
• визирование авансовых отчетов.

Командировка — это поездка сотрудника организации по распоряжению руководителя для выполнения служебных поручений вне места постоянной работы. Не может считаться командировкой направление в поездку предприятием лица, с которым оно не состоит в трудовых отношениях.

Затратами признаются расходы по командировкам, связанными с управлением производством. Такие затраты формируют расходы по обычным видам деятельности.

При оплате работодателем сотруднику расходов на командировки в доход, который подлежит налогообложению, не включаются:

• суточные, выплачиваемые в пределах норм,
• произведенные и подтвержденные документами расходы на проезд до места назначения и обратно,
• аэропортные сборы,
• расходы на проезд в места отправления, назначения или пересадок,
• комиссионные сборы,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, и получение виз,
• расходы, связанные с обменом валюты.

Если командированный сотрудник (налогоплатедьщик) не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты в пределах норм, установленных законодательством, освобождаются от налогообложения. Предельные суммы составляют: до 700 рублей в день при командировке на территории России и до 2500 рублей в день при заграничной командировке.

Замечание 1

Суммы расходов на проезд к месту командировки и обратно включаются в расходы предприятия без НДС. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры, выставленного продавцом. Суммы налога возмещаются в пределах норм установленных законодательством.

Проездной билет, оформленный по установленному образцу, в котором сумма НДС выделена отдельной строчкой, дает возможность принять к вычету сумму НДС без наличия счета-фактуры. Это относится и к электронным проездным билетам.

Еще один вид расчетов с подотчетными лицами — это расчеты по представительским расходам. Представительские расходы — это расходы на официальный прием и обслуживание представителей других компаний, которые участвуют в переговорах, а также участников заседания совета директоров.

Не относятся к представительским расходам расходы на развлечения, отдых, профилактику и лечение заболеваний. Следует отметить, что представительские расходы включаются в прочие расходы в размере, не более четырех процентов от расходов компании на оплату труда за отчетный период.

К регистрам синтетического учета, в которых отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами, относятся:

• главная книга,
• отчет о движении денежных средств (форма № 4),
• строка Бухгалтерского баланса “Прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев»,
• журнал-ордер № 7,
• прочие регистры учета по счету 71.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждой сумме, которая выдана под отчет.
Для обобщения данных о расчетах с сотрудниками по суммам, выданным под отчет на расходы, предприятиями используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На сумму выданных под отчет средств 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется со счетами учета денежных средств.

На сумму израсходованных подотчетными лицами средств 71 счет кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей, или иными счетами, выбор которых определяется характером произведенных расходов.

Подотчетные суммы, которые работники не возвратили в установленный срок, учитываются по кредиту 71 счета и дебету 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Списание данных сумм со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» производится в дебет 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда», при условии, что они могут быть удержаны из заработной платы работника, или в дебет 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям», при условии, что отсутствует возможность удержания из заработной платы.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/finansovyy_uchet/uchet_raschetov_s_podotchetnymi_licami/

Учет расчетов с подотчетными лицами

44 страницы

17 источников

Добавлена 02.02.2014

Внимание!!!

• Ниже представлен фрагмент данной работы для ознакомления.
• Вы можете купить данную работу прямо сейчас!
• Просто нажмите кнопку “Купить” внизу.

Оплата онлайн возможна с Яндекс.Кошелька, с банковской карты или со счета мобильного телефона (выберите, пожалуйста).

• Содержание
• Часть работы
• Список литературы
• Вопросы/Ответы

Введение 31. Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами 51.1. Организация расчетов с подотчетными лицами на предприятии 51.2. Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами 82.

Учет расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «МСК-Строй» 112.1. Организационно-экономическая характеристика деятельности предприятия 112.2. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии 162.3.

Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии 20Заключение 27Список используемой литературы 29

1. Приложения 31
2. Фрагмент для ознакомления

Коды Форма № 2 по ОКУД 0710002 Дата (год, месяц, число) 2011 12 31 Организация ООО «МСК-Строй» по ОКПО 79877611 Идентификационный номер налогоплательщика ИНН 2464081162 Вид деятельности Строительство по ОКВЭД 51.52.22 Организационно-правовая форма/форма собственности Общество с ограниченной ответственностью 47 16 Общества/частная собственность по ОКОПФ/ОКФС Единица измерения: тыс. руб. по ОКЕИ 384

За Период с

01.01 по 31.12 За Период с 01.01 по 31.12 Пояснения 1 Наименование показателя 2 20 11 г.3 20 10 г.

4 Выручка 5 81601 66497 Себестоимость продаж ( 76923 ) ( 67267 ) Валовая прибыль (убыток) 4678 770 Коммерческие расходы ( – ) ( – ) Управленческие расходы ( – ) ( – ) Прибыль (убыток) от продаж 4678 (770) Доходы от участия в других организациях – – Проценты к получению – – Проценты к уплате ( – ) ( – ) Прочие доходы 14343 23458 Прочие расходы ( 14585 ) ( 21986 ) Прибыль (убыток) до налогообложения 4436 702 Текущий налог на прибыль ( 873 ) ( 225 ) в т.ч. постоянные налоговые обязательства (активы) – – Изменение отложенных налоговых обязательств – – Изменение отложенных налоговых активов – – Прочее – – Чистая прибыль (убыток) 3480 413 СПРАВОЧНО Результат от переоценки внеоборотных активов, не включаемый в чистую прибыль (убыток) периода Результат от прочих операций, не включаемый в чистую прибыль (убыток) периода Совокупный финансовый результат периода 6 3480 413 Базовая прибыль (убыток) на акцию Разводненная прибыль (убыток) на акциюПриложение 3

Отчет о финансовых результатах

за период 1 января по 31 декабря 20 12 г.

Коды Форма № 2 по ОКУД 0710002 Дата (год, месяц, число) 2012 12 31 Организация ООО «МСК-Строй» по ОКПО 79877611 Идентификационный номер налогоплательщика ИНН 2464081162 Вид деятельности Строительство по ОКВЭД 51.52.

22 Организационно-правовая форма/форма собственности Общество с ограниченной ответственностью 47 16 Общества/частная собственность по ОКОПФ/ОКФС Единица измерения: тыс. руб. по ОКЕИ 384

За Период с

01.01 по 31.12 За Период с 01.01 по 31.12 Пояснения 1 Наименование показателя 2 20 12 г.3 20 11 г.

4 Выручка 5 127078 81601 Себестоимость продаж ( 115739 ) ( 76923 ) Валовая прибыль (убыток) 11339 4678 Коммерческие расходы ( – ) ( – ) Управленческие расходы ( – ) ( – ) Прибыль (убыток) от продаж 11339 4678 Доходы от участия в других организациях – – Проценты к получению – – Проценты к уплате ( – ) ( – ) Прочие доходы 15565 14343 Прочие расходы ( 21877 ) ( 14585 ) Прибыль (убыток) до налогообложения 5027 4436 Текущий налог на прибыль ( 913 ) ( 873 ) в т.ч. постоянные налоговые обязательства (активы) – – Изменение отложенных налоговых обязательств – – Изменение отложенных налоговых активов – – Прочее – – Чистая прибыль (убыток) 4033 3480 СПРАВОЧНО Результат от переоценки внеоборотных активов, не включаемый в чистую прибыль (убыток) периода Результат от прочих операций, не включаемый в чистую прибыль (убыток) периода Совокупный финансовый результат периода 6 4033 3480 Базовая прибыль (убыток) на акцию Разводненная прибыль (убыток) на акциюПриложение 4УтверждаюДиректор Исаев С.А..

• 01 января 2013 г
• ПРИКАЗ

Приказываю с 01 января 2013 года производить выдачу денежных сумм под отчет на хозяйственные нужды сотрудникам: Денискиной Г.А., Вавакиной В.Н., Шутикову А.Б, Григорьеву С.А., Иванову Т.В, Лебедевой С.К., Горохову Е.С, Аршиной Д.Т, Карнилову П.А., Савину Т.К.

Выдачу денег производить из кассы предприятия на срок не более 15 дней.

Директор Исаев С.А._________________

Источник: https://rectorate.ru/2020/02/ychet-raschetov-s-podotchetnymi-licami-2/

Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.

Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются.

Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

• Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).
• При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:
• 1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
• 2) пункт назначения командировки;
• 3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;
• 4) цель командировки;
• 5) срок командировки.
• Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
• 1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
• 2) оплату суточных за время нахождения в командировке;
• 3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
• 4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:
• 1) выдан аванс на командировочные расходы:
• Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;
• 2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):
• Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:
• Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
• Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:
• Дебет счета 50 «Касса»,
• Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

1. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.
2. На суммы, выданные под отчет, делается запись:
3. Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».
4. На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:
5. Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,
6. Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
7. Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:
8. Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
9. При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:
10. Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».
11. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
12. Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:
13. Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
14. Если они не могут быть удержаны:
15. Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
16. Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

Источник: https://buhuchet-info.ru/teoriya/61-uchet-raschetov-s-podotchetnimi-litsami-.html

Система нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами

Мухина Е.Р.

• Старший преподаватель,
• Пермский национальный исследовательский политехнический университет
• Система нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами
• Аннотация

В статье приведены основные нормативно-правовые документы в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами. Охарактеризована сфера действия данных документов.

Ключевые слова: нормативно-правовая база, подотчетные лица, учет расчетов, закон, постановление.

Mukhina E.R.

1. Senior lecturer,
2. Perm National Research Polytechnic University
3. THE REGULATORY SYSTEMS ACCOUNTING PAYROLL
4. Abstract

The paper presents the basic legal documents in the field of regulation of accounting Payroll. The scope of these documents is characterized.

Keywords: regulatory framework, accountant, accounting calculations, laws, regulations.

В процессе осуществления своей деятельности предприятия зачастую сталкиваются с необходимостью оплаты материальных ценностей или различного рода работ, услуг наличными денежными средствами, т.е. через подотчетные суммы.

• Несмотря на то, что в бухгалтерском учете отражение данных операций не представляет сложности с точки зрения проводок, в то же время постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям.
• Рассмотрим нормативно-правовую базу в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами (таблица 1).
• Таблица 1 – Нормативная база в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Нормативно-правовой акт	Сфера регулирования
1	Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06 декабря 2011 г.	Регулирует правила отражения операций по учету расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете предприятий
2	Гражданский кодекс РФ	1)                  Регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием.
3	Налоговый кодекс РФ	2)                  Определяет отношения по установлению, введению и взиманию налогов и сборов [1]
4	Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31 октября 2000 г. N 94н	Устанавливает единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета
5	Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации №318-П от 24.04.2008	Регулирует порядок ведения кассовых операций
6	Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства”	Регулирует порядок ведения кассовых операций

Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным им на административно-хозяйственные, операционные, командировочные расходы, используется активно-пассивный счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, дебетовое сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданных под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, кредитовое – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.  Аналитический учет ведется  по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом.

По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке.

1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
2. Таким образом, организация учета по расчетам с подотчетными лицами регулируется определенной нормативной базой, изменения в которой необходимо оперативно отслеживать и вносить соответствующие коррективы в учет.

Литература

1. Мухина Е.Р. Оценка системы нормативно-правового регулирования учета расчетов с персоналом по оплате труда / Е.Р. Мухина // Международный научно-исследовательский журнал. – 2014. – №12. – С.26-27

Источник: https://research-journal.org/economical/sistema-normativnogo-regulirovaniya-ucheta-raschetov-s-podotchetnymi-licami/

Проблемы учета расчетов с подотчетными лицами

Данная статья посвящена изучению проблем учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникает потребность приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

В настоящее время проблема, связанная с расчетами с подотчётными лицами является весьма актуальной.

Актуальность заключается в том, что подотчетное лицо берет на себя ответственность за полученные им в подотчет наличными суммы, проделанную им работу по приобретению материальных ценностей, а руководство контролирует и проверяет его деятельность после окончания работы. Одновременно расчеты с подотчётными лицами являются массовыми.

• Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах, то есть денежные средства выдаются им «под отчет»
• Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации.
• Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы.
• Учет расходов с подотчётными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
• Главным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет.
• Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме выданной под отчет.
• Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7
• Журнал–ордер – комбинированный регистр бухгалтерского учета, который сочетает синтетический и аналитический учет с линейной формой записи
• Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, переносятся с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Направление работника в командировку на территории РФ оформляется командировочным удостоверением.

Командировочное удостоверение составляется по форме № Т-9 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения,
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы произведенные работником с разрешения работодателя.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства возмещаются:

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Налоговые аспекты. Для целей налогообложения прибыли расходы на служебные командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией готовой продукции (работ, услуг).

Так, для целей налогообложения прибыли могут учитываться следующие расходы:

• на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• на наем жилого помещения;
• суточные или полевое довольствие;
• на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работником расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более:

• руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В общем случае расходы по учету командировочных расходов на территории РФ (при сумме суточных не более 700 рублем в день) отражаются следующими проводками:

п/п	Содержание хозяйственных операций	Корреспондирующие счета
Дебет	Кредит
1	Выдан работнику в подотчет аванс на командировочные цели	71	50
2	На основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные командировочные расходы отнесены на себестоимость продукции (расходы на продажу) без учета НДС	20, 25, 26. (44)	71
3	Отражена сумма НДС от стоимости произведенных расходов на проживание и проезд	19	71
4	Предъявлены к вычету суммы НДС, уплаченные по расходам на проезд и проживание	19-1	10
5	Отражен возврат остатка неизрасходованной подотчетной суммы	50	71

Наиболее проблематичным участком в организации учета расчетов с подотчетными лицами являются командировочные расходы, именно в части налогов, в части доказательств экономической оправданности командировочных расходов, документального подтверждения расходов, а также списания представительских расходов.

Источник: https://novainfo.ru/article/11077

Бухгалтерия Казахстана для начинающих — Учет расчетов с подотчетными лицами

В каждой организации есть сотрудники, которые осуществляют покупки для предприятия, как правило, на небольшую сумму за наличный расчет. Также иногда у предприятия возникает производственная необходимость направлять сотрудников в командировки. За использованную сумму работник должен отчитаться, оттуда и название подотчетное лицо.

Подотчетная сумма — это денежный аванс выданный работнику из кассы предприятия.

Командировка — это направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы.

При отправке работника в командировку издается приказ руководителя и ему выписывается коммандировочное удостоверение, где указывается наименование предприятия, Ф.И.О. работника, номер приказа, цель командировки. В командировочном удостоверении должны делаться отметки о прибытии и убытии.

На основании приказа руководителя бухгалтерия делает расчет аванса на командировочные расходы, куда входят: —  Стоимость проезда туда и обратно; — Сумма суточных (расходы на питание, внутренний проезд).

Размер суточных устанавливается администрацией предприятия, но не выше 6-кратного МРП (Расчетно месячный показатель) в сутки в пределах РК и 8-кратного за пределами РК.

Сумма суточных расчитывается путем умножения суточных на колличество дней в командировке, они считаются со дня отъезда по день приезда включая выходные.

—  Квартирные — это стоимость наема жилья. При определении аванса на командировачные расходы, квартирные берутся в половину от суточных.

• Выдача денежных средств на командировку оформляются расходно кассовым ордером.
• Деньги в подотчет могут выдаваться и на мелкие хозяйственные нужды, в размере не более 40 МРП.
• Работник получивший деньги в подотчет должен предоставить отчет за их расходование в течение 3 дней после возвращения с командировки или получения денежных средств на хозяйственные расходы с приложением оправдательных документов.
• Для этого используется типовой бланк отчета:
• Авансовый отчет — это отчет работника за выданные ему подотчетные суммы.

Заполняет авансовый отчет подотчетное лицо указывая наименование организации, Ф.И.О., должность, назначение аванса, полностью расписывает расход денег с указанием подтверждающих документов. Подписывает отчет и сдает в бухгалтерию прилагая оправдательные документы.

Отчет принимает бухгалтер, проверяет наличие подтверждающих документов, арифметическая проверка указывает сумму полученную, затраченную, остаток или перерасход. Затем отчет передается на утверждение  руководителю, после чего на нем проставляется корреспонденция счетов и он отражается в бухгалтерском учете. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.

Запрещается выдавать новые суммы в подотчет если работние не отчитался за прошлые, а также передавать подотчетные суммы из рук в руки.

Пример:

1. Расчитать аванс на командировочные расходы:
2. Проезд 7 100 х 2 = 14 200 тенге Суточные 11 х (4 х 1982) =  87 208 тенге
3. Квартирные (1982/2 х 4) х 10 = 39 640 тенге
4. Итого:    141 048 тенге

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 1250 (Краткосрочная дебиторская задолженность работников). Счет активный, сальдо в дебете показывает остаток денежных средств в подотчете на начало и конец месяца, в дебете также отражается выдача денег в подотчет в текущем месяце, а в кредите — возврат, удержание.

Основные типовые хозяйственные операции по учету с подотчетными лицами:

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
Из кассы выданы деньги в подотчет	1250	1010
Из кассы выдан перерасход по авансовому отчету	1250	1010
Из подотчета списаны командировочные расходы	7210	1250
Из подотчета списано на заготовку материалов	1310	1250
НДС на них (материалы)	1420	1250
В кассу возвращен остаток подотчетной суммы	1010	1250
Из заработной платы удержан остаток подотчетной суммы	3350	1250

На счете 1250 ведется аналитический и синтетический учет. Аналитический учет ведется в разрезе каждого подотчетного лица и даже каждой подотчетной суммы. Учетным регистром является журнал-ордер №7 — это регистр комбинированного учета, он объединяет в себе аналитический и синтетический учеты. Запись линейно-позиционная, т.е.

на каждое подотчетное лицо отводится отдельная строка, здесь указывается Ф.И.О., сумма выданная в подотчет, сумма списанная из подотчета, номер авансового отчета и сальдо. Журнал-ордер открывается в начале месяца выносом остатка по незаконченным расчетам на начало месяца в разрезе отдельных подотчетных лиц,  эти остатки берутся из журнала за прошлый месяц.

Затем в журнале-ордере показываются операции за текущий месяц, т.е. выдача денег в подотчет и списание. Делается это на основании отчета кассира, авансовых отчетов и справок бухгалтерии. В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяется остаток на конец. Журнал-ордер итожат и получают обобщающие или ситетические данные по счету 1250.

После сверки  с другими учетными регистрами итоги журнала-ордера №7 переносят в главную книгу.

Источник: https://b-uchet.kz/pages/32/