Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2020 году

Проверка расчетов с подотчетными лицами является одной из составляющих как внешнего, так и внутреннего аудита. Сам участок учета не является обширным, но необходимо знать предмет и объект проверки, а также ее цель, метод, правильное использование которых поможет выявить «слабые места» участка.

Подотчетные лица – это работники предприятия, которые имеют возможность получать и использовать средства компании, полученные наличным и безналичным путем. Деньги могут выдаваться как в кассе (наиболее массовый и часто встречающийся вариант), так и в банке.

Что может включаться в расчеты такого плана:

1. Выдача средств на командировку как в пределах Российской Федерации, так и за ее пределами.
2. Приобретение хозяйственных материалов для обеспечения рабочего процесса.
3. Понесенные расходы в результате осуществления деятельности, например, транспортные, представительские.
4. Покупка мелкой бытовой техники, запасных частей и т.д.
5. Другие виды трат, не нарушающие норм закона.

Аудитор должен проверить как сам авансовый отчет, так и все другие документы, являющиеся основанием для выдачи таких ресурсов.

Примерный спектр вопросов, который входит в компетенцию проверяющего:

1. Право самого человека на получение таких сумм. Лицо должно быть включено в список тех, кто на это имеет право.
2. Отсутствие задолженностей по ранее взятым обязательствам, все отчеты и подтверждающие трату чеки, накладные и т.д. должны быть сданы. Предоставляется оригинал, а не ксерокс.
3. Кассовая дисциплина: оформление всей первичной документации в соответствии с требованиями: сроки, оформление, алгоритм предоставления.
4. Сроки отчетности и сдачи таких средств. Подлинность документов.

Это главный, но не основной перечень вопросов. Он может значительно расширяться. Главное понять, что это лазейка для тех, кто может и имеет возможность проводить мошеннические схемы: разница в суммах покупки и выдачи, разница в количестве того, что было приобретено и потом оприходовано и т.д.

Именно поэтому аудит подотчетных сумм так важен и необходим на каждом предприятии, особенно там, где такой участок является популярным и пользующимся спросом: большое количество командировок и приобретение хозтоваров через сотрудников.

Нормативная база

Для того чтобы проводить контроль и проверку, необходимо ориентироваться в законодательстве и порядке того, как все должно быть организовано по нормативам. Отсутствие таких знаний не даст возможности проверить такой участок в полном объеме и правильно.

Читайте так же:   Уведомление о контролируемых сделках

Нормативно-правовые акты, регламентирующие такие взаимоотношения в учреждении:

1. ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Налоговый кодекс Российской Федерации.
3. Постановление №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
4. Трудовой кодекс РФ, ст. 139.
5. Порядок ведения кассовых операций.
6. Другие положения, приказы, указы, регламентирующие процесс отправки людей в командировку и отнесение их понесенных затрат в размер подотчетных сумм.

Что относится к объектам проверки: План и программа

Каждый аудитор должен работать по Международным стандартам аудита, то есть не обойдется без составления плана и программы.

План и программа являются дополнением друг к другу. План содержит общие стратегические и тактические цели процедуры с указанием заданий и задач, выполнение которых поставлено перед специалистом. Сама программа – это более детальное руководство к действию, где указываются участки, исследуемые вопросы, исполнители, применяемые способы, методы.

Оба эти документа должны разрабатываться с учетом главных принципов аудиторской проверки:

1. Оптимальность. Применяемые способы, методы и общая методика должны обеспечивать оптимальное проведение процесса, с минимальными трудовыми и временными затратами и максимальной пользой.
2. Комплексность. Все должно изучаться в комплексе, то есть авансовый отчет должен проверяться не только на наличие подписей и сроков сдачи, а также на наличие подтверждающихся документов, кассовых ордеров и т.д.
3. Непрерывность. Весь процесс должен проводиться бесперебойно, с анализом участков учета, которые взаимосвязаны между собой и дополняют друг друга.

В плане и программе обязательно должны быть прописаны объекты, которые принадлежать изучению, а также указаны источники информации, которые могут обеспечить такую процедуру.

Объекты:

1. Дебиторская задолженность учреждения, связанная с такой категорией лиц.
2. Кредиторская задолженность компании, которая есть у субъекта деятельности перед своими сотрудниками в разрезе таких расчетов.

Источники:

• приказ об учетной политике;
• авансовые отчеты;
• расходные кассовые ордера;
• выписки банков;
• приходные ордера;
• авансовые отчеты;
• приказы, распоряжения на командировку и журнал выбытия / прибытия работников;
• командировочные удостоверения;
• другие (при необходимости).

Виды методик

Виды методик такого сегмента учета могут быть такими же, как и при других направлениях:

• фактический контроль;
• документальная проверка;
• расчетные методы, аналитика.

Но в большинстве случаев используются документальны методы, проверяются документы. Также возможно применение метода расчетно-аналитического характера, когда проверяется правильность расчета суточных, понесенных расходов и т.д. Органолептические способы, то есть фактические, почти не используются.

Типовые ошибки

Каждый специалист уже знает спектр тех нарушений, которые обычно присутствуют в каждом сегменте. Такое направление тоже не является исключением.

Возможные нарушения в оформлении:

Читайте так же:   Виды аудиторских заключений, их структура и содержание

1. Неправильное оформление документов любой формы, в частности отсутствие части обязательных реквизитов.
2. Наличие исправлений. Обратить внимание на исправление сумм и сроков.
3. Отсутствие соответствующих знаков-прочерков в пустых ячейках.
4. Отсутствие каких-либо дат, особенно это касается командировок.
5. Нет подписей, штампов, печатей или они представлены не в виде «мокрой» печати, а в виде черно-белой.

Возможные ошибки в направлении кассовой дисциплины:

1. Наличие остатков у субъекта за ранее не отчетные суммы и выдача ему новой суммы.
2. Нарушение сроков возврата ресурсов.
3. Нарушение отнесения сумм НДС по приобретенным товарам к тому НДС, которое должно быть возмещено из бюджета.
4. Неправильно оформленная командировка, отсутствие приказа.
5. Неправильный размер расчета суточных.
6. Неправильное отражение хозяйственных операций в регистрах учета.
7. Другие.

Примеры

Главный бухгалтер получила средства для командировки в кассе предприятия на основании предоставления удостоверения. Сумма получения – 3000. Оправдательные документы с билетами и чеком за гостиницу предоставлены на сумму 2900.

Отчет сдан по приезду на следующий день. Кассир претензий не имеет. Задолженность закрыта. Все списано на 71 счет.

Аудит:

1. Нет основания для выписки удостоверения. Должен быть приказ руководителя, которого нет, где указано с какого и по какое число планируется отъезд. На основании этого выписывается удостоверение.
2. Существует недостача средств в размере 100 рублей, она должна быть отнесена на недостачу и удержана из заработной платы. Для этого проведены проводки:

• отражена недостача: Дт 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам» Кт 70 «Расчеты с персоналом»;
• недостача удержана из зарплаты: Дт 70 «Расчеты с персоналом» Кт 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам».

Таким образом, расчеты с подотчетными лицами — узкопрофильное направление, имеющее типичные нарушения. Каждый опытный аудитор их уже знает и легко находит, но главное не стоит относиться к такой процедуре халатно, поскольку при массовом мошенничестве такие схемы могут приносить как для предприятия, так и отдельных субъектов не мало скрытых выгод.

В данном видео можно ознакомиться с дополнительной информацией по учету.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://ZnayBiz.ru/buh/kontrol/audit/raschety-s-podotchetnymi-licami.html

Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2020 году

Главная > Без рубрики > Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2020 году

При проведении внутреннего или внешнего аудита, в обязательном порядке проводится аудит расчетов с подотчетными лицами. Данный участок учета небольшой, однако проведение данного аудита необходимо для выявления его слабых мест. В статье рассмотрим порядок, по которому проводится аудит расчетов с подотчетными лицами компании.

Для чего нужен аудит расчетов в подотчетными лицами

Под подотчетными лицами понимают работников компании, у которых есть возможность получения и использования денежных средств организации, которые выдаются им наличными или по безналу. Денежные средства подотчетникам могут выдаваться как в кассе так и путем перевода на карту. В данные виды расчета включаются:

• выдача денежных средств на командировки (по РФ и за пределы РФ);
• покупку материалов с целью обеспечения производственного процесса;
• расходы, понесенные при осуществлении деятельности (представительские расходы, транспортные расходы);
• приобретение запчастей, мелкой бытовой техники;
• иные затраты согласно действующих норм законодательства.

Несмотря на то, что данный участок учета кажется на первый взгляд простым, нарушения по нему встречаются довольно часто.

Поэтому как кассир, так и бухгалтер должны учитывать некоторые особенности, соблюдать кассовую дисциплину, проводить проверку подлинности предоставленных документов, а также отсутствие мошенничества.

При проведении аудита проверке подлежат не только авансовые отчеты, но и все документы, на основании которых производится выдача денежных средств ( статью ⇒ Аудит кассовых операций 2018).

Какие вопросы рассматривает аудитор

Аудитором рассматривается следующий ряд вопросов:

• право лица на получение подотчетных сумм;
• отсутствие задолженности по взятым ранее обязательствам (отчеты, которые подтверждают трату денежных средств, чеки, накладные должны быть предоставлены);
• порядок оформления первичных документов, в том числе сроки оформления, порядок оформления, а также порядок предъявления;
• сроки предоставления отчетности, а также сдачи остатка денежных средств;
• подлинность всех предъявленных документов.

Данный перечень вопросов не является исчерпывающим, он может быть расширен. Главное в данном случае знать, что расчеты с подотчетными лицами дают довольно много лазеек для мошеннических схем. Поэтому проведение аудита является важным и даже необходимым в каждой организации мероприятием.

Законодательная база

Для осуществления проверки данного участка учета, следует полагаться на законодательные акты и нормы. К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим данный вопрос, относят:

Основные принципы аудита

К основным принципам аудита расчетов с подотчетными лицами относят:

Оптимальность	Все используемые способы и методы должны проводиться с минимальными затратами труда и времени, а также с максимальной пользой.
Комплексность	Все вопросы должны изучаться комплексе. Например, авансовый отчет проверяется на правильность составления самого документа, а также на наличие документов, подтверждающих трату денег и РКО.
Непрерывность	Аудит необходимо проводить бесперебойно, анализируя участки учета, взаимосвязанные и дополняющие друг друга.

Важно! В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.

Источники аудита

В качестве источников для проведения аудита выступают:

• приказ об утверждении учетной политики;
• авансовые отчеты.
• РКО и ПКО;
• выписки с расчетного счета;
• приказы на командировку, журнал выбытия сотрудников;
• командировочные документы;
• иные документы, если это требуется.

Этапы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя несколько этапов:

Этапы проведения аудита	Что включает в себя этап
Этап 1: Подготовительный	На этом этапе проводится знакомство клиента и аудитора. При этом собирается необходимая информация о компании, для того, чтобы принять решение о стоимости и периоде проведения аудита. Если аудитор готов проводить проверку, то сторонами составляется обязательство, определяющее цели аудита, а также права и обязанности заказчика и исполнителя.
Этап 2: Составление плана проверки	Аудитор составляет график проверки и подбирает специалистов для проведения работы.
Этап 3: Аудит	На данном этапе происходит сбор информации, после чего она подвергается анализу.
Этап 4: Составление заключения	После проверки аудитором всей информации, он составляет заключение. Заключение составляется в письменном виде. Оно может быть абсолютно положительным, если противоречивых факторов не будет обнаружено, либо содержать указание на ошибки.

Аудит расчетов с подотчетными лицами: порядок проведения

Важно! Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя мероприятия, необходимые для проведения аудита с целью убедиться в правильности отражения фактов хозяйственной деятельности в бухучете и отчетности.

При проведении аудита происходит сопоставление сальдо 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами главной книги и кредитовые обороты данного счета с дебетом счетов затрат, материалов, прибыли. После установления соответствия по указанным счетам, проверке подвергаются суммы в авансовых отчетах с суммами документов, которыми подтверждаются расходы.

При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами специалист выполняет следующие процедуры:

1. Проверяют соответствие перечня сотрудников, получающих в подотчет денежные средства с перечнем лиц, которые имеют на это право (в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем).
2. Проверяют, соблюдается ли запрет на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся за предыдущие средства, полученные в подотчет.
3. Осуществляют проверку соответствия расходов тем целям, которые заявлены в отчетах.
4. проверяют наличие подтверждающих документов по командировочным расходам.
5. Проверяют правильность оформления приказов о направлении в командировку работников.
6. Осуществляют проверку соответствия сумм суточных и иных командировочных расходов тем суммам, которые утверждены в компании.
7. Проверяют правильность начисления НДФЛ и НДС.
8. Осуществляют наличие счетов-фактур для возмещения НДС.
9. Проверяют правильность отнесения представительских расходов на себестоимость.
10. Сверяют остатки на конец периода по 71 счету «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по этому же счету в журнале ордере №7 на соответствие суммам в авансовых отчетах.

Важно! При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в большинстве случаев применяется сплошной метод проверки, при котором анализу подлежит каждый авансовый отчет.

После того, как все перечисленные процедуры выполнены, аудитор убеждается в том, что авансовые отчеты и все сопроводительные документы правильно оформлены и представленная в них информация соответствует действительности. Либо выявляются какие-либо недочеты.

Ошибки при расчетах с подотчетными лицами

К возможным нарушениям в расчетах с подотчетными лицами относят:

1. Ошибки в оформлении документов, включая отсутствие части реквизитов.
2. Исправления в документов (особое внимание следует уделять суммам и срокам).
3. Отсутствие в пустых ячейках прочерков.
4. Отсутствие необходимых дат, в частности в командировочных документах.
5. Отсутствие подписей, печатей, штампов.
6. Некорректное оформление НДС.
7. Выдача денежных средств лицам, не входящим в перечень, утвержденный руководителем.

Кроме того, при аудите возможно выявление намеренного хищения, оформление ложных командировок и других мошеннических схем.

Заключение

Аудит расчетов с подотчетными лицами – это процедура, которую компании могут проводить как внепланово, так и согласно плана – ежегодно при проведении ежегодной инвентаризации перед составлением годовой отчетности.

Данная проверка направлена на то, чтобы устранить возможные ошибки на данном участке учета, а также выявить возможные мошеннические схемы. Проводить аудит может как внутренний специалист компании, так и представитель аудиторской организации.

С приглашенными аудиторами компания должна будет заключить договор на проведение аудита и оплатить определенную сумму за услуги.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Без рубрики, Другое, Персонал, расчеты с персоналом

Источник: https://buhland.ru/audit-raschetov-s-podotchetnymi-licami/

Аудит расчетов с подотчетными лицами — методика, общий план, учета, программа, на примере предприятия в 2020 году

Нередко различные предприятия осуществляют отправку своих собственных сотрудников в командировки или же выделают средства на иные цели. Причем подобные финансовые расходы обычно оплачиваются специальным авансом.

Средства выдаются наличными через кассу или же безналичным расчетом — перечисляются на специальный карточный счет. Процесс данный должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами.

• Общие сведения
• Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

Причем наличие каких-либо недостоверных сведений, ошибок может послужить причиной возникновения административной ответственности. Для выявления нарушения законодательных норм используется специальный аудит с подотчетными лицами.

Общие сведения ↑

Аудит – одна из обязательных процедур почти для всех коммерческих предприятий и имеющих иную организационно-правовую форму.

Следует заранее ознакомиться с основными нормами проведения подобного рода процедур. Особенно если дело касается процесса проверки подотчетных лиц – которым выдаются средства на различные цели.

Следует помнить, что проверке данной сферы бухгалтерской отчетности уделяет максимальное внимание налоговая.

Вопросы, рассмотреть которые следует всем лицам, имеющим отношение к подобного рода проверке, следующие:

• необходимые термины;
• что относится к объектам проверки;
• правовая база.

Необходимые термины

В первую очередь следует рассмотреть основополагающие законодательные нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами.

Но для верной трактовки всех используемых там терминов необходимо будет ознакомиться с применяемыми терминами.

Только так можно будет избежать неверной трактовки, ошибок при составлении отчетности – которые в последствии будут выявлены при проведении аудита.

В перечень базовых определений следует включить термины:

• аудит;
• подотчетные лица;
• деятельность аудитора;
• налоговый учет;
• бухгалтерский учет;
• аудитор;
• автоматизация аудиторской деятельности.

Сам аудит в широком смысле этого слова подразумевает под собой проведение правил соблюдения ведения отчетности в какой-либо сфере коммерческой деятельности. Касается это также выдачи средств подотчетным лицам.

Под такими лицами подразумеваются как физические, так и юридические. Одним из примеров подотчетных лиц являются работники, которым выдаются средства на какие-либо цели авансом.

В последствии они должны представить обоснованием расходов, разницу вернуть в кассу. Деятельность аудитора – представляет собой обозначение конкурентных действий предприятия, которое проводит проверку рассматриваемого типа.

Причем подобная деятельность может осуществляться как на государственном уровне (налоговыми органами), так и на частном – специальными предприятиями.

Налоговый учет – процесс систематизации данных, требуемых для вычисления налогооблагаемой базы. Вестись такой учет может совместно с бухгалтерским.

Под учетом бухгалтерским понимается систематизация при помощи специальных таблицу данных о хозяйственной деятельности конкретного предприятия. Именно в нем должны отражаться все операции расчетов с подотчетными лицами.

Аудитор – должностное лицо, осуществляющее проведение аудита любого типа. Деятельность аудиторов и предприятий, занимающихся проведение подобных проверок, строго регламентируется законодательными нормами.

Предварительное ознакомление со всеми обозначенными выше терминами позволит избежать ошибок в трактовке законодательных норм.

Что относится к объектам проверки

Сегодня процедура расчета с подотчетными лицами осуществляется практическим на всех без исключения предприятиях.

Подобные действия обычно так или же иначе связаны со следующими мероприятиями:

Приобретение каких-либо необходимых для работы предметов	За наличный расчет
Проведение оплаты мелкого ремонта	Различных инструментов или же офисной техники
Оплата расходов командировок	По регионам РФ или же за её пределы
Расходы представительского характера	—

Объектом проверки расчетов с подотчетными лицами являются следующие документы:

• отчеты авансового типа;
• ведомость регистрации отчетов авансов;
• приказы, связанные с направление работников в командировку;
• перечень лиц, которые имеют право на получение средств из кассы предприятия;
• сметы, отражающие все представительские расходы;
• приказы, подтверждающие сметы представительских расходов.

Также уделяется максимально пристальное внимание синтетическому учету. В первую очередь это касается следующего:

Правовая база

Инициативный аудит фактически лишь является обозначением оснований для проведения подобного рода проверки.

Потому основным законодательным актом, в соответствии с которым необходимо будет осуществлять проверку предприятия, является Федеральный закон №307-ФЗ от 30.12.08 г. «Об аудиторской деятельности».

Данный нормативный документ включает в себя следующие основные разделы:

ст.№1	Что подразумевается под термином «аудиторская деятельность», основные понятия и определения
ст.№2	Включает в себя полный перечень законодательных актов, которые регулирую процедуру подобного рода деятельности
ст.№3	Чается подробно определение понятию «аудиторская организация»
ст.№4	Что такое «аудитор», основные обязанности данного должностного лица
ст.№5	Что такое обязательный аудит, основные его требования
ст.№6	Как выглядит аудиторское заключение, что собой представляет
ст.№7	Что включают в себя стандарты аудиторской деятельности, кодекс профессиональной этики
ст.№8	Обозначается независимость всех аудиторских организаций, должностных лиц (подобная процедура должна быть максимально объективной)
ст.№9	Обозначается необходимость соблюдения аудиторской тайны, разглашение конфиденциальных сведений является наказуемым
ст.№10	Как выполняется контроль качества деятельности различных аудиторских предприятий, должностных лиц
ст.№11	Необходимость получения квалификационного аттестата аудитора
ст.№12	Как выполняется аннулирование аттестата, на каких основаниях осуществляется подобного рода процедура
ст.№13	Какие у аудиторской организации имеются права, а также обязанности
ст.№14	Обязанности и права юридического лица, аудиторскую проверку которого проводят
ст.№15	Как на государственном уровне проводится регулирование, проверка деятельности аудиторов
ст.№16	Что представляет собой совет по проведению аудиторской деятельности
ст.№17	Как осуществляется саморегулирование деятельности аудиторов
ст.№18	Перечисляются различные требования, которые предъявляются к членству в различного рода саморегулирующихся организациях
ст.№19	Как осуществляется ведение специального реестра аудиторов, а также аудиторских предприятий
ст.№20	Какие могут быть применены меры дисциплинарного, а также иного воздействия к аудиторам
ст.№21	Как ведется государственный реестр всевозможных саморегулирующихся организаций
ст.№22	Как ведется государственный контроль за деятельностью организаций-аудиторов

Аудит учета расчетов с подотчетными лицами ↑

Сам процесс аудита обязательно должен проводиться в соответствии с действующими законодательными нормами, в соответствии с определенным алгоритмом.

Определенные действия регламентируются действующим законодательством. Некоторые же наоборот должны разрабатываться непосредственно на предприятии.

К важным вопросам, рассмотреть которые нужно будет обязательно заранее, необходимо отнести:

• разработка общего плана;
• используемая методика;
• программа проведения проверки;
• на примере предприятия.

Разработка общего плана

План проведения проверки данного типа может достаточно сильно отличаться в зависимости от целей, которые преследует процесс проведения аудита рассматриваемого типа.

В процессе подобного типа проверки обычно решаются следующие основные задачи:

• проводится инспектирование документального оформления;
• выполняется проверка инвентаризационной работы, отражение в бухгалтерском учете результата;
• инспекция организации самого учета отчетности подотчетных лиц;
• контроль организации учета аналитического характера;
• проверка соблюдения всех правил расчетной дисциплины.

Разработка самого общего плана всегда осуществляется на основании полученных предварительно данных об экономическом субъекте, результатах проведенных аналитических процедур.

Используемая методика

Методика может несколько различаться в зависимости от разных факторов. Но общий план выглядит примерно следующим образом:

• составляется специальный перечень основных нормативных документов;
• описываются альтернативы различных решений;
• составляются первичные документы по разделам ведения учета;
• ведутся регистры аналитического и синтетического учета, отчетности;
• составляется классификация нарушений различного рода;
• составляется вопросник – для формирования впоследствии программы проверки;
• составляется описание контролирующих процедур.

Программа проведения проверки

Программа проведения проверки в стандартном случае включает в себя обычно следующие основные этапы:

• полный аудит всех приказов, составленных руководителем;
• как проводится оформление первичной документации;
• аудит непосредственно самих расчетов с подотчетными лицами;
• аудит налогообложения расходов производственного характера;
• аудит аналитического учета составляемой на предприятии документации;
• аудит достоверности сальдо на счете №71.

На примере предприятия

Хозяйственный комплекс «Николаевский» сформирован 12 июня 1989 г. Учредителем является ООО «БИН». Величина уставного капитала – 1 197 440 рублей.

В качестве источника информации выступают:

• бухгалтерская, налоговая отчетность;
• правовые и нормативные документы;
• документы учетного характера;
• материалы инвентаризованные;
• учетные регистры.

В программу аудиторской проверки будут включены следующие пункты:

• инспектирование документальной информации;
• проверка отражения в соответствующей отчетности процедуры инвентаризации;
• проверка процесса организации учета аналитического характера;
• контроль за организацией учета расчетов между предприятием и подотчетными лицами;
• сверка данных;
• проверка синтетического учета.

Процесс проверки путем аудита расчетов с подотчетными лицами имеет много различных нюансов. С ними лучше всего ознакомиться заблаговременно. Так можно избежать множества различных ошибок, не состыковок.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhonline24.ru/audit/audit-raschetov-s-podotchetnymi-licami.html

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

• сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

• даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

• виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

• Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

• наименование покупателя (клиента);
• ИНН покупателя (клиента);
• сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
• сумма акциза (если применимо);
• регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

Аудит расчетов с подотчетными лицами. Методика, нормативное регулирование

У компании в процессе деятельности возникает необходимость рассчитываться наличными за услуги, продукты. В этом случае средства выдаются сотруднику для того, чтобы он сделал все выплаты в соответствии с распоряжениями руководства. Наличные выдаются работнику под его личную ответственность. Соответственно, он становится подотчетным.

Расчеты с подотчетными работниками: основные особенности

Подотчетные средства – это наличные, которые выдаются работнику. Средства должны быть использованы в соответствии с распоряжениями руководителя. К примеру, это могут быть эти распоряжения:

• Оплата расходов компании.
• Проведение закупок.
• Покрытие командировочных трат.
• Оплата хозяйственных трат.
• Покрытие трат, связанных с проведением оперативной деятельности.

Порядок предоставления наличных, сроки выдачи, объем аванса и прочие нюансы оговорены в Инструкции ЦБ. Как правило, расчет наличными производится в случае мелких трат. К примеру, это может быть:

• Покупка запасных элементов, топлива, расходников.
• Небольшие ремонтные работы (починка ТС, оргтехники).
• Представительские траты.

Практически все рассматриваемые расходы предполагают выдачу наличных. Расчеты с подотчетными работниками – это постоянный процесс. Средства очень часто выдаются работникам, а потому соответствующие расчеты сложно поддаются аудиту.

К СВЕДЕНИЮ! Аудит проводится сплошным методом. Рекомендуется доверить эту работу ассистентам аудитора. В процессе анализируются отчеты, заявления на выдачу наличных.

Цели аудита расчетов с подотчетными лицами

Главная цель аудита расчетов – подтверждение верности содержимого проводимых операций. В процессе также устанавливается воздействие этих операций на отчетность. Аудит предполагает проверку не только самих расчетов, но и кассовых операций. По этой причине процедуры рекомендуется совмещать. Рассмотрим подробнее цели проведения аудита:

• Проверка соответствия операций законам.
• Установление верности организации бухучета.
• Проверка достоверности содержимого документов.
• Установление верности сформированного аналитического учета расчетов с подотчётными лицами.

Аудит позволяет вовремя обнаружить ошибки и исправить их.

Нормативная база

Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:

• НК РФ (часть 1 и 2).
• ФЗ «О бухучете» №129.
• Постановление «О командировочных» №729.
• Постановление «О суточных» №812.
• Положение по ведению бухучета №34.
• ПБУ «Учет активов и пассивов в иностранной валюте» №154.
• План счетов бухучета.
• Письмо ЦБ «О кассовых операциях».

Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.

Документы, проверяемые в ходе аудита

Рассмотрим документы, которые обязательно нужно проверить в ходе аудита:

• Отчеты.
• Журнал регистрации.
• Приказы о том, что трудящийся отправлен в командировку.
• Перечень сотрудников, которым можно выдавать наличные.
• Сметы представительских трат и приказы об их утверждении.

Также информация по расчетам отображается еще в ряде документов: бухгалтерском балансе, отчете о движении наличных, главной книге, журнале-ордере №7.

Порядок проведения аудита

Проверка расчетов с подотчётными лицами проводится бухгалтером. Базируется она на приказах по учетной политике компании. В частности, имеются в виду следующие предметы приказов:

• Назначение подотчетных лиц.
• Направление сотрудников в командировки.
• Журнал регистрации аванса.

При осуществлении проверки нужно сравнить сальдо по счету 71 на завершение отчетного периода и информацию, зафиксированную в главной книге. Также необходимо сравнить оборот по кредиту счета 71 и оборот по дебету по счетам учета МПЗ, трат, собственности предприятия.

Рассматриваемые данные должны соответствовать друг другу. Затем нужно удостовериться в соответствии данных из чеков, квитанций и прочих документов, предоставляемых работником, данным из авансовых отчетов. В процессе проверки рассматривается документация, подтверждающая траты.

К примеру, это могут быть:

• счета-фактуры;
• чеки;
• акты приобретений;
• накладные;
• удостоверения по командировочным тратам;
• проездные билеты.

Следующий шаг – сравнение информации из аналитического учета по каждому сотруднику с отчетами по авансам.

Аудит предполагает сбор различных доказательств правильности заполнения документации. Получить их можно путем проведения инвентаризации. В процессе ее подтверждается соответствие выдачи наличных правилам пункта 11 Положения о проведении кассовых операций.

ВАЖНО! Лицо, получившее наличные, должно в течение 3 суток после проведения платежа предъявить соответствующий отчет в бухгалтерию. Сотруднику запрещается передавать подотчетные средства третьим лицам.

Методы обнаружения неверной организации расчетов

Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы» в том случае, если организация не может предоставить следующие документы:

• Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные, утвержденные приказом.
• Система предоставления заявлений на получение наличных.
• Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
• Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам.

Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:

• Несоответствие деятельности приказу об ограничении числа сотрудников, которым выдаются наличные.
• Срыв сроков формирования отчетов.
• Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были истрачены.
• Наличие долгов у подотчетных лиц.
• Выдача наличных людям, которые не входят в штат компании.

За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.

Методы проведения аудита

Основной метод сбора сведений – вопросник. На основании мнений сотрудников аудитор может составить первоначальное мнение о компании. На основании сформированного мнения предпринимаются эти действия:

• Если расчеты с сотрудниками осуществляются редко, аудит их производится в стандартном порядке.
• Если расчеты проводятся часто, аудитор может отказать в формировании своего мнения о правильности отчетности.

На основании результатов отчетов аудитор составляет план по дальнейшим проверкам.

ВАЖНО! Проверка может быть сплошной или выборочной. Второй вариант предполагает проверку не всей, а только части системы. Возможно это только в том случае, если учет расчетов в компании эффективен.

Главные контрольные процедуры

Рассмотрим основные процедуры, которые выполняются в ходе аудита:

• Сверка перечня лиц, получающих наличные, и перечня сотрудников, которые имеют на это право.
• Проверка выдачи наличных сотрудникам, которые не отчитались по ранее предоставленным авансам.
• Сверка суммы предоставленных средств и фактических трат.
• Рассмотрение приказов о том, что трудящийся отправлен в командировку.
• Установление верности возмещения командировочных трат.

Аудит позволяет компании не допустить лишних трат. Отчеты необходимы для того, чтобы сотрудники оплачивали только фактические траты, а все оставшиеся средства передавали обратно в кассу.

Распространенные ошибки, выявляемые в процессе аудита

Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:

• Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
• Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
• Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
• Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.

Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/audit-raschetov-s-podotchetnymi-licami/

Аудит расчетов с подотчетными лицами в организации

66 страниц

43 источника

Добавлена 02.03.2011

Внимание!!!

• Ниже представлен фрагмент данной работы для ознакомления.
• Вы можете купить данную работу прямо сейчас!
• Просто нажмите кнопку “Купить” внизу.

Оплата онлайн возможна с Яндекс.Кошелька, с банковской карты или со счета мобильного телефона (выберите, пожалуйста).

• Содержание
• Часть работы
• Список литературы
• Вопросы/Ответы

ВВЕДЕНИЕ1.ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ КАК ОБЪЕКТА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА1.1.Сущность расчетов с подотчетными лицами1.2.Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами1.3.Основы аудита расчетов с подотчетными лицами2.ПЛАНИРОВАНИЕ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ2.1.Понимание деятельности экономического субъекта2.2.

Определение объема и характера процедур аудита расчетов с подотчетными лицами2.3.Составление программы аудиторской проверки3.АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА МАТЕРИАЛАХ ОАО «СИБПРОДМОНТАЖ»3.1.Основные направления аудиторской проверки3.2.

Рекомендации по совершению учета и контроля за расчетами с подотчетными лицамиЗАКЛЮЧЕНИЕБИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. ПРИЛОЖЕНИЯ
2. Фрагмент для ознакомления

В ходе проверки аудиторами операций с подотчетными лицами были зафиксированы незначительные нарушения.На заключительном этапе проверки учета операций с подотчетными лицами оформляются рабочие документы аудитора и аудиторское заключение в виде письменной информации руководству ОАО «Сибпродмонтаж» о состоянии учета расчетов с подотчетными лицами.3.2.

Рекомендации по совершению учета и контроля за расчетами с подотчетными лицамиПосле проведения аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии руководителем аудиторской группы было произведено обобщение результатов аудиторской проверки.Документальное оформление аудиторской проверки было проведено на основании ст.

10 Закона № 119-ФЗ и национальных стандартов аудита:№2 – «Документирование аудита»;№6 – «Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности»;№22 – «Сообщение информации, полученной по результатам аудита, руководству аудируемого лица и представителям его собственника».

Согласно этим документам документальное оформление аудита состоит из двух видов документов: рабочей документации и заключительной (итоговой).Рабочие документы (письменная информация) – это записи, в которых аудитор фиксирует использованные процедуры, тесты, полученную информацию и заключения, сделанные в результате проведения аудита.

Письменная информация являются собственностью аудитора. Она содержит в себе сведения, оказывающие существенное влияние на достоверность бухгалтерской отчетности:об ошибках и недостатках, допущенных при оформлении хозяйственных операций;о системе внутреннего контроля в организации;рекомендации по исправлению ошибок, совершенствованию бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

В обязательном порядке в письменной информации указываются:реквизиты аудиторской фирмы, а также перечень всех аудиторов и специалистов, принимавших участие в аудите;реквизиты аудируемого лица, а также перечень должностных лиц, ответственных за составление бухгалтерской отчетности;период времени, к которому относится проверенная документация, дата подписания письменной информации;существенные нарушения установлены при ведении бухгалтерского учета и составлении финансовой (бухгалтерской) отчетности, оказывающие влияние на ее достоверность;результаты проверки организации и ведения бухгалтерского учета, составления установленной отчетности.

В письменной информации аудитор ООО «Лидер Аудит» отразил все ошибки и недостатки, которые были обнаружены при проведении проверки.

Источник: https://rectorate.ru/2020/02/aydit-raschetov-s-podotchetnymi-licami-v-organizacii/