Возврат подотчетных сумм в кассу в 2020 году

Здравствуйте!

Прежде чем рассказать об изменениях в бухгалтерском учете в 2019 году и можно ли выплатить дивиденды из кассы, опишу в общих чертах кассовую дисциплину. Как вообще наличка попадает в кассу и куда ее можно потратить?

Правила получения и расходования из кассы наличных денег

Центробанк прописал, на какие нужды разрешено расходовать наличку. Есть ряд организаций, которым разрешено работать без ККТ. Но большая часть компаний все же сталкивается с «живыми» начислениями, даже если они не ведут торговлю за нал. Для начала возникает логичный вопрос: «Откуда берется наличка в кассе?».

Так вот, это:

• выручка;
• средства с расчетного счета;
• различные возвраты (авансы, займы).

Вот вроде рубли есть, а тратить их куда захочется нельзя. Тут есть несколько правил.

Поступления из этих источников тратятся только на зарплату, пособия, приобретение товаров, возврат денег, например, недовольным клиентам.

На что нельзя выдавать наличные из кассы

С выручкой все очень строго. При расчетах с разными ООО, ИП, ФЛ по:

• договорам аренды недвижимости;
• операциям с ЦБ;
• выдаче/возврату кредитов.

Все это оплачивается только с расчетного счета. Из выручки брать деньги на эти цели запрещено.

Например, арендовать машину можно, оплатив расход из выручки. Это движимое имущество. А вот чтобы снять помещение, нужны средства с расчетного счета, так как нецелевое расходование карается законом. Нераспределенная прибыль в этот список, как видите, не входит.

Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила

Все, что касается заработной платы, сроков и правил выплаты, документально закрепляется на предприятии – например, это трудовой или коллективный договор.

Сроки едины для всех фирм. Даже если сами работники изъявят желание получать з/п единожды в месяц или в другие дни, это не может сместить сроки. Поэтому аванс выдается до 30 числа текущего месяца, а расчет – до 15 числа следующего месяца.

Если день X выпадает на выходной, то з/п выдается в предшествующий день. К тому же продолжительность выдачи зарплаты строго ограничена все тем же Центробанком: 5 дней зарплата может храниться в кассе, потом остаток сдается в банк.

Если сотрудники получают зарплату наличными, в обязанность работодателя входит обеспечить наличие денег в кассе в день зарплаты. Весь процесс выдачи з/п учитывается документацией начиная с приказа начальника и заканчивая записями в кассовой книге.

Можно ли выплатить дивиденды наличными деньгами из кассы

Банк России установил перечень того, куда и как можно выплатить наличку из ККТ. Выплатить дивиденды из выручки нельзя. Но зато возможно выплатить дивиденды другим способом – из денег, ранее выданных под отчет, неизрасходованных и возвращенных в ККТ, так эта наличка будет относиться к прочим средствам.

Что грозит АО за выплату дивидендов из кассы

Если выплатить дивиденды налом, контролирующие органы могут заподозрить, что тем самым АО пытается воспрепятствовать реализации права акционеров на безналичный расчет по дивидендам.

Налоговые органы, проверяя кассовую дисциплину, могут придраться к способу выплаты дивидендов. Еще притянут сюда «нарушение порядка хранения свободных средств» в ККТ, которые должны вроде как храниться в банке.

Лучше с ними не спорить. Штраф за такие операции составляет 500–700 тысяч рублей.

Возможно ли получение дивидендов наличными в кассе обслуживания для работающего акционера физического лица

Если участникам ООО дивиденды можно выдать «живыми» деньгами или безналом, то акционерам выплатить прибыль разрешается только в безналичной форме. Это установлено законом.

Еще раз уточню, что перечислить доходы участников – это не та операция, которую можно выплатить из выручки. Так вот, способ получения дивидендов наличными есть. Для этого наличка поступает с расчетного счета организации в ККТ, только потом их можно выплатить учредителю.

Ограничение наличных расчетов между юридическими лицами

Центральный Банк России в своем указе установил лимит по расчетам наличкой между ЮЛ. Он составляет 100 тыс. руб. по одному договору между ЮЛ и ИП.

А вот между ФЛ таких ограничений нет. ИП могут забрать любую сумму из выручки на личные цели. Для этого нужно оформить только РКО.

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет

Стоит сказать, что закон не запрещает выплатить деньги подотчетным лицам даже на срок в несколько лет. Единственное условие – обоснованная необходимость и целевое расходование. В ином случае те же контролирующие органы могут посчитать эти средства займом или доходом. А налог с этих денежек не выплачен – вот и штраф. Получите, распишитесь.

Заключение

Сегодня, кроме основной темы – как выплатить дивиденды – я рассказал про оборот денег в кассе – какие средства и на что можно направлять. Упомянул о санкциях за нарушения. Надеюсь, статья была для вас полезной.

Подписывайтесь на статьи, делитесь в социальных сетях! Всего доброго!

Источник: https://greedisgood.one/viplata-dividendov-iz-kassi

Подотчет и онлайн-касса: нужно ли выбивать чеки

Выдача средств под отчет — это опосредованная форма расчетов за товары (работы, услуги) покупателя с продавцом через уполномоченное покупателем лицо (через подотчетное лицо). И в этом случае встает вопрос: нужно ли организации, выдавшей деньги под отчет и принимающей обратно неизрасходованный их остаток, проводить данные операции через онлайн-кассу (пробивать кассовые чеки)?

Что такое «подотчет»

Выдать деньги под отчет — означает предоставление средств для покрытия расходов, связанных с деятельностью юрлица или индивидуального предпринимателя. Данное определение дано в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 (ССЫЛКА). Оформляется такая выдача средств расходным кассовым ордером, который, в свою очередь, составляется на основе одного из вариантов:

• распорядительного документа о выдаче подотчетных средств (чаще всего специального приказа);
• письменного заявления подотчетного лица.

Кроме того, не будет лишним (но закон это не обязывает делать), если на предприятии будет издан распорядительный документ, в котором будут определен список лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Образец такого приказа:

Заявление подотчетником пишется в произвольной форме, но с обязательным указанием запрашиваемой суммы наличных денег, направления их расходования и срока, на какой выдаются данные средства.

Подтверждается расход средств или его отсутствие путем оформления подотчетным лицом авансового отчета. Этот документ согласно формулировке п.6.

3 Указаний №3210-У служит отражением состояния сумм, выданных сотруднику под отчет, в том числе и неизрасходованных.

Фактически подотчетные средства — это форма реализации расходов предприятием, необходимых для осуществления его деятельности. И указанные средства могут быть потрачены на что угодно: на покрытие задолженности перед поставщиками, на покупку материалов, и т.д.

И выполнение таких платежей предприятие доверяет своему сотруднику, который после получения денег под отчет, является одновременно подотчетным лицом (с позиции происхождения средств) и уполномоченным лицом (с позиции порядка их расходования). Т.е.

подотчетник в ходе закупочной деятельности и при оплате счетов выступает от имени и за счет своего работодателя и обычно в пределах выданной ему суммы.

Об этом прямо говорит п. 5 Указания №3210-У и письмо Банка России от 02.10.

2014 №29-Р-Р-6/7859 (ССЫЛКА), которое для целей оформления и ведения кассовых операций признает работником организации лицо, с каким у данного предприятия заключен гражданско-правовой договор.

При этом длительность такого договора не имеет значения. Более того, не важна и должностная принадлежность подотчетного лица. Поэтому деньги под отчет может получить и директор компании.

Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ

Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги».

Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.

3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.

А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2018 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:

• к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
• к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
• к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
• к приему лотерейных ставок;
• к выплате выигрышей по лотереям.

Все эти виды операций признаются ст. 1.

1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ.

Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:

• прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
• зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
• выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
• предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.

И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг). Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.

Поэтому, выдавая своему сотруднику или получая от него остаток либо всю сумму неиспользованных подотчетных денег, предприятие не должно использовать онлайн-кассу, но обязано соблюдать требования Указаний банка №3210-У по оформлению кассовых документов (авансовых отчетов, кассовых ордеров, Кассовой книги).

Нужно ли применять онлайн-кассу, когда подотчетное лицо совершает покупку у другой организации или предпринимателя

В этой ситуации подотчетное лицо выступает в качестве покупателя, действующего от имени и за счет своего работодателя. А значит, на продавца распространяются все требования закона №54-ФЗ по применению онлайн кассы и по выдаче (предоставлению) кассового документа такому покупателю. Такие разъяснения даются в пункте 2 письма ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ — ССЫЛКА.

Исключение составляют те виды безналичных расчетов между юрлицами и (или) предпринимателями, в том числе через подотчетных лиц, при которых не происходит предъявления электронного средства платежа (например, банковской карты).

В этом случае ККТ продавцом не применяется (п. 9 статьи 2 закона №54-ФЗ — ССЫЛКА).

Если наоборот, — и электронное средство платежа при подобных расчетах предъявлено, — то продавец должен использовать контрольно-кассовую технику для оформления расчетной операции.

Выводы

1. Выдача и возврат подотчетных денег на предприятии, которое предоставило эти средства своему сотруднику, не является расчетной операцией в понимании закона №54-ФЗ. Поэтому применяться при таком расчете онлайн-касса не должна.

2. В случае если подотчетное лицо рассчиталось выданными ему деньгами за товар, работу, услугу, то указанному лицу продавец должен выдать кассовый документ (чек, БСО или иной документ).

   Причем, не имеет значения форма платежа — наличная или безналичная с предъявлением покупателем электронного средства платежа (ЭСП).

3. Если расчеты за товары (работы, услуги) между организациями и (или) предпринимателями произошли в безналичном порядке без предъявления ЭСП, то продавец онлайн-кассу для таких расчетов не использует.

Советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО, которые будут полезны многим предпринимателям.

Звоните по телефону +7 (499) 348-19-87 (работаем во всех регионах РФ), если хотите узнать цены на ККТ, зарегистрировать кассу в ФНС, выпустить КЭП, подключить онлайн-кассу к ОФД.

Источник: https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/podotchet-i-onlajn-kassa.html

Возврат подотчетной суммы в кассу

По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др. Форма бланка утверждается руководителем.

Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Источник: https://kupit-krohe.ru/nalogooblozhenie/vozvrat-podotcheta-kassu/

На какие нужны компания вправе потратить наличные денежные средства из кассы в 2020 году?

20.01.2020Российский налоговый портал

• Давайте сразу перейдем к примеру: покупатели компании (или ИП) рассчитались за товар наличными деньгами, и в кассе образовалась определенная сумма торговой выручки.
• Чтобы не допустить грубых ошибок, надо определиться с источником поступления денег. Если источник поступления – торговая выручка, то потратить ее можно на следующие цели:
• Компания вправе потратить наличные средства:

1. зарплата,
2. материальная помощь,
3. оплата проезда сотрудников,
4. оплата путевок,
5. выдача денег в подотчет,
6. возврат денег покупателю при возврате товара,
7. погашение долга перед поставщиком,
8. выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
9. по операциям банковского платежного агента (субагента).

ИП вправе потратить «наличку»:

1. зарплата,
2. материальная помощь,
3. оплата проезда сотрудников,
4. оплата путевок,
5. выдача денег в подотчет,
6. возврат денег покупателю при возврате товара,
7. погашение долга перед поставщиком,
8. выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
9. по операциям банковского платежного агента (субагента),
10. на личные нужды.

Если источником поступления денег является не торговая выручка, а, например, снятие денег с расчетного счета, то такие средства можно потратить на зарплату, выдачу денег в подотчет. Для получения зарплаты (в том числе и аванса) и подотчетных сумм не обязательно, чтобы «природа» денег была – торговая выручка.

Материальная помощь из торговой выручки

Обратимся к положениям Указаний Центрального банка РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У.

Как указано в пункте 2 Указаний, индивидуальные предприниматели и юридические лица не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением следующих целей:

1. – выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
2. – выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
3. – выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
4. – оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
5. – выдачи наличных денег работникам под отчет;
6. – возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;

– выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27.06.2011 г. № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 27, ст. 3872; 2012, № 53, ст. 7592; 2013, № 27, ст. 3477; № 30, ст. 4084).

Кредитные организации вправе расходовать поступающие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации без ограничения целей расходования.

Как мы видим, Центральный банк разрешает использовать торговую выручку на выплату социального характера. А материальная помощь относится к таким социальным выплатам. Поэтому выдавать материальную помощь из торговой выручки можно.

В какой сумме компания вправе расплатиться со своим поставщиком?

На основании пункта 6 Указаний Центрального банка РФ от 07.10.2013 г.

№ 3073-У, наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.

Какие выплаты можно совершать из кассы без ограничений?

Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование в соответствии с пунктом 2 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У поступивших в кассы участников наличных расчетов наличных денег в валюте Российской Федерации на следующие цели:

• – выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
• – на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
• – выдачу работникам под отчет.
• Заемные средства из торговой выручки
• Можно ли выдать заемные средства работнику из торговой выручки?

Если вашему сотруднику нужен кредит, вы хотите выдать ему заемные средства из кассы, то надо сначала снять деньги с расчетного счета или провести операцию «возврат неиспользованной подотчетной суммы» в кассу. Выдать заем из кассы можно, но обязательно надо проверить «природу» денег, источник их поступлений.

Личные нужды руководителя компании и предпринимателя

Директор не вправе просто так брать в кассе денежные средства и тратить их на свои личные нужды. Все расходы организации должны быть обоснованными и подкрепленными документально.

А вот для индивидуального предпринимателя такого ограничения нет. ИП вправе тратить свои средства на личные нужды.

Источник: http://taxpravo.ru/analitika/statya-426341-na_kakie_nujnyi_kompaniya_vprave_potratit_nalichnyie_denejnyie_sredstva_iz_kassyi_v_2020_godu

Возврат подотчетной суммы в кассу: основания, оформление, учет

Сумма средств, выданных подотчетному лицу и не использованная, должна быть возвращена в кассу организации в установленном порядке. В статье разберем, на каких основаниях осуществляется возврат подотчетной суммы в кассу, как оформить возврат, как отразить операции в учете.

Выдача денег подотчетному лицу: общие правила

Возврат подотчетной суммы в кассу

Согласно Указанию Центробанка №3210-У от 11.03.2014 года, организация может выдать сотруднику средства под отчет:

• в виде аванса расходов на предстоящую командировку;
• для использования на хознужды (приобретение материалов, товаров, оплату услуг в интересах компании).

Подотчетные средства могут быть выданы как в виде наличности из кассы предприятия, так и в безналичной форме, путем перечисления на банковский счет сотрудника.

Действующее законодательство позволяет ИП и прочим самозанятым лицам осуществлять выдачу средств из кассы для использования в личных целях. Для юридических лиц такое право законом не предусмотрено.

статью ⇒ “Может ли учредитель быть подотчетным лицом“.

Документальное оформление

Порядок документального оформления процедуры выдачи средство под отчет сотруднику регламентируется внутренними нормативными документами компании, составленными с учетом положений действующего законодательства.

Как правило, оформление выдачи средств подотчетному лицу предусматривает следующий порядок:

1. Сотрудник оформляет заявление о выдаче средств под отчет на имя руководителя компании. Заявление может быть составлено в свободной форме либо с использованием бланка, утвержденного на предприятии. Образец заявления можно скачать здесь ⇒ Заявление на выдачу средств под отчет (образец).
2. Руководитель подписывает заявление и издает приказ о выдаче средств под отчет.Образец приказа можно скачать здесь ⇒ Приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец).
3. Если расчеты производятся в безналичной форме, на основании приказа бухгалтерия производит зачисление подотчетных сумм на банковскую карту. В иных случаях сотрудник получает деньги под отчет в кассе предприятия, на основании расходного кассового ордера.
4. В установленное время, но не позже истечения 3-го дня, следующего за днем окончания командировки или совершения хозсделки, сотрудник обязан отчитаться по ранее полученному авансу, предоставив авансовый отчет установленного образца и подтверждающие документы.

При авансировании командировки документами, подтверждающими расходы, могут выступать проездные билеты, квитанции на оплату проживания, т.п. При выдаче средств на хознужды подотчетное лицо вместе с авансовым отчетом предоставляет товарные чеки, квитанции, прочие документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции.

статью ⇒ «Выдача денег под отчет: основания, оформление, документы».

Выдача подотчетных сумм не сотруднику организации

В общем порядке подотчетным лицом выступает сотрудник организации, трудовые отношения с которым оформлены трудовым/коллективным договором либо договором ГПХ.

При этом на основании разъяснений Минфина, данных в письме №02-06-10/2476, организация вправе самостоятельно утверждать перечень подотчетных лиц и включать в него как сотрудников компании, так и лиц, к таковым не относящихся.

Для того чтобы выдать подотчетную сумму гражданину, который не является работником фирмы, обязательно наличие соответствующих положений в локальных нормативных актах (например, в учетной политике).

статью ⇒ “Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях“.

Возврат подотчетной суммы в кассу

Подотчетное лицо обязано вернуть наличные средства в кассу в случае, если по окончанию командировки или по факту совершения хозяйственной операции у сотрудника образовался остаток неиспользованных средств, а также в ситуации, когда производственная операция по тем или иным причина была отменена. Подробнее о порядке учета и оформления возврата подотчетной суммы в кассу мы расскажем ниже.

Общий порядок

В большинстве случаев возврат подотчетных сумм в кассу предприятия осуществляется в связи с тем, что сумма аванса, выданного под отчет, превысила фактические расходы сотрудника, и, как следствие, образовался остаток неиспользованных средств, подлежащий возврату.

Согласно действующему законодательству, гражданин обязан вернуть подотчетную сумму не позже окончания третьего рабочего дня, следующего за:

• днем окончания командировки (с учетом дней возврата домой);
• днем совершения хозяйственной операции (покупка материалов, оплата товаров/услуг).

Операция возврата отражается следующей записью в учете:

Дт	Кт	Описание
50	71	В кассу предприятия возвращен остаток неиспользованных средств, выданных под отчет на командировку или хознужды.

Основанием для возврата неиспользованной суммы выступает авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, квитанции на оплату проживания, чеки на оплату хозрасходов, т.п.).

Рассмотрим пример

Источник: https://online-buhuchet.ru/vozvrat-podotchetnoj-summy-v-kassu-osnovaniya-oformlenie-uchet/

Возмещение перерасхода по авансовому отчету в 2020 году

Главная > Акты > Возмещение перерасхода по авансовому отчету в 2020 году

Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано в подотчет, то перерасход нужно будет возместить. В этом случае работником составляется авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы. В статье рассмотрим порядок, по которому осуществляется возмещение перерасхода по авансовому отчету.

Авансовый отчет

По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок. Данный срок определяет руководитель и по его окончании работник должен отчитаться путем представления авансового отчета.

Предположим, что бухгалтеру выдан аванс на приобретение канцтоваров на 5 дней. То окончании данного срока бухгалтеру нужно будет предоставить авансовый отчет в трехдневный срок.

Если авансовый отчет предоставляется по командировочным расходам, то срок для этого установлен в пределах 3-х дней с даты возвращения из поездки.

Важно! Деньги в подотчет могут выдаваться наличными или по безналу. В первом случае оформляется расходный кассовый ордер (РКО), а сами наличные деньги снимаются с расчетного счета компании или выдаются из выручки, поступившей в кассу наличными.

Если деньги в подотчет работнику перечисляются по безналу, то они переводятся ему на банковскую карту. В этом случае в платежном поручении нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

По деньгам, поступившим работникуна карту, отчитаться он может и позже указанного срока. К безналичным расчетам не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель может устанавливать самостоятельно.

Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных средств.

Как оформляется авансовый отчет

Для составления авансового отчета может применяться установленная форма(АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России №55), либо самостоятельно разработанная форма.

На лицевой стороне отчета указываются ФИО сотрудника, его должность и назначение выданного ему аванса. На оборотной стороне перечисляется перечень документов, которыми работник может подтвердить свои расходы.

Все прилагаемые документы нумеруются в порядке записи их в АО.

Получив авансовый отчет от сотрудника, бухгалтер проводит проверку:

• целевого расходования денежных средств;
• наличие подтверждающих документов;
• правильность оформления документа;
• сумм расходов, а также счетов учета.

После проверки отчет передается директору для утверждения, а затем  принимается к учету. Неиспользованный аванс сдается в кассу, при этом заполняется приходный кассовый ордер (ПКО). Если по авансовому отчету вышел перерасход, то необходимая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (РКО).

Перерасход по авансовому отчету

Проверяя авансовый отчет, бухгалтер может обнаружить, что сотрудником израсходовано больше денежных, чем ему выдал кассир. Такой перерасход требует возмещения, но только в том случае, если он обоснован.

Для того, чтобы перерасход был признан обоснованным, должны выполняются следующие условия:

1. Денежные средства сотрудник израсходовал на выполнение задания, которое ему поручила организация. Как правило, цель выдачи в подотчет денежных средств указывается в приказе директора).
2. Работником представлены документы, которые подтверждают перерасход денежных средств. Это, например, могут быть кассовые чеки.

Если оба указанных условия выполняются, то сотруднику возвращаются денежные средства. В противном случае деньги возвращать не нужно.

Важно! Денежные средства, потраченные сотрудником помимо полученного аванса, выдаются ему из кассы. При этом оформляется расходный кассовый ордер по форме КО-2 (РКО).

При выдаче перерасхода формируется следующая проводка:

Д71 К50 – возмещены расходы работнику, превышающие выданные под отчет деньги.

Таким образом, если работник потратил денег больше, чем ему было выдано, он составляет авансовый отчет на всю потраченную сумму. Перерасход ему просто выплачивается из кассы. При заполнении авансового отчета ему нужно будет заполнить дополнительные графы документа.

Но если отчет составлен до того, как были компенсированы расходы, то данная строка не заполняется. статью ⇒ АКТ ПО ФОРМЕ КМ-3

Пример возмещения перерасхода по авансовому отчету

Бухгалтером ООО «Компания» Ивановым И.И. были закуплены канцтовары для бухгалтерии. Для этого ему было выдано 2000 рублей 15 марта. Однако, при покупке канцтоваров, Иванов потратил больше денег сумму, а именно – 2800 рублей.

На все потраченные средства бухгалтер предоставил авансовый отчет и подтверждающие документы. В качестве подтверждающих документов им были представлены: кассовый и товарный чеки, с выделенными НДС. Счет-фактура предоставлен не был.

 Авансовый отчет Иванова был проверен, утвержден директором, после чего по нему был выдан перерасход в размере 800 рублей.

В бухгалтерском учете будут проведены следующие операции:

Хозяйственная операция	Проводка
Иванову из кассы под отчет выдано 2000 рублей	Д71 К50
Получены канцтовары, купленные Ивановым	Д10 К71
Учтен НДС по приобретенным канцтоварам	Д19 К71
НДС списан за счет собственных средств	Д91.2 К19
Иванову компенсированы расходы сверх суммы, выданной ему авансом под отчет в размере 800 рублей	Д71 К50

Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту сотрудника

Выдать денежные средства под отчет можно как из кассы наличными, так и безналом, то есть деньги работнику перечисляют деньги на банковскую карту. При возникновении перерасхода у бухгалтера может возникнуть вопрос о том, можно ли его перечислить также на банковскую карту.

Прямого ответа на этот вопрос законодательство не дает. Но казначейство и Минфин РФ допускают перечисление денег на карту сотрудника.

Если обратиться к самому бланку авансового отчета, то в нем предусматривается единственный способ возмещения перерасхода – наличными деньгами. Поэтому решение о способе возмещения денег компании придется принимать самостоятельно.

Во  избежание лишних споров с контролирующими органами, лучше будет, если перерасходы по подотчетным средствам будут выдаваться только из кассы наличными.

статью ⇒ АКТ СВЕРКИ ВЗАИМНЫХ РАСЧЕТОВ В 2020 ГОДУ

Срок возмещения перерасхода по авансовому отчету

До недавнего времени возмещение расходов работнику по авансовому отчету осуществлялось только после составления приказа. На сегодняшний день приказ составлять необязательно, достаточно просто указать данное условие в учетной политике организации. Во внутренних документах это может прописываться в виде правил и сроков возмещения перерасхода по АО.

Важно! Перерасход работнику выплачивается на основании представленного им  авансового отчета, утвержденного руководителем. Поэтому каких-либо заявлений ему писать для этого не нужно. Законодательство не содержит данного требования.

Для обоснования того факта, что перерасход действительно был и деньги по нему выплачены, необходимо соблюдение следующих условий: расходы являются обоснованными и документально подтвержденными.

 После того, как авансовый отчет проверен и утвержден, в соответствующей графе документа ставится отметка. При выдаче перерасхода бухгалтером ставится дата и номер расходника.

Важно! Вотчете должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.

После этого подотчетные суммы списываются. Списание осуществляется на основании авансового отчета, утвержденного директором. Если отчет проверку не прошел (например, перерасход признан необоснованным), то к учету он не может приниматься.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли запись о возмещении перерасхода подотчетных денег внести в авансовый отчет уже после того, как он будет утвержден.

Ответ: Да, законодательством не ограничен период времени, в течение которого работнику должен быть компенсировать перерасход. Поэтому запись о погашении задолженности может вносится уже после того, как авансовый отчет будет утвержден.

Вопрос: Кто должен заполнять авансовый отчет – работник или бухгалтер?

Ответ: Авансовый отчет заполняется работником, которым в подотчет были выданы денежные средства авансом. Бухгалтер только проверяет правильность заполнения документа, а также наличие всех перечисленных в отчете подтверждающих документов. Но при необходимости заполнить авансовый отчет можно и за работника.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Акты, Без рубрики, Другое, образцы документов

Источник: https://buhland.ru/vozmeshhenie-pererasxoda-po-avansovomu-otchetu/

Назначение возврата подотчетной суммы 2020 г на расчетный счет

Ндфл с подотчетных сумм в 2020 году

› Если налоговики предъявят претензии, компании целесообразно попытаться вернуть деньги уже в ходе проверки. Например, если сумма подотчетных средств значительна, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени.

Отсутствие дохода докажут сам факт такого соглашения и первые возвраты.

То, что работник нарушил сроки подачи авансового отчета — не повод доначислить НДФЛ.

Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов. Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы.

Закрепить это нужно в приказе или служебной записке. Прописать можно единый срок отчета для всех или зафиксировать разные сроки в зависимости от уровня должности или от назначения денег. Например, у подотчетника есть три месяца чтобы купить редкие детали и отчитаться по этим расходам.

Во время проверки компании, налоговики его не видели.

Судьи сочли действия компании уклонением от доначислений, поэтому не приняли приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015).

Чтобы избежать судебных разбирательств, стоит указывать основания для выдачи денег в служебных записках или приказах: для закупки товаров, на хозяйственные нужды и т.д. Но назначение подотчетных средств должно соответствовать должности работника. Например, директору можно выдавать деньги на представительские расходы.

Если долг за сотрудником еще числится, то основной контраргумент организации — возможность его взыскать. Но если компания уже приняла к учету от работника неподтвержденный авансовый отчет и списала его задолженность, ей стоит оперировать реальностью затрат. Например, результаты работ, услуг или закупленные товары.

Если же компания оплатила долг перед контрагентом через подотчетника, нужно предъявить акты сверок с этим контрагентом. Если работники еще не отчитались по прежним суммам, порядок ведения кассы операций запрещает выдавать им новые суммы под отчет.

В одном из дел индивидуальный предприниматель ежемесячно перечислял деньги на карточки своих работников в течение нескольких лет. В назначении платежа указывал «на хознужды». Однако работники не отчитывались, не возвращали остаток, а ИП не пытался вернуть свои деньги.

Порядок выдачи подотчетных сумм в 2020 году

Недавние изменения в законодательстве несколько упростили работу бухгалтеров с подотчетными средствами. Мы разобрались, в чем заключаются преимущества.

Читайте, какой порядок выдачи подотчетных сумм действует в 2020 году. Иногда кому-то из работников необходимы деньги, чтобы произвести расходы для организации. Информация о файле Например, приобрести хозяйственные или канцелярские товары.

Таблица. Правило Как стало Как было Основание для выдачи денежных средств в подотчет Отменена необходимость оформлять сразу два документа: заявление о выдаче подотчетных средств и приказ руководителя компании.

Источник: https://consalting39.ru/naznachenie-vozvrata-podotchetnoj-summy-2019-g-na-raschetnyj-schet-33742/

Подотчетные суммы. Подотчетные суммы включаются в расчет лимита остатка наличности в кассе

Налоги и бухгалтерский учет Апрель, 2009/№ 35 https://i.factor.ua/journals/nibu/2009/april/issue-35/article-53013.html

Учитываются ли при расчете лимита остатка наличности в кассе предприятия возвращенные неиспользованные подотчетные суммы? Считаются ли сверхлимитными такие наличные средства в день их поступления в кассу в сумме, превышающей установленный лимит, если они будут вновь выданы работнику под отчет на следующий рабочий день?

(г. Полтава)

Прежде всего укажем, что порядок расчета остатка наличности в кассе установлен в

главе 5 Положения № 637.

Так, предприятие

самостоятельно определяет сумму лимита на основании расчета (а также с учетом режима и специфики работы, отдаленности от банка, объема кассовых оборотов (поступлений и расходов) по всем счетам, установленных сроков сдачи наличности, продолжительности операционного времени банка, наличия договоренности предприятия с банком об инкассации и т. п.).

Для расчета суммы лимита используются

данные за 3 любые месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих дате установления лимита кассы. При этом расчет лимита производится в специальной форме — Расчете установления лимита остатка наличности в кассе (приложение 2к Положению № 637), и по выбору предприятия (по решению руководителя или уполномоченного им лица) может осуществляться:

—

либо на основании среднедневных поступлений наличности в кассу — в таком случае заполняются строки 1 и 2 таблицы 1 «Кассовые обороты» Расчета установления лимита остатка наличности в кассе, а величина среднедневных поступлений определяется как отношение наличной выручки/поступлений наличности (кроме сумм, полученных из банков) за любые 3 месяца подряд на количество рабочих дней предприятия этого трехмесячного периода;

—

либо на основании среднедневной выдачи наличности из кассы — в этом случае заполняются строки 3 и 4 таблицы 1 «Кассовые обороты» Расчета установления лимита остатка наличности в кассе, а величина среднедневной выдачи наличности рассчитывается как отношение сумм расхода по кассе (т. е. сумм, выплаченных наличными на различные нужды, а также на командировки (за исключением выплат, связанных с оплатой труда, пенсий, стипендий, дивидендов)) за любой трехмесячный период на количество рабочих дней предприятия такого трехмесячного срока.

По разъяснениям НБУ, изложенным в

Источник: https://i.Factor.ua/journals/nibu/2009/april/issue-35/article-53013.html

Если подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги в кассу можно ли выплатить дивиденды учредителю в 2020 году

Разумеется, при этом должны учитываться соответствующие ограничения, установленные актами Банка России. Пунктом 2 Указания ЦБР от 07.10.

2013 N 3073-У (далее — Указание) установлен исчерпывающий перечень целей, на которые могут расходоваться наличные деньги в валюте РФ, поступившие в кассы юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий.

Выплата распределенной части прибыли («дивидендов») участникам ООО в этот перечень не включена. Поэтому осуществление таких выплат из наличной выручки, полученной за проданные товары (выполненные работы и (или) оказанные услуги), является нарушением Указания*(1).

Однако очевидно, что ранее выданные под отчет, не израсходованные и возвращенные в кассу деньги не могут рассматриваться как поступившие в кассу за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги. Следовательно, указанные выше ограничения, установленные п. 2 Указания, на расходование таких средств не распространяются.

Пунктом 4 Указания установлено еще одно ограничение, согласно которому наличные расчеты в валюте РФ по операциям, перечисленным в этом пункте, должны осуществляться за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета.

Однако операции по выплате части распределенной прибыли участникам ООО в этом пункте не упомянуты, поэтому такие выплаты могут осуществляться за счет наличных денег, поступивших в кассу не с банковского счета, а, например, за счет возвращенных в кассу денег, ранее выданных под отчет*(2).

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

• Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
• Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
• Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
• Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя.

Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Как вернуть деньги из кассы организации на свой расчетный счет

(далее — Указание N 3210-У) уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее — организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

О снятии денег с расчетного счета ООО рассказывается в видеоролике. Снимаем средства по закону Первое условие легального снятия средств с расчетного счета общества с ограниченной ответственностью (независимо от системы налогообложения) – это привязка планируемых расходов к реальной деятельности ООО.

Что учредителю можно делать с деньгами компании и чего никак нельзя

Нельзя выплачивать дивиденды, если чистые активы компании меньше уставного и резервного капитала. Последние два показателя есть в балансе. А чистые активы рассчитывают по специальной формуле. Грубо говоря, это все оборотные и внеоборотные средства компании за вычетом ее обязательств. Все эти показатели также есть в балансе.

Как рассчитывают материальную выгоду? Сначала берут 2/3 ставки рефинансирования Центробанка. Потом вычитают из этого показателя процент по займу, который в нашем случае равен нулю.

Причем не по стандартной ставке 13 процентов, а по повышенной — 35. Налог этот будет исчислен в тот день, когда учредитель вернет заем.

Налоговые последствия несвоевременного возврата подотчетных сумм

Отметим, что привлечь налогового агента к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ, налоговый орган вправе в пределах срока давности привлечения к ответственности. Согласно ст.

113 НК РФ лицо может быть привлечено к налоговой ответственности, если со дня совершения налогового правонарушения и до момента вынесения решения о привлечении к налоговой ответственности не пришло три года.

Основные налоговые риски по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные под отчет суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально.

Возврат денег подотчетными лицами

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя.

Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли выплатить дивиденды наличными деньгами из кассы

Дивиденды можно выдать деньгами или в натуральной форме, то есть другим имуществом. Причем акционерам деньгами дивиденды можно выплатить только безналично. Участникам же ООО – как через кассу, так и на банковский счет. Такой порядок следует из статьи 28 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и статьи 42 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.

Источник: https://sibyurist.ru/aktsii-i-pribyl-ao/esli-podotchetnoe-litso-vernulo-neizrashodovannye-dengi-v-kassu-mozhno-li-vyplatit-dividendy-uchreditelyu-v-2019-godu